Nozioni di base sul backup del file di dati di QuickBooks 2013 - dummies

Un'attività di importanza critica che sia l'utente sia il collaboratore devono completare è eseguire il backup dei dati di QuickBooks 2013 file. Letteralmente, il file di dati di QuickBooks descrive gli affari finanziari della tua azienda. Non si vuole assolutamente perdere il file di dati.

Per esempio, perdere il file di dati potrebbe significare che non sai quanti soldi hai, non sai se stai facendo o perdendo soldi, e non sarai in grado di fare facilmente o accuratamente preparare le dichiarazioni dei redditi annuali.

Fortunatamente, il backup del file di dati di QuickBooks è piuttosto semplice. Devi completare solo tre passaggi:

1. Scegli il comando File → Crea copia.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva copia o backup, che offre tre opzioni: l'opzione per salvare una copia di backup del file QuickBooks, l'opzione per creare un file aziendale portatile e l'opzione per creare la copia di un contabile.

2. Si desidera salvare una copia di backup, quindi fare clic sul pulsante di opzione Copia di backup; quindi fare clic su Avanti per continuare.

   È possibile creare un file di backup completo o un file aziendale portatile quando si copia il file QuickBooks. Un file aziendale portatile è più piccolo di un file di backup, quindi è più comodo spostarsi.

   Ad esempio, è più facile inviare per e-mail un file aziendale portatile. Il problema con i file aziendali portatili è il seguente: QuickBooks deve lavorare duro per ridurre il file aziendale portatile a una piccola dimensione. QuickBooks deve anche fare più lavoro per decomprimere il file in un secondo momento quando si vuole lavorare con esso.

   Dopo aver fatto clic su Avanti, viene visualizzata la finestra di dialogo Salva copia o backup, mostrata nell'illustrazione seguente.

   Puoi semplicemente andare direttamente alla finestra di dialogo Salva copia o backup mostrata sotto scegliendo il comando File → Crea backup.

   

3. Indicare se si desidera salvare il file di backup di QuickBooks nella società locale o nel data center offsite QuickBooks.

   Fare clic su Backup locale per indicare che si desidera archiviare la copia di backup del file sul disco rigido del computer o su un dispositivo di archiviazione rimovibile come un'unità flash.

4. Fare clic sul pulsante Opzioni per scegliere una posizione di backup.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Opzioni di backup, come mostrato nella figura sotto.

   

5. Specificare in quale cartella o posizione del disco deve essere eseguito il backup del file aziendale.

   Basta inserire un nome di percorso direttamente nella casella che indica dove salvare le copie di backup.

6. (Opzionale) Seleziona le opzioni di backup.

   È inoltre possibile utilizzare la finestra di dialogo Opzioni di backup per specificare quando QuickBooks dovrebbe ricordarsi di eseguire il backup e come eseguire il backup di QuickBooks:

   1. Data / ora: per aggiungere la data e l'ora dell'operazione di backup al nome del file di backup, seleziona la casella di controllo Aggiungi la data e l'ora del backup al nome del file.

   2. Limitazione delle copie di backup: per dire a QuickBooks che dovrebbe eliminare vecchie copie di backup, selezionare la casella di controllo Limita il numero di copie di backup in questa cartella e specificare quante copie di backup si desidera conservare utilizzando la casella di testo adiacente.

   3. Promemoria di backup: selezionare la casella di controllo Ricordami di eseguire il backup quando chiudo il file aziendale e la casella di testo adiacente per specificare che si desidera venga richiamato il backup del file di QuickBooks ogni volta, ogni volta, ogni terza volta e così via, che chiudi QuickBooks.

   4. Verifica dei dati: usa i pulsanti di verifica per dire a QuickBooks che dovrebbe controllare l'integrità dei dati quando esegue il backup dei tuoi dati. Seleziona il pulsante di opzione Verifica completa per la verifica migliore e più completa di QuickBooks.

7. Fare clic su OK al termine della specifica del percorso e delle opzioni di backup, quindi fare clic su Avanti.

   QuickBooks visualizza una finestra di dialogo che chiede quando si desidera eseguire il backup.

8. Decidi quando vuoi eseguire il backup.

   In genere, si desidera eseguire il backup quando si sceglie il comando Salva copia o Backup. Tuttavia, è anche possibile comunicare ai QuickBooks di pianificare regolarmente i backup del file di dati QuickBooks secondo uno schema intelligente.

   Se si specifica a QuickBooks che si desidera pianificare i backup, QuickBooks visualizza un paio di finestre di dialogo che si utilizzano per creare la nuova pianificazione di backup nominando la pianificazione e impostando i giorni e le ore in cui pianificare i backup.

9. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Salva copia o backup.

   Dopo aver specificato come dovrebbe funzionare l'operazione di backup, fare clic su Fine. QuickBooks esegue il backup (o crea una copia) dell'attuale file aziendale QuickBooks e memorizza la nuova copia del file nel percorso di backup.