Come condensare il file di dati di QuickBooks 2013 - dummies

Il comando Condense QuickBooks 2013 crea una copia permanente, chiamata copia di archivio , del file di dati di QuickBooks. Una copia di archivio del file aziendale equivale a un'istantanea del file aziendale così come esiste in un determinato momento.

Se qualcuno ha in seguito una domanda - forse il tuo commercialista o un auditor federale o statale - puoi usare la copia di archivio del file di dati per mostrare come appariva il file della società in un determinato momento.

Dopo aver capito che cos'è l'archiviazione, è abbastanza semplice. Per condensare il file aziendale QuickBooks, seguire questi passaggi:

1. Scegliere il comando File → Utilità → Condense Data.

   QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura sotto.

   

2. Seleziona il pulsante di opzione Transazioni prima di una data specifica.

   Questa opzione indica a QuickBooks che si desidera fare due cose: creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks e magre le dimensioni del file aziendale funzionante in modo che non sia così grande. QuickBooks riduce le dimensioni della versione di lavoro del file di dati aziendali rimuovendo vecchie transazioni chiuse se si sceglie nel passaggio 3 di rimuovere le transazioni.

3. Specificare la data di rimozione delle transazioni prima.

   Per specificare la data prima della quale devono essere rimosse le transazioni chiuse, inserire la data nella casella data fornita. Se si desidera condensare il file rimuovendo le transazioni entro il 31 dicembre 2010, ad esempio, immettere 1/1/2011 nella casella della data.

   Si noti, tuttavia, che non è necessario sentirsi compulsivo sulla rimozione di un gruppo di transazioni chiuse. Rimuovete le transazioni chiuse solo se il vostro file aziendale QuickBooks sta diventando troppo grande. È possibile lavorare facilmente con un file aziendale QuickBooks da 25 MB, 50 MB o anche 100 MB (megabyte).

   Fare clic su Avanti al termine della specifica delle transazioni da rimuovere con QuickBooks. QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura seguente.

   

4. Specificare la modalità di condensazione delle transazioni di magazzino.

   Se il file QuickBooks include transazioni di inventario, QuickBooks consiglia di rimuovere le vecchie transazioni di magazzino. Quando QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa, è possibile indicare a QuickBooks di fare ciò selezionando il pulsante di opzione Rimuovi transazioni magazzino. (Se non si desidera rimuovere vecchie transazioni, selezionare il pulsante Mantieni tutte le transazioni di magazzino.) Fare clic su Avanti per continuare alla terza finestra di dialogo Dati condensa (non mostrata), che chiede quali transazioni devono essere considerate chiuse.

5. Specificare quali transazioni devono essere considerate chiuse.

   Quando si fa clic su Avanti, QuickBooks richiede un po 'più di informazioni su cosa costituisce esattamente una transazione chiusa o vecchia che dovrebbe essere rimossa. Seleziona le caselle di controllo per indicare se le transazioni prima della data di rimozione devono essere rimosse anche se non sono chiare, contrassegnate per essere stampate, contrassegnate come inviate e così via. Quindi fai clic su Avanti per passare alla quarta finestra di dialogo Dati condensa.

   

6. Specificare qualsiasi pulitura di lista che dovrebbe verificarsi.

   Usa la quarta finestra di dialogo Dati condensa per dire a QuickBooks che dovrebbe anche pulire alcuni degli elenchi. Ad esempio, è possibile selezionare caselle di controllo nella finestra di dialogo Dati condensa.

   Eliminando l'elenco tramite la rimozione di elementi di elenco non utilizzati, non solo si riduce la dimensione del file aziendale, ma si facilita anche il lavoro degli utenti con l'elenco.

7. Fare clic su Avanti.

   QuickBooks visualizza la quinta pagina della finestra di dialogo Dati condensa, come mostrato nella figura seguente.

   

8. Conferma l'operazione di condensazione e archiviazione.

   Dopo aver descritto come si desidera che i QuickBooks archivino e condensino il file aziendale, QuickBooks visualizza la quinta finestra di dialogo Dati condensa. Questa finestra di dialogo chiede di confermare la decisione di archiviare e condensare il file di dati. Utilizzare questa finestra di dialogo per confermare il fatto che si desidera archiviare e condensare i dati.

9. Fare clic su Inizia condensa.

   QuickBooks inizia il processo di condensazione del file di dati.

10. Eseguire il backup del file di dati quando richiesto.

    All'inizio del processo di condensazione, QuickBooks richiede di eseguire il backup del file aziendale QuickBooks. Il backup del file aziendale QuickBooks come parte di un'operazione di condensa funziona come il backup del file aziendale QuickBooks in qualsiasi altro momento.

    Dopo aver eseguito il backup del file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio del file aziendale e quindi ripulisce la versione funzionante del file aziendale utilizzando le istruzioni. Anche in questo caso, come indicato nei passaggi precedenti, il processo di pulizia potrebbe richiedere alcuni minuti o potrebbero essere necessarie diverse ore se il file è molto grande.