Video: Trading dal book degli ordini - ProRealTime 2024
Un ordine di acquisto ha uno scopo semplice: indica a un venditore che si desidera acquistare un articolo. In effetti, un ordine di acquisto è un contratto da acquistare.
Molte piccole imprese non utilizzano gli ordini di acquisto. Ma quando crescono fino a una certa dimensione, molte aziende decidono di usarle perché gli ordini di acquisto diventano record permanenti degli articoli che hai ordinato. Inoltre, l'utilizzo di ordini di acquisto spesso formalizza il processo di acquisto in un'azienda. Ad esempio, potresti decidere che nessuno nella tua azienda può acquistare qualcosa che costa più di $ 100 a meno che non ottenga un ordine di acquisto. Se solo tu puoi emettere ordini di acquisto, hai controllato in modo efficace le attività di acquisto attraverso questa procedura.
Per utilizzare QuickBooks per creare ordini di acquisto, attenersi alla seguente procedura:
1. Dì ai QuickBooks che desideri creare un ordine d'acquisto scegliendo Venditori -> Crea ordini d'acquisto.
QuickBooks visualizza la finestra Crea ordini d'acquisto.
Si noti che se il menu Fornitori non fornisce un comando Crea ordini di acquisto, QuickBooks non sa che si desidera creare ordini di acquisto.
2. Utilizzare la casella di riepilogo a discesa del menu Fornitori per identificare il fornitore da cui si desidera acquistare l'articolo.
La casella di riepilogo a discesa Fornitore mostra tutti i fornitori nella lista fornitori.
3. (Facoltativo) Classificare l'acquisto utilizzando la casella di riepilogo a discesa Classe.
4. (Facoltativo) Fornire un indirizzo di spedizione diverso nella casella di riepilogo a discesa Spedire.
La casella di riepilogo a discesa Spedisci a visualizza un elenco di tutti i tuoi clienti, fornitori e dipendenti. Seleziona la nave da indirizzare selezionando uno di questi altri nomi. Dopo aver selezionato una voce dall'elenco Spedisci a, QuickBooks riempie la casella Indirizzo spedizione con le informazioni appropriate.
La finestra Crea ordini di acquisto fornisce alcuni pulsanti e caselle standard e, si spera, familiari: Precedente, Successivo, Stampa, Trova, Ortografia, Cronologia e Modello.
5. Conferma la data dell'ordine d'acquisto.
Inizialmente, QuickBooks inserisce la data di sistema corrente nella casella Data. È necessario, tuttavia, confermare che la data in cui QuickBooks entra come la data dell'ordine di acquisto sia corretta. Questa è la data del contratto. Spesso, la data fissa i termini contrattuali, come il numero di giorni in cui l'articolo deve essere spedito all'interno.
6. Conferma il numero dell'ordine d'acquisto.
Il numero dell'ordine di acquisto, o il numero P. O., identifica in modo univoco il documento dell'ordine di acquisto. I QuickBooks numerano sequenzialmente gli ordini di acquisto per te e posizionano il numero successivo in P.O. No. scatola. L'ipotesi che QuickBooks faccia sul giusto numero d'ordine d'acquisto è solitamente corretta, ma se non è corretta, inserire il numero di sostituzione.
7. Confermare il venditore e spedire alle informazioni.
Il blocco fornitore e il blocco spedizione per identificare il venditore da cui si acquista l'articolo e la nave all'indirizzo a cui si desidera che il fornitore invii la spedizione. Queste informazioni dovrebbero essere corrette se l'elenco dei fornitori è aggiornato e se è stata correttamente utilizzata la casella di riepilogo a discesa Spedisci a per identificare, se necessario, un indirizzo di spedizione alternativo. Tuttavia, conferma che le informazioni mostrate in questi due blocchi di indirizzi siano corrette. Se l'informazione non è corretta, ovviamente, risolvila. È possibile modificare le informazioni sul blocco indirizzo selezionando le informazioni errate e quindi ridigitare qualsiasi cosa dovrebbe essere mostrata.
8. Descrivi ogni oggetto che vuoi ordinare.
Si utilizzano le colonne della finestra Crea ordini di acquisto per descrivere in dettaglio ogni articolo che si desidera ordinare come parte dell'acquisto. Ogni oggetto va nella sua stessa riga. Per descrivere un articolo che si desidera acquistare dal fornitore, fornire le seguenti informazioni:
• Articolo: La colonna Articolo consente di registrare il numero di articolo univoco per l'articolo che si desidera acquistare. Ricorda che gli articoli devono essere inseriti, o descritti, nella Lista Oggetti. La cosa principale che devi sapere sull'Elenco Oggetti è che tutto ciò che vuoi mostrare sulla fattura - o, per altro, su un ordine d'acquisto - deve essere descritto nel file oggetto.
• Descrizione: La colonna Descrizione mostra la descrizione per l'elemento selezionato. È inoltre possibile modificare il campo Descrizione in modo che abbia senso per i clienti o i fornitori.
• Qtà: La colonna Qtà consente di identificare la quantità dell'articolo che si desidera. Inserisci il numero di elementi che desideri in questo campo, ovviamente.
• Tariffa: La colonna Tariffa consente di inserire il prezzo per unità o tariffa per unità per l'articolo. Nota che QuickBooks utilizza diverse etichette per questa colonna in base al tipo di attività che hai impostato.
• Cliente: La colonna Cliente consente di identificare il cliente per il quale l'articolo è stato acquistato.
• Quantità: La colonna Quantità mostra il totale speso per l'articolo. QuickBooks calcolerà l'importo per te moltiplicando la quantità per la tariffa (o il prezzo). Puoi anche modificare l'importo della colonna. In questo caso, QuickBooks regola la tariffa (o il prezzo) in modo tale che la quantità di volte la quantità sia uguale alla quantità.
È necessario inserire una descrizione di ciascun articolo che dovrebbe essere incluso nell'ordine di acquisto. Ciò significa, ad esempio, che se si desidera ordinare sei articoli da un fornitore, l'ordine d'acquisto dovrebbe includere sei righe di informazioni.
9. Stampa l'ordine d'acquisto.
Dovrai stampare l'ordine d'acquisto. Lo scopo di registrare un ordine d'acquisto in QuickBooks è quello di creare una registrazione formale di un acquisto. Quasi sempre vorrai trasmettere questo ordine d'acquisto al venditore.L'ordine di acquisto indica esattamente al venditore cosa si desidera acquistare e il prezzo che si è disposti a pagare. Per stampare l'ordine d'acquisto, è possibile fare clic sul pulsante Stampa. È inoltre possibile stampare gli ordini di acquisto successivamente in un batch; per fare ciò, salvare tutti gli ordini di acquisto che si desidera creare, quindi selezionare il comando File -> Stampa moduli -> Ordini d'acquisto.
10. Salva l'ordine d'acquisto.
Per salvare il tuo ordine d'acquisto, fai clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo. Se fai clic sul pulsante Salva e Nuovo, QuickBooks salva l'ordine di acquisto e visualizza di nuovo una versione vuota della finestra Crea ordini di acquisto in modo da poter registrare un altro ordine di acquisto.
