Come condensare il file di dati QuickBooks 2012 - dummies

Il comando Condense QuickBooks 2012 crea una copia permanente, chiamata copia di archivio, del file di dati QuickBooks. Una copia di archivio del file aziendale equivale a un'istantanea del file aziendale così come esiste in un determinato momento.

Se qualcuno ha in seguito una domanda - forse il tuo commercialista o un auditor federale o statale - puoi usare la copia di archivio del file di dati per mostrare come appariva il file dell'azienda in un particolare momento

Dopo aver capito che cos'è l'archiviazione, è abbastanza semplice. Per condensare il file aziendale QuickBooks, seguire questi passaggi:

Scegliere il comando File → Utilità → Condense dati.

QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura sotto.
Seleziona il pulsante di opzione Transazioni prima di una data specifica.

Questa opzione dice a QuickBooks che si desidera fare due cose: creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks e magre le dimensioni del file aziendale funzionante in modo che non sia così grande. QuickBooks riduce le dimensioni della versione di lavoro del file di dati aziendali rimuovendo vecchie transazioni chiuse se si sceglie nel passaggio 3 di rimuovere le transazioni.
Specificare la data di rimozione delle transazioni prima.

Per specificare la data prima della quale devono essere rimosse le transazioni chiuse, inserire la data nella casella data fornita. Se si desidera condensare il file rimuovendo le transazioni entro il 31 dicembre 2009, ad esempio, immettere 31/12/2009 nella casella della data.

Si noti, tuttavia, che non è necessario sentirsi compulsivo sulla rimozione di un gruppo di transazioni chiuse. Rimuovete le transazioni chiuse solo se il vostro file aziendale QuickBooks sta diventando troppo grande. Puoi facilmente lavorare con un file aziendale QuickBooks con dimensioni di 25, 50 o anche 100 MB (megabyte).

Fare clic su Avanti al termine della specifica delle transazioni da rimuovere con QuickBooks. QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura seguente.
Specificare come e se QuickBooks dovrebbe riepilogare le transazioni che rimuoverà.

Utilizzare la seconda finestra di dialogo Dati condensa per indicare in che modo QuickBooks deve riepilogare le transazioni che rimuoverà. È possibile fare in modo che QuickBooks riepiloghi le transazioni con una singola registrazione a giornale o una registrazione a giornale mensile - una scelta effettuata facendo il pulsante di opzione appropriato.

Oppure, è possibile selezionare il pulsante di opzione Non creare un riepilogo per indicare che non si desidera che QuickBooks crei una voce di giornale di riepilogo per sostituire le transazioni rimosse.Fai clic su Avanti quando finisci. QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Dati condensa (non mostrata), che chiede come condensare le transazioni di magazzino.
Specificare come devono essere condensate le transazioni di magazzino.

Se il file QuickBooks include transazioni di inventario, QuickBooks consiglia di rimuovere le vecchie transazioni di magazzino. Quando QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Condense Data, puoi dire a QuickBooks di fare proprio questo selezionando il pulsante di opzione Rimuovi Transazioni Inventario. Fare clic su Avanti per continuare con la quarta finestra di dialogo Dati condensa (non mostrata), che chiede quali transazioni devono essere considerate chiuse.
Specificare quali transazioni devono essere considerate chiuse.

Quando si fa clic su Avanti per passare oltre la finestra di dialogo Dati condensa che richiede informazioni sulle transazioni di magazzino, QuickBooks richiede un po 'più di informazioni su ciò che costituisce esattamente una transazione "chiusa" o "vecchia" che dovrebbe essere rimossa.

Si selezionano le caselle per indicare se le transazioni prima della data di rimozione devono essere rimosse anche se non sono chiare, contrassegnate per essere stampate, contrassegnate come inviate e così via. Quindi fai clic su Avanti per passare alla quinta finestra di dialogo Dati condensa.
Specificare qualsiasi pulitura di lista che dovrebbe verificarsi.

Usa la quarta finestra di dialogo Dati condensa per dire a QuickBooks che dovrebbe pulire anche alcuni elenchi. È possibile selezionare le caselle di controllo nella finestra di dialogo Dati condensa. Eliminando l'elenco mediante la rimozione di elementi di elenco non utilizzati, non solo si riduce la dimensione del file aziendale, ma si facilita anche il lavoro degli utenti con l'elenco.
Fare clic su Avanti.

QuickBooks visualizza la quinta pagina della finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura seguente.
Conferma l'operazione di condensazione e archiviazione.

Dopo aver descritto come si desidera che i QuickBooks archivino e condensino il file aziendale, QuickBooks visualizza la quinta finestra di dialogo Dati condensa. Questa finestra di dialogo chiede di confermare la decisione di archiviare e condensare il file di dati. Utilizzare questa finestra di dialogo per confermare il fatto che si desidera archiviare e condensare i dati.
Fare clic su Inizia condensa.

QuickBooks inizia il processo di condensazione del file di dati.
Eseguire il backup del file di dati quando richiesto.

All'inizio del processo di condensazione, QuickBooks richiede di eseguire il backup del file aziendale QuickBooks. Il backup del file aziendale QuickBooks come parte di un'operazione di condensa funziona come il backup del file aziendale QuickBooks in qualsiasi altro momento.

Dopo aver eseguito il backup del file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio del file aziendale e quindi ripulisce la versione funzionante del file aziendale utilizzando le istruzioni. Anche in questo caso, come indicato nei passaggi precedenti, il processo di pulizia potrebbe richiedere alcuni minuti o potrebbero essere necessarie diverse ore se il file è molto grande.