Come creare un ordine d'acquisto in QuickBooks 2014 - dummies

Un ordine di acquisto ha uno scopo semplice: indica al venditore che desideri acquistare un articolo. In effetti, un ordine di acquisto è un contratto da acquistare. Per utilizzare QuickBooks per creare ordini di acquisto, attenersi alla seguente procedura:

1. Dire ai QuickBooks che si desidera creare un ordine di acquisto selezionando Fornitori → Crea ordini di acquisto.

   QuickBooks mostra la finestra mostrata.

   

   Se il menu Fornitori non fornisce un comando Crea ordini di acquisto, QuickBooks non sa che si desidera creare ordini di acquisto.

2. Utilizzare l'elenco a discesa Fornitore per identificare il fornitore da cui si desidera acquistare l'articolo.

   L'elenco a discesa Fornitore elenca tutti i fornitori nell'elenco dei fornitori.

3. (Facoltativo) Classificare l'acquisto, utilizzando l'elenco a discesa Classe.

   Notare che non viene visualizzato un elenco a discesa Classe a meno che non si attivi il monitoraggio della classe.

4. (Facoltativo) Scegliere un indirizzo di spedizione diverso dall'elenco a discesa Nave in nell'angolo in alto a destra.

   L'elenco a discesa Spedisci a visualizza un elenco di tutti i tuoi clienti, fornitori e dipendenti. È possibile modificare l'Indirizzo di spedizione selezionando uno di questi altri nomi. Dopo aver selezionato una voce dall'elenco Spedisci a, QuickBooks riempie la casella Indirizzo spedizione con le informazioni appropriate.

   Le schede della finestra di Creazione, Ordini, Formattazione e Report della finestra di fornitura forniscono alcuni pulsanti e caselle standard e, spero, familiari: Precedente, Successivo, Nuovo e così via.

5. Conferma la data dell'ordine di acquisto.

   Inizialmente, QuickBooks inserisce la data di sistema corrente nella casella Data. È necessario, tuttavia, confermare che la data in cui QuickBooks entra come la data dell'ordine di acquisto sia corretta. Questa è la data del contratto. Spesso, la data fissa i termini contrattuali, come il numero di giorni entro i quali l'articolo deve essere spedito.

6. Confermare il numero dell'ordine d'acquisto.

   Il numero dell'ordine di acquisto, o il numero P. O., identifica in modo univoco il documento dell'ordine di acquisto. I QuickBooks numerano sequenzialmente gli ordini di acquisto per te e inseriscono il numero appropriato nella casella P. O. No. L'ipotesi che QuickBooks fa sul giusto numero d'ordine d'acquisto è solitamente corretta. Se non è corretto, puoi inserire un numero di sostituzione.

7. Confermare il fornitore e Spedire a informazioni.

   Il blocco fornitore e il blocco spedizione per identificare il fornitore da cui si acquista l'articolo e l'indirizzo a cui si desidera che il fornitore invii la spedizione. Queste informazioni dovrebbero essere corrette se l'elenco dei fornitori è aggiornato e se è stato correttamente utilizzato l'elenco a discesa Spedisci a per identificare, se necessario, un indirizzo di spedizione alternativo.

   Tuttavia, confermare che le informazioni mostrate in questi due blocchi di indirizzi siano corrette. Se l'informazione non è corretta, ovviamente, risolvila. È possibile modificare le informazioni sul blocco indirizzo selezionando le informazioni errate e quindi ridigitare qualsiasi cosa dovrebbe essere mostrata.

8. Descrivi ogni oggetto che vuoi ordinare.

   Si utilizzano le colonne della finestra Crea ordini di acquisto per descrivere in dettaglio ogni articolo che si desidera ordinare come parte dell'acquisto. Ogni oggetto va nella sua stessa riga. Per descrivere un articolo che si desidera acquistare dal fornitore, fornire le seguenti informazioni:

   • Elemento: La colonna Articolo è dove si registra il numero di articolo univoco per l'articolo che si desidera acquistare. Ricorda che gli articoli devono essere inseriti, o descritti, nella lista degli articoli. La cosa principale da sapere sulla lista degli articoli è che tutto ciò che vuoi mostrare nella fattura - o, per altro, in un ordine di acquisto - deve essere descritto nel file oggetto.

   • Descrizione: nella colonna Descrizione, descrivi l'elemento che selezioni. È inoltre possibile modificare il campo Descrizione in modo che abbia senso per i clienti o i fornitori.

   • Qtà: la colonna Qtà specifica la quantità dell'elemento che si desidera. Ovviamente, inserisci il numero di elementi che desideri in questo campo.

   • Rate: la colonna Rate specifica il prezzo per unità o tariffa per unità per l'articolo. Nota che QuickBooks utilizza diverse etichette per questa colonna in base al tipo di attività che hai impostato.

   • Cliente: la colonna Cliente identifica il cliente per il quale l'articolo è stato acquistato.

   • Importo: la colonna Importo mostra il totale speso per l'articolo. QuickBooks calcola l'importo per te moltiplicando la quantità per la tariffa (o il prezzo). È possibile modificare l'importo della colonna. In questo caso, QuickBooks regola la tariffa (o il prezzo) in modo tale che la quantità di volte la quantità sia uguale alla quantità.

   • Classe: nella colonna Classe, si classificano gli articoli dell'ordine di acquisto a livello di articolo anziché a livello di ordine di acquisto. Tieni presente che questa colonna non verrà visualizzata a meno che tu non abbia attivato il monitoraggio della classe.

   Si inserisce una descrizione di ciascun articolo che dovrebbe essere incluso nell'ordine d'acquisto. Ciò significa, ad esempio, che se si desidera ordinare sei articoli da un fornitore, l'ordine d'acquisto dovrebbe includere sei righe di informazioni.

9. Stampa l'ordine di acquisto.

   Lo scopo di registrare un ordine d'acquisto in QuickBooks è quello di creare una registrazione formale di un acquisto. Quasi sempre vuoi trasmettere questo ordine d'acquisto al venditore. L'ordine di acquisto indica esattamente al venditore cosa si desidera acquistare e il prezzo che si è disposti a pagare.

   Per stampare l'ordine di acquisto, è possibile fare clic sul pulsante Stampa. È anche possibile stampare gli ordini di acquisto in un batch in un secondo momento se si seleziona la casella di controllo Stampa dopo (disponibile nella scheda Principale) quando si creano ordini di acquisto, si salvano tutti gli ordini di acquisto che si desidera stampare in un secondo momento, quindi scegliere il file -> Stampa moduli → comando Ordini d'acquisto.

10. Salva l'ordine d'acquisto.

    Per salvare il tuo ordine d'acquisto, fai clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo.Se fai clic sul pulsante Salva e Nuovo, QuickBooks salva l'ordine di acquisto e visualizza di nuovo una versione vuota della finestra Crea ordini di acquisto in modo da poter registrare un altro ordine di acquisto.