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Dopo aver utilizzato una copia del file di dati di QuickBooks da parte del contabile per correggere le transazioni o inserire nuove transazioni, è possibile esportare le modifiche in modo che possano successivamente essere importati nel file di dati del cliente. Per fare ciò, selezionare il comando File → Copia di Accountant → Visualizza / Esporta modifiche per client.
QuickBooks visualizza per prima cosa una finestra che elenca le modifiche apportate alla copia del contabile. Si noti che è possibile stampare questo elenco o crearne uno. file pdf di esso facendo clic sul pulsante Stampa o Salva come PDF.
Se si fa clic sul pulsante Crea file di modifica per client, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Esporta in stampa di Accountant. Questa finestra di dialogo funziona come una finestra di dialogo standard di Windows per il salvataggio di un file o di un documento. Utilizzare l'elenco a discesa Salva in per identificare la posizione del file delle modifiche. Quindi utilizzare la casella Nome file per assegnare al file un nome univoco.
Quando si fa clic su Salva, QuickBooks salva le modifiche apportate in un file. In seguito, puoi importare questo file o fare in modo che il client importi questo file nel file di dati di QuickBooks.
Se si fa clic sul pulsante Invia modifiche al client, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva modifiche del contabile. Questa finestra di dialogo raccoglie le informazioni necessarie per inviare al cliente un'e-mail con le istruzioni su come importare le modifiche del contabile e un collegamento che il client può utilizzare per recuperare le modifiche effettive del contabile. Una cosa interessante di questa opzione è che QuickBooks dice al contabile quando il cliente afferra le modifiche.
Non si conserva la copia del file di dati del contabile. In altre parole, la copia del contabile è solo una copia temporanea del file di dati che si utilizza per identificare e creare una serie di modifiche necessarie per aggiornare o correggere i record del cliente. Dopo aver apportato le modifiche, si esportano le modifiche in un file di modifiche. Quindi il cliente importa queste modifiche.
Se apporti di nuovo delle modifiche nel prossimo futuro, il cliente può creare una nuova copia di un contabile nuova di zecca.
Per identificare quando stai lavorando con la copia di un contabile, QuickBooks visualizza la frase parentetica (Copia del contabile) nella parte superiore della finestra del programma QuickBooks. QuickBooks individua anche i file di dati QuickBooks regolari per i quali le copie di contabile sono stati creati con l'aggiunta della frase tra parentesi (Copia del Accountant esiste).
Questa frase viene visualizzata solo nella barra del titolo della finestra del programma QuickBooks dal punto in cui il client crea la copia del contabile al punto in cui il client importa le modifiche dalla copia del contabile.
