Stabilire l'area dei criteri in una funzione database Excel - dummies

I criteri di una funzione di database non fanno parte degli argomenti della funzione database ma si trovano in qualche punto del foglio di lavoro e quindi fanno riferimento al funzione. L'area dei criteri può contenere un singolo criterio o può contenere due o più criteri. Ogni singolo criterio è strutturato come segue:

• In una cella, immettere il nome del campo (intestazione) della colonna del database a cui si applicherà il criterio.

• Nella cella sottostante, immettere il valore che i dati del campo devono soddisfare.

La figura mostra il database degli studenti con un'area criteri alla destra del database. Ci sono posti in cui inserire criteri per Classe, Insegnante e Voto finale. Nell'esempio, è stato impostato un criterio per il campo Classe. Questo criterio impone alla funzione di database di elaborare solo i record (righe) in cui la classe è Contabilità 101. Si noti, tuttavia, che un criterio può essere impostato per più di un campo. In questo esempio, i criteri Teacher e Final Grade sono stati lasciati vuoti in modo che non influenzino i risultati.

Selezione dei criteri da utilizzare con una funzione di database.

La funzione DAVERAGE è stata inserita nella cella F8 e utilizza questo intervallo di criteri. I tre argomenti sono a posto. Il nome Studenti indica la funzione in cui si trova il database, il campo Livello finale (colonna) è dove la funzione trova i valori per calcolare la media ei criteri sono impostati sull'intervallo del foglio di lavoro che ha criteri che indicano alla funzione di utilizzare solo i record dove la classe è Contabilità 101 - in altre parole, F2: H3. La voce nella cella F8 ha il seguente aspetto:

= DAVERAGE (Studenti, "Grado finale", F2: H3)

Perché questa funzione si riferisce a F2: H3 come intervallo di criteri quando l'unico criterio definito si trova nell'intervallo F2: F3? È una questione di convenienza. Poiché le celle G3 e H3 nell'intervallo di criteri sono vuote, i campi Insegnante e Livello finale vengono ignorati da una funzione di database che utilizza questo intervallo di criteri. Tuttavia, se vuoi inserire un criterio per uno di questi campi, inseriscilo nella cella appropriata; non è necessario modificare gli argomenti della funzione del database. Che dire dell'assegnazione di un nome all'area dei criteri e quindi utilizzare il nome come terzo argomento della funzione di database? Anche questo funziona perfettamente.

Se si utilizza un'area denominata per i criteri o semplicemente si digita l'indirizzo dell'intervallo, è necessario fare attenzione a specificare un'area che include tutti i criteri, ma non include righe o colonne vuote. Se lo fai, i risultati della funzione del database saranno errati.

Ecco come si inseriscono le funzioni del database. Questo esempio utilizza la funzione DSUM, ma le istruzioni sono le stesse per tutte le funzioni del database; basta usare quello che esegue il calcolo desiderato. Segui questi passi:

1. Importa o crea un database di informazioni in un foglio di lavoro.

   Le informazioni dovrebbero essere in righe e colonne contigue. Assicurati di utilizzare le intestazioni di campo.

2. Facoltativamente, utilizzare la finestra di dialogo Nuovo nome per assegnare un nome al database.

3. Selezionare una parte del foglio di lavoro come area dei criteri e quindi aggiungere intestazioni a quest'area che corrispondono alle intestazioni del database.

   Devi fornire le intestazioni dei criteri solo per i campi del database a cui sono applicati i criteri. Ad esempio, l'area del database può avere dieci campi, ma è necessario definire i criteri per tre campi. Pertanto, l'area dei criteri può essere larga tre colonne.

4. Posiziona il cursore nella cella in cui desideri visualizzare i risultati.

   Questa cella non deve essere nell'area del database o nell'area dei criteri.

5. Tipo = DSUM (per iniziare la voce della funzione.

6. Immettere l'intervallo del database o un nome, se ne è stato impostato uno.

7. Digitare una virgola (,).

8. Immettere una delle seguenti opzioni: > Il nome dell'intestazione, tra virgolette, del campo del database che la funzione dovrebbe elaborare

   • Il numero della colonna

   • Digitare una virgola (,).

9. Immettere l'intervallo dell'area dei criteri.

10. Digitare un) e premere Invio.