Considerando il layout e la struttura del tuo modello finanziario Excel - dummies

Il problema che deve essere risolto e l'output richiesto spesso influenzano il layout e il design del modello finanziario. Quindi, non è una cattiva idea passare del tempo a pensare al layout prima di iniziare. Non solo il layout e la struttura del modello si riferiscono alla logica e alla funzionalità, ma possono anche influenzare l'aspetto e l'interfaccia del modello e il modo in cui gli utenti navigano attraverso il modello.

Quando costruisci un modello per la prima volta, potresti avere problemi a sapere da dove cominciare. Gli elementi chiave di un modello finanziario sono

Input o dati sorgente
Documentazione di presupposti
Calcoli
Output

Quando si inizia a costruire il modello, iniziare disponendo ognuno di questi elementi in quattro schede separate e pensa a cosa andrà in ogni sezione. Separare ciascuno di questi elementi in modo chiaro. Sebbene ogni modello dovrebbe contenere questi elementi, non tutti i modelli finanziari sono strutturati nello stesso modo. A meno che un modello non sia molto piccolo, dovrebbe esserci una scheda dedicata per ciascun componente principale del modello.

Strutturazione del modello finanziario: cosa va dove

Quando si progetta il layout di un modello, i modellatori più esperti seguono queste regole:

Ingressi, calcoli e risultati separati, ove possibile. Contrassegna chiaramente quali sezioni del modello contengono input, calcoli e risultati. Puoi metterli su fogli di lavoro separati o luoghi separati su un foglio di lavoro, ma assicurati che l'utente sappia esattamente a cosa serve ciascuna sezione. La codifica a colori può aiutare a garantire che ogni sezione sia chiaramente definita.
Usa ogni colonna per lo stesso scopo. Questo è particolarmente importante quando si fanno modelli che coinvolgono serie temporali. Ad esempio, in un modello di serie temporali, sapendo che le etichette si trovano nella colonna B, i dati unitari nella colonna C, i valori costanti nella colonna D ei calcoli nella colonna E, rendono molto più facile la modifica manuale di una formula.
Usa una formula per riga o colonna. Ciò costituisce la base del principio di best practice in base al quale le formule vengono mantenute coerenti utilizzando riferimenti assoluti, relativi e misti. Mantenere le formule coerenti in un blocco di dati e non modificare mai una formula a metà.
Fare riferimento a sinistra e sopra. Il modello dovrebbe leggere logicamente, come un libro, il che significa che dovrebbe essere letto da sinistra a destra e dall'alto in basso. Calcoli, input e output dovrebbero scorrere logicamente per evitare riferimenti circolari. Tenere presente che ci sono momenti in cui il flusso di dati da sinistra a destra o dall'alto verso il basso può essere in conflitto con la facilità d'uso e la presentazione, quindi usare il buon senso quando si progetta il layout.Seguendo questa pratica, è possibile evitare di fare il calcolo dei calcoli su tutto il foglio, il che rende più difficile il controllo e l'aggiornamento. Excel calcolerà anche più rapidamente se si costruiscono formule in questo modo perché calcola da sinistra a destra e dall'alto verso il basso, quindi non solo renderà il modello più facile da seguire, ma calcolerà in modo più efficiente.
Usa più fogli di lavoro. Evita la tentazione di mettere tutto su un foglio. Soprattutto quando i blocchi di calcoli sono gli stessi, utilizzare fogli separati per quelli che devono essere ripetuti per evitare la necessità di scorrere attraverso lo schermo.
Includi schede di documentazione. Un foglio di documentazione in cui le ipotesi e i dati di origine sono chiaramente definiti è una parte fondamentale di qualsiasi modello finanziario. Una copertina non deve essere confusa con un foglio di ipotesi. Un modello non può mai avere troppa documentazione!

Definizione di input, calcoli e blocchi di output per il modello finanziario

In genere, i modellatori lavorano da dietro in avanti quando costruiscono i propri modelli. L'output, o la parte che vogliono vedere o visualizzare dall'utente, è in primo piano, i calcoli sono nel mezzo e i dati di origine e le ipotesi sono sul retro. Come il sommario esecutivo, un foglio di carta o un altro rapporto, le prime pagine dovrebbero contenere ciò che gli spettatori casuali devono vedere a colpo d'occhio. Se hanno bisogno di ulteriori informazioni, possono approfondire il modello.

Ecco alcune linee guida su cosa potrebbe essere incluso in ogni scheda del modello:

Copertina: Anche se non sempre inclusa, la copertina contiene molti dettagli sul modello. Naturalmente, la copertina non è molto utile a meno che non la tenga aggiornata. Se si decide di includere una copertina, è possibile aggiungere dettagli come:
- Un registro di modifiche e aggiornamenti al modello con data, autore, dettagli della modifica e il loro impatto sull'output del modello, che può aiuto per il controllo della versione
- Lo scopo del modello e come deve essere utilizzato in futuro
- Chi ha originariamente scritto il modello e chi contattare per domande
- Indice
- Istruzioni su come utilizzare il modello
- Limitazioni di responsabilità per quanto riguarda i limiti del modello, responsabilità legale e avvertimenti
- Presupposti globali o chiave integrati all'uso del modello
  I fogli di copertina e le pagine di istruzioni sono usati raramente. Se si decide di non includere una copertina, accertarsi che il modello contenga istruzioni esplicite riguardanti il funzionamento, lo scopo, le ipotesi, i dati di origine e le dichiarazioni di non responsabilità.
Foglio di input: Questo è l'unico posto in cui devono essere inseriti i dati codificati. Possono esserci uno o più fogli di input se ci sono grandi quantità di dati, ma i dati di input dovrebbero essere disposti in blocchi logici.
Schede di output, di riepilogo e di scenario: Presentano i risultati finali. Possono anche contenere caselle a discesa degli scenari o campi di immissione degli utenti che consentono agli utenti del modello di generare i propri output. Questa sezione potrebbe contenere anche un dashboard.
Fogli di calcolo o di lavorazione: Suddividere i fogli di calcolo in modo logico e quindi, all'interno di ciascun foglio, impostarli in modo coerente.Se i calcoli diventano lunghi e confusi, ha senso dividerli in sezioni logiche. Ad esempio, possono essere suddivisi per tipo di servizio, clienti, tabelle finanziarie, posizione geografica o segmenti aziendali. Se i fogli di calcolo sono suddivisi, assicurarsi che il layout e la formattazione siano il più coerenti possibile su tutti i fogli.
Foglio di controllo degli errori: Questo foglio contiene collegamenti a tutti i controlli degli errori nel modello. I test di errore devono essere eseguiti nella sezione di calcolo, ma un riepilogo di tutti i controlli degli errori in un'unica posizione significa che una volta che il modello è in uso, i modellatori possono controllare rapidamente se è stato attivato uno dei controlli di errore.