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In QuickBooks, il costo del lavoro inizia con una stima. Una stima è solo una lista dei costi stimati che dovrai sostenere per un lavoro che eseguirai per alcuni clienti. Supponendo che tu abbia già creato un lavoro e detto a QuickBooks che usi le stime, ecco i passaggi che segui per creare una stima:
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Scegli Clienti → Crea stime.
QuickBooks apre un modulo Crea stime, che ha una strana somiglianza con il modulo Crea fatture che hai visto se hai lavorato con QuickBooks.
La finestra Crea stime.
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Inizia a riempire gli spazi vuoti.
Scegliere il Cliente appropriato: Lavoro dall'elenco a discesa nella parte superiore del modulo. QuickBooks carica automaticamente quante più informazioni possibile - di solito almeno la casella di testo Nome / Indirizzo - sul modulo. Nell'esempio, il lavoro è "Unique Design for Grotto Shop", il "Unique Design for Grotto Shop" è il lavoro fittizio che la tua attività fittizia di vendita al dettaglio aveva accettato di eseguire.
Se hai configurato QuickBooks per tenere traccia delle classi, l'appropriato elenco a discesa viene visualizzato nella parte superiore centrale del modulo. Vai avanti e usa la scatola, se appropriato.
Sentiti libero di modificare le impostazioni predefinite, ad esempio la data e il numero di stima.
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Aggiungi gli elementi pubblicitari - dettagli, dettagli, dettagli.
Compilate i dettagli di una finestra Crea stime nello stesso modo in cui inserite i dettagli di una finestra Crea fatture.
Un campo che è unico nella finestra Crea stime è Markup. Il campo Markup, che appare in alcune versioni della finestra Crea stime, aggiunge una percentuale specificata del totale del prezzo dell'elemento pubblicitario. Fare riferimento all'immagine sopra, dove le percentuali di markup sono specificate al 100%, quindi i valori della colonna Amount vengono raddoppiati nella colonna Total o aumentati del 100%.
Tuttavia, se il markup specificato è uguale a 100 (e non 100%), i valori mostrati nella colonna Total saranno tutti $ 100 maggiori. Il campo Annotazione non viene visualizzato su tutte le versioni del modello di Stime: solo i modelli Stima personalizzata e Proposta.
Ogni elemento pubblicitario che si desidera includere nella stima del lavoro deve essere descritto nell'elenco degli articoli. Si noti che poiché si vendono spesso lavori a clienti e clienti utilizzando, in parte, una stima, in genere si desidera includere descrizioni complete degli articoli.
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(Facoltativo) Aggiungi qualsiasi informazione facoltativa.
Utilizzare una delle altre caselle disponibili nella finestra Crea stime per raccogliere e memorizzare ulteriori informazioni.Ad esempio, proprio come con la finestra Crea fatture, è possibile fare clic sull'elenco a discesa Messaggio cliente e scegliere o scrivere un messaggio descrittivo.
È inoltre possibile utilizzare il campo Memo per scrivere una nota a riguardo del lavoro. O forse aggiungi alcune note sulla sceneggiatura che hai pensato di presentare agli studi. Qualunque sia la tua fantasia.
Se si desidera includere altri elementi nella finestra Crea stime, è possibile personalizzare tale finestra. Fare clic sulla scheda Formattazione per visualizzare la barra multifunzione Formatting e quindi fare clic sul pulsante Personalizza layout dati. QuickBooks visualizza una finestra di dialogo che è possibile utilizzare per controllare quali bit di informazioni compaiono sulla stima.
Prima di stampare questa stima, ricorda che le informazioni nella finestra Crea stime non sono le stesse informazioni che appaiono sulla stima scritta. Per vedere come appare la versione stampata, fare clic sulla freccia giù sotto il pulsante Stampa nella finestra Crea stime e selezionare Anteprima dall'elenco a discesa. Il risultato è un'immagine a pagina intera, ridotta per adattarsi sullo schermo.
Se non hai ancora salvato il tuo preventivo, vai avanti e fai clic sul pulsante Salva e Nuovo o sul pulsante Salva e Chiudi.
Per esaminare il preventivo (o qualsiasi modulo QuickBooks su schermo) più da vicino, fare clic sul pulsante Zoom avanti nella parte superiore della schermata Anteprima di stampa o spostare il cursore del mouse sull'immagine. Quando il cursore appare come una lente di ingrandimento con un segno più (+), fare clic con il pulsante sinistro del mouse. Poiché puoi visualizzare solo parte dell'anteprima in questo modo, utilizza le barre di scorrimento nella parte inferiore e a destra della finestra per spostarti nelle diverse aree.
Notare che la lente d'ingrandimento ora ha un segno meno (-), e il pulsante Zoom avanti commuta su Zoom indietro. Se si completa più di una stima, è possibile utilizzare i pulsanti Pagina precedente e Pagina successiva nella schermata Anteprima di stampa per esaminare altre stime. Al termine, fai clic sul pulsante Chiudi.
Quando torni alla finestra Crea stime, fai clic sul pulsante Stampa; QuickBooks Pro visualizza la finestra di dialogo Stampa una stima. Fare clic su Stampa per stampare il preventivo senza ulteriori indugi.
Se non si è utilizzato QuickBooks per stampare preventivi in precedenza, potrebbe essere necessario impostare prima la stampante per questa attività. Per fare ciò, selezionare File → Imposta stampante, quindi selezionare Preventivo dall'elenco a discesa Nome modulo. Specificare le impostazioni della stampante desiderate per le stime di stampa. (Questo processo funziona allo stesso modo della stampa di altri moduli, come le fatture.) Al termine, fare clic su OK.
La finestra di dialogo Stampa una stima fornita da QuickBooks dopo aver fatto clic su Stampa nella finestra Crea stime funziona allo stesso modo della finestra di dialogo Stampa una fattura.
