Come aggiungere utenti nelle soluzioni aziendali QuickBooks - dummy

Se più di una persona utilizza QuickBooks, si desidera impostare altri utenti. Per aggiungere utenti nelle soluzioni aziendali QuickBooks, segui questi passaggi:

1. Scegli il comando Azienda → Utenti → Imposta utenti e ruoli.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Utente e ruoli. La finestra di dialogo Utenti e ruoli identifica gli utenti per i quali è stato impostato l'accesso a QuickBooks e i ruoli che QuickBooks può compilare quando si utilizza QuickBooks. L'elenco Utenti, che viene visualizzato nella scheda Elenco utenti della finestra di dialogo, identifica anche chi è attualmente connesso al sistema.

2. Dì ai QuickBooks che vuoi aggiungere un utente facendo clic sul pulsante Nuovo.

   Quando si fa clic su questo pulsante, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Nuovo utente.

3. Identificare l'utente e fornire una password.

   Devi dare a ciascun utente per chi stai impostando un nome utente. A tale scopo, inserisci un nome breve, forse il nome dell'utente, nella casella Nome utente. Dopo aver identificato l'utente, si immette la password dell'utente sia nella casella di testo Password che nella casella di testo Conferma password.

4. Identifica i ruoli dell'utente.

   Utilizzare la casella di riepilogo Ruoli disponibili per selezionare i ruoli (o le funzioni) che l'utente riempie. Quindi aggiungere il ruolo selezionato all'elenco dei ruoli assegnati dall'utente facendo clic sul pulsante Aggiungi. Per rimuovere un ruolo da un utente, selezionare il ruolo nella casella di riepilogo Ruoli assegnati e quindi fare clic su Rimuovi.

   La casella Descrizione nella parte inferiore della finestra di dialogo Nuovo utente descrive il ruolo in modo più dettagliato, incluso il tipo di utente di QuickBooks che in genere potrebbe essere assegnato al ruolo selezionato.

5. (Opzionale) Modificare i ruoli secondo necessità.

   Puoi mettere a punto i ruoli che tu (con l'aiuto di QuickBooks) assegni. Per fare ciò, selezionare la scheda Ruoli della finestra di dialogo Utenti e ruoli, fare clic sul ruolo che si desidera modificare, quindi fare clic sul pulsante Modifica.

   Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica ruolo, selezionare un'attività o area di contabilità nell'elenco Area e Attività e quindi utilizzare i pulsanti Livello accesso area per specificare cosa può fare un utente con il ruolo selezionato. È possibile indicare che l'utente non dovrebbe avere accesso selezionando il pulsante di opzione Nessuno.

   È possibile indicare che l'utente deve avere pieno accesso selezionando il pulsante di opzione Completo. Se l'utente deve avere accesso parziale, selezionare il pulsante Parziale e quindi selezionare o deselezionare (a seconda dei casi) le caselle Crea, Modifica, Elimina, Stampa e Visualizza saldo. Fare clic su OK per salvare le modifiche ai ruoli e tornare alla finestra di dialogo Utenti e ruoli.

   È possibile visualizzare l'accesso iniziale a qualsiasi ruolo selezionando una delle voci nell'elenco Area e Attività. QuickBooks utilizza i pulsanti e le caselle di livello di accesso all'area per mostrare le impostazioni correnti per il ruolo.

   Come regola generale, quando si tratta di controlli contabili, si desidera fornire una quantità minima di accesso. Se qualcuno non ha bisogno di accedere al file di dati di QuickBooks per le attività quotidiane, è necessario selezionare il pulsante Nessuno.

   Se qualcuno ha bisogno di un po 'di accesso - magari per preparare stime di lavoro o fatture - tu dai solo quell'accesso e nient'altro.

   Maggiore è la capacità di dare ai dipendenti o ai subappaltatori o ai contabili la possibilità di fare il noodle nel proprio sistema contabile, maggiore è il rischio che qualcuno possa inavvertitamente o intenzionalmente introdurre errori nel sistema. Inoltre, maggiori sono i diritti e l'accesso che offri, più facilmente lo fai per qualcuno che ti ruba.

6. (Opzionale) Controlla le autorizzazioni dell'utente.

   Dopo aver configurato un utente, dovresti (solo per fare attenzione) rivedere le autorizzazioni che hai dato all'utente. Per fare ciò, fare clic sulla scheda Elenco utenti della finestra di dialogo Utenti e ruoli, selezionare l'utente, quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni.

   Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Visualizza autorizzazioni, selezionare l'utente e quindi fare clic sul pulsante Visualizza per visualizzare la finestra Visualizza autorizzazioni, che visualizza un elenco molto dettagliato di ciò che l'utente può o non può fare.

7. (Opzionale) Rivedi le modifiche al tuo ruolo.

   Se apporti modifiche alle autorizzazioni di un ruolo, probabilmente vorrai anche rivederle. Per fare ciò, fare clic sulla scheda Elenco ruoli della finestra di dialogo Utenti e ruoli, selezionare il ruolo, quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni. QuickBooks visualizza un'altra versione della finestra di dialogo Visualizza autorizzazioni che elenca i ruoli impostati da te e QuickBooks.

   Selezionare il ruolo che si desidera rivedere e quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni. QuickBooks mostra un'altra versione della finestra View Permissions, con un elenco dettagliato di ciò che qualcuno con il ruolo può e non può fare.

8. Al termine della revisione delle autorizzazioni per utenti e ruoli, fare clic su Chiudi per chiudere tutte le finestre aperte e quindi fare clic sul pulsante Annulla o Chiudi per chiudere le finestre di dialogo aperte.

   Da questo punto in avanti, il nuovo utente può utilizzare QuickBooks; tuttavia, i suoi diritti sono limitati a quanto specificato.

   I ragionieri spesso vogliono vedere i diritti di determinati utenti. Questo è particolarmente vero se sei sottoposto ad audit dal tuo CPA come parte delle chiusure annuali. (Potresti essere controllato se la banca desidera certificati finanziari revisionati, per esempio.)

   La finestra delle Autorizzazioni per la visualizzazione di QuickBooks è un modo rapido per vedere questi dati online, e se vuoi stampare una copia delle informazioni sui permessi, tutto ciò di cui hai bisogno fare è fare clic sul pulsante Stampa della finestra.