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Considerando il layout e la struttura del tuo modello finanziario Excel - dummies

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Anonim

Il problema che deve essere risolto e l'output richiesto spesso influenzano il layout e il design del modello finanziario. Quindi, non è una cattiva idea passare del tempo a pensare al layout prima di iniziare. Non solo il layout e la struttura del modello si riferiscono alla logica e alla funzionalità, ma possono anche influenzare l'aspetto e l'interfaccia del modello e il modo in cui gli utenti navigano attraverso il modello.

Quando costruisci un modello per la prima volta, potresti avere problemi a sapere da dove cominciare. Gli elementi chiave di un modello finanziario sono

  • Input o dati sorgente
  • Documentazione di presupposti
  • Calcoli
  • Output

Quando si inizia a costruire il modello, iniziare disponendo ognuno di questi elementi in quattro schede separate e pensa a cosa andrà in ogni sezione. Separare ciascuno di questi elementi in modo chiaro. Sebbene ogni modello dovrebbe contenere questi elementi, non tutti i modelli finanziari sono strutturati nello stesso modo. A meno che un modello non sia molto piccolo, dovrebbe esserci una scheda dedicata per ciascun componente principale del modello.

Strutturazione del modello finanziario: cosa va dove

Quando si progetta il layout di un modello, i modellatori più esperti seguono queste regole:

  • Ingressi, calcoli e risultati separati, ove possibile. Contrassegna chiaramente quali sezioni del modello contengono input, calcoli e risultati. Puoi metterli su fogli di lavoro separati o luoghi separati su un foglio di lavoro, ma assicurati che l'utente sappia esattamente a cosa serve ciascuna sezione. La codifica a colori può aiutare a garantire che ogni sezione sia chiaramente definita.
  • Usa ogni colonna per lo stesso scopo. Questo è particolarmente importante quando si fanno modelli che coinvolgono serie temporali. Ad esempio, in un modello di serie temporali, sapendo che le etichette si trovano nella colonna B, i dati unitari nella colonna C, i valori costanti nella colonna D ei calcoli nella colonna E, rendono molto più facile la modifica manuale di una formula.
  • Usa una formula per riga o colonna. Ciò costituisce la base del principio di best practice in base al quale le formule vengono mantenute coerenti utilizzando riferimenti assoluti, relativi e misti. Mantenere le formule coerenti in un blocco di dati e non modificare mai una formula a metà.
  • Fare riferimento a sinistra e sopra. Il modello dovrebbe leggere logicamente, come un libro, il che significa che dovrebbe essere letto da sinistra a destra e dall'alto in basso. Calcoli, input e output dovrebbero scorrere logicamente per evitare riferimenti circolari. Tenere presente che ci sono momenti in cui il flusso di dati da sinistra a destra o dall'alto verso il basso può essere in conflitto con la facilità d'uso e la presentazione, quindi usare il buon senso quando si progetta il layout.Seguendo questa pratica, è possibile evitare di fare il calcolo dei calcoli su tutto il foglio, il che rende più difficile il controllo e l'aggiornamento. Excel calcolerà anche più rapidamente se si costruiscono formule in questo modo perché calcola da sinistra a destra e dall'alto verso il basso, quindi non solo renderà il modello più facile da seguire, ma calcolerà in modo più efficiente.
  • Usa più fogli di lavoro. Evita la tentazione di mettere tutto su un foglio. Soprattutto quando i blocchi di calcoli sono gli stessi, utilizzare fogli separati per quelli che devono essere ripetuti per evitare la necessità di scorrere attraverso lo schermo.
  • Includi schede di documentazione. Un foglio di documentazione in cui le ipotesi e i dati di origine sono chiaramente definiti è una parte fondamentale di qualsiasi modello finanziario. Una copertina non deve essere confusa con un foglio di ipotesi. Un modello non può mai avere troppa documentazione!

Definizione di input, calcoli e blocchi di output per il modello finanziario

In genere, i modellatori lavorano da dietro in avanti quando costruiscono i propri modelli. L'output, o la parte che vogliono vedere o visualizzare dall'utente, è in primo piano, i calcoli sono nel mezzo e i dati di origine e le ipotesi sono sul retro. Come il sommario esecutivo, un foglio di carta o un altro rapporto, le prime pagine dovrebbero contenere ciò che gli spettatori casuali devono vedere a colpo d'occhio. Se hanno bisogno di ulteriori informazioni, possono approfondire il modello.

Ecco alcune linee guida su cosa potrebbe essere incluso in ogni scheda del modello:

  • Copertina: Anche se non sempre inclusa, la copertina contiene molti dettagli sul modello. Naturalmente, la copertina non è molto utile a meno che non la tenga aggiornata. Se si decide di includere una copertina, è possibile aggiungere dettagli come:
    • Un registro di modifiche e aggiornamenti al modello con data, autore, dettagli della modifica e il loro impatto sull'output del modello, che può aiuto per il controllo della versione
    • Lo scopo del modello e come deve essere utilizzato in futuro
    • Chi ha originariamente scritto il modello e chi contattare per domande
    • Indice
    • Istruzioni su come utilizzare il modello
    • Limitazioni di responsabilità per quanto riguarda i limiti del modello, responsabilità legale e avvertimenti
    • Presupposti globali o chiave integrati all'uso del modello

      I fogli di copertina e le pagine di istruzioni sono usati raramente. Se si decide di non includere una copertina, accertarsi che il modello contenga istruzioni esplicite riguardanti il ​​funzionamento, lo scopo, le ipotesi, i dati di origine e le dichiarazioni di non responsabilità.

  • Foglio di input: Questo è l'unico posto in cui devono essere inseriti i dati codificati. Possono esserci uno o più fogli di input se ci sono grandi quantità di dati, ma i dati di input dovrebbero essere disposti in blocchi logici.
  • Schede di output, di riepilogo e di scenario: Presentano i risultati finali. Possono anche contenere caselle a discesa degli scenari o campi di immissione degli utenti che consentono agli utenti del modello di generare i propri output. Questa sezione potrebbe contenere anche un dashboard.
  • Fogli di calcolo o di lavorazione: Suddividere i fogli di calcolo in modo logico e quindi, all'interno di ciascun foglio, impostarli in modo coerente.Se i calcoli diventano lunghi e confusi, ha senso dividerli in sezioni logiche. Ad esempio, possono essere suddivisi per tipo di servizio, clienti, tabelle finanziarie, posizione geografica o segmenti aziendali. Se i fogli di calcolo sono suddivisi, assicurarsi che il layout e la formattazione siano il più coerenti possibile su tutti i fogli.
  • Foglio di controllo degli errori: Questo foglio contiene collegamenti a tutti i controlli degli errori nel modello. I test di errore devono essere eseguiti nella sezione di calcolo, ma un riepilogo di tutti i controlli degli errori in un'unica posizione significa che una volta che il modello è in uso, i modellatori possono controllare rapidamente se è stato attivato uno dei controlli di errore.
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