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Decidere quando e come vuoi pulire o archiviare il tuo file aziendale QuickBooks 2011 è principalmente una questione di buon senso. La prima considerazione dovrebbe essere se è necessario condensare il file aziendale. Se QuickBooks funziona ancora a una velocità ragionevole, se non ti accorgi di impazzire a causa di molti elementi non utilizzati negli elenchi, o se il file di dati non è cresciuto mostruosamente grande (più grande di 100 MB o giù di lì), potresti non aver bisogno di condensare. Non ottieni alcun beneficio, in molti casi, ripulendo. E non pulendo, hai ancora completa documentazione finanziaria dettagliata a portata di mano.
L'esecuzione di un'operazione di pulitura non riduce necessariamente la dimensione del file di dati QuickBooks. Se davvero deve avere un file di dati più piccolo, è necessario prima eseguire un'operazione di pulizia e quindi salvare e ripristinare un file di dati QuickBooks portatile.
L'altra parte relativa alla pulizia e all'archiviazione dei file aziendali QuickBooks è un'altra nozione di buon senso: è necessario creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks. Si consiglia di creare una copia di archivio alla fine dell'anno dopo che tu o il tuo CPA avete apportato eventuali modifiche finali all'anno. È una buona idea creare una copia di archivio del file di dati di QuickBooks che viene utilizzato per preparare la dichiarazione dei redditi e qualsiasi rendiconto finanziario in quanto è sempre possibile spiegare un numero su un rendiconto o rendiconto finanziario guardando la copia di archivio del file di dati.
A volte le persone intenzionalmente o inavvertitamente cambiano le vecchie transazioni. Ciò significa che, sfortunatamente, qualcuno può modificare le transazioni in un file di dati QuickBooks in un anno precedente. Quando si verifica tale cambiamento, qualcuno che successivamente guarda il file di dati QuickBooks potrebbe non essere in grado di spiegare un numero su una dichiarazione dei redditi o un rendiconto finanziario. Ad esempio, se qualcuno in seguito torna indietro e modifica una transazione in un anno precedente e tale transazione viene utilizzata per calcolare le entrate totali per l'anno, non è più possibile utilizzare i dati di QuickBooks per spiegare i numeri sulla dichiarazione dei redditi e i rendiconti finanziari per entrate totali.
Fortunatamente, disponendo di una copia di archivio del file di dati QuickBooks - il file di dati QuickBooks che ha fornito numeri alla dichiarazione dei redditi e ai rendiconti finanziari - è sempre possibile vedere quali transazioni QuickBooks supportano una dichiarazione dei redditi specifica numero o numero di estratto conto.
Se sei ancora confuso su questo punto - ed è un po 'complicato - chiedi al tuo consulente fiscale o al tuo CPA del problema.Può spiegarti il pericolo di avere una modifica nei dati QuickBooks che è stata utilizzata per preparare un reso o un rendiconto finanziario dopo che il reso è stato preparato o dopo che tali bilanci sono stati pubblicati e distribuiti.
