Creazione di un campo calcolato con Access 2007 - dummies

Un campo calcolato prende informazioni da un altro campo nel database di Microsoft Access 2007 ed esegue alcune operazioni aritmetiche per ottenere nuove informazioni. Infatti, un campo calcolato può acquisire dati da più di un campo e combinare le informazioni per creare un campo completamente nuovo, se questo è ciò che desideri. È possibile eseguire semplici operazioni aritmetiche, come addizione e moltiplicazione, o utilizzare le funzioni integrate di Access, come Sum e Avg (media), per calcoli più difficili.

Il primo passaggio durante la creazione di un campo calcolato (noto anche come espressione per accesso) in una query consiste nell'includere le tabelle che contengono i campi necessari per il calcolo. L'accesso non può estrarre i numeri dal nulla per il calcolo, quindi è necessario assicurarsi che i campi che contengono i numeri siano presenti nella query.

L'accesso utilizza una sintassi speciale per la costruzione di campi calcolati. Ecco come creare un campo calcolato:

1. Fare clic su una colonna vuota nella riga Campo della griglia della query.

Il buon vecchio cursore lampeggia nella riga. Access mette i risultati del calcolo nella stessa posizione di griglia del calcolo stesso, quindi se il calcolo si trova nella terza colonna della griglia della query, i risultati del calcolo saranno anche nella terza colonna.

2. Immettere un nome per il calcolo seguito da due punti (:).

L'accesso si riferirà a questo calcolo da ora in avanti con qualsiasi cosa tu inserisca prima dei due punti. Tenerlo breve e dolce, come Importo o Imposta, quindi è più facile fare riferimento a più tardi. Se non si specifica il proprio calcolo, Access inserisce il nome generico di Espr (seguito da un numero). Deve essere chiamato qualcosa, quindi perché non Expr1 o Expr2, giusto?

3. Inserisci il tuo calcolo, sostituendo i nomi dei campi per i numeri reali ove necessario.

Non è necessario utilizzare esclusivamente nomi di campo nei calcoli. È inoltre possibile immettere formule con numeri, come ad esempio:

IVA: Quantità * Prezzo unitario *. 06

Se il nome di un campo contiene più di una parola, posizionare tra parentesi quadre. Access tratta qualsiasi altra cosa trovata nel calcolo come costante (che è gergo matematico per è ciò che è e non cambia mai ). Se il nome del campo non contiene spazi, Access inserisce le parentesi quadre per te dopo aver inserito il nome del campo. Ecco perché dovresti sempre usare i nomi dei campi di una sola parola - quindi non devi digitare quelle parentesi quadre rammendate.

Quando si creano le formule, tenere presente queste linee guida generali:

• È necessario digitare manualmente i nomi dei campi e le costanti nella formula. Non puoi semplicemente trascinare e rilasciare le cose dall'elenco delle tabelle.
• Non preoccuparti se il tuo calcolo aumenta oltre il limite della casella Campo. L'accesso ricorda ancora tutto, anche se non appare sullo schermo.
Per allargare la colonna della query, puntare il puntatore del mouse sulla linea sul lato destro della barra sottile sopra la voce di calcolo. Quando lo prendi sopra la linea, il puntatore si trasforma in una linea con una freccia orizzontale attraverso di essa. Quando ciò accade, fai clic e trascina il mouse verso destra. Mentre lo fai, la colonna si espande in base ai tuoi movimenti. Per adattare la larghezza alla giusta dimensione, posiziona il mouse per ridimensionare la colonna come descritto sopra, quindi fai doppio clic!
• Se si tratta di un calcolo veramente, molto, molto lungo, premere Maiusc + F2 mentre il cursore si trova da qualche parte nel calcolo.
Questo apre la finestra di dialogo Zoom in modo da poter vedere e modificare facilmente tutto in una finestra pop-up.

Quando si esegue una query contenente un calcolo, Access

• Produce un foglio dati che mostra i campi specificati
• Aggiunge una nuova colonna per ogni campo calcolato