Come creare un ordine d'acquisto in QuickBooks 2010 - dummies

È possibile utilizzare QuickBooks per creare un ordine di acquisto per la propria attività. Un ordine di acquisto indica al venditore che desideri acquistare un articolo. In effetti, un ordine di acquisto è un contratto da acquistare.

1Scegli venditori → Crea ordini d'acquisto.

QuickBooks visualizza la finestra Crea ordini d'acquisto.

2 Dall'elenco a discesa Fornitore, selezionare il fornitore da cui si desidera acquistare l'articolo.

L'elenco a discesa Fornitore include tutti i fornitori nella lista fornitori.

3 (Facoltativo) Classificare l'acquisto utilizzando l'elenco a discesa Classe.

Puoi utilizzare le classi per specificare a quale porzione della tua attività si applica l'acquisto.

4 (Opzionale) Modificare l'indirizzo selezionando un nome dall'elenco a discesa Spedisci a.

L'elenco a discesa Spedisci a visualizza un elenco di tutti i tuoi clienti, fornitori e dipendenti. Dopo aver selezionato una voce dall'elenco Spedisci a, QuickBooks riempie la casella Indirizzo spedizione con le informazioni appropriate.

5Confermare la data dell'ordine d'acquisto.

Inizialmente, QuickBooks inserisce la data di sistema corrente nella casella Data. È necessario, tuttavia, confermare che la data in cui QuickBooks è immessa poiché la data dell'ordine di acquisto è corretta.

6Confermare il numero dell'ordine d'acquisto.

L'ordine d'acquisto, o P. O., numero identifica in modo univoco il documento dell'ordine d'acquisto. I QuickBooks numerano sequenzialmente gli ordini di acquisto per te e inseriscono il numero appropriato nella casella P. O. No. L'ipotesi che QuickBooks fa sul giusto numero d'ordine d'acquisto è solitamente corretta. Se non è corretto, puoi inserire un numero di sostituzione.

7Confermare il fornitore e spedire alle informazioni.

Il blocco fornitore e il blocco spedizione per identificare il fornitore da cui si acquista l'articolo e l'indirizzo a cui si desidera che il fornitore invii la spedizione. Se l'informazione non è corretta, ovviamente, risolvila. È possibile modificare le informazioni sul blocco indirizzo selezionando le informazioni errate e quindi ridigitare qualsiasi cosa dovrebbe essere mostrata.

8Nella colonna Elemento, registrare il numero di articolo univoco per l'articolo che si desidera acquistare.

Ricorda che gli articoli devono essere inseriti, o descritti, nella Lista Oggetti. La cosa principale da sapere sull'Elenco Oggetti è che tutto ciò che vuoi mostrare sulla fattura - o, per altro, su un ordine d'acquisto - deve essere descritto nel file oggetto.

9Nella colonna Descrizione, inserire alcune specifiche sull'elemento selezionato.

È anche possibile modificare il campo Descrizione in modo che abbia senso per i clienti o i fornitori.

10Specificare la quantità dell'articolo che si desidera nella colonna Qtà.

Ovviamente, inserisci il numero di quel particolare oggetto che desideri.

11Nella colonna Tariffa, inserire il prezzo per unità o tariffa per unità per l'articolo.

QuickBooks utilizza diverse etichette per questa colonna in base al tipo di attività commerciale che hai impostato.

12 Immettere il nome del cliente nella colonna Cliente.

In questo modulo, il cliente è la persona per la quale viene acquistato l'articolo.

13 (Opzionale) Nella colonna Quantità, regolare il totale speso per l'articolo.

QuickBooks calcola il valore Importo per te moltiplicando la quantità per la tariffa (o il prezzo). Se si regola questo totale, QuickBooks regola la tariffa (o il prezzo) in modo tale che la frequenza dei tempi sia sempre uguale alla quantità.

14Nella colonna Classe, classificare gli articoli dell'ordine di acquisto a livello di articolo anziché a livello di ordine di acquisto.

Si inserisce una descrizione di ciascun articolo che dovrebbe essere incluso nell'ordine di acquisto. Ad esempio, se si desidera ordinare sei articoli da un fornitore, l'ordine di acquisto deve includere sei righe di informazioni.

15Fare clic sul pulsante Stampa per stampare l'ordine d'acquisto.

È anche possibile stampare gli ordini di acquisto successivamente in un batch; per fare ciò, salvare tutti gli ordini di acquisto che si desidera creare, quindi scegliere File → Stampa moduli → Ordini d'acquisto.

16Fai clic sul pulsante Salva e Chiudi o sul pulsante Salva e Nuovo.

Facendo clic sul pulsante Salva e Nuovo, QuickBooks salva l'ordine di acquisto e visualizza di nuovo una versione vuota della finestra Crea ordini di acquisto in modo da poter registrare un altro ordine di acquisto.