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Un ordine di acquisto ha uno scopo semplice: indica a un venditore che si desidera acquistare un articolo. Infatti, un ordine di acquisto è un contratto da acquistare. Per utilizzare QuickBooks 2012 per creare ordini di acquisto, attenersi alla seguente procedura:
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Comunicare ai QuickBooks che si desidera creare un ordine di acquisto selezionando Fornitori → Crea ordini di acquisto.
Se il menu Fornitori non fornisce un comando Crea ordini di acquisto, QuickBooks non sa che si desidera creare ordini di acquisto.
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Utilizzare l'elenco a discesa del menu Fornitore per identificare il fornitore da cui si desidera acquistare l'articolo.
L'elenco a discesa Fornitore elenca tutti i fornitori nella lista fornitori.
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(Facoltativo) Classificare l'acquisto utilizzando l'elenco a discesa Classe.
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(Opzionale) Fornire un indirizzo di spedizione diverso nell'elenco a discesa Spedire a.
L'elenco a discesa Spedisci a visualizza un elenco di tutti i tuoi clienti, fornitori e dipendenti. Si seleziona l'indirizzo Spedire a selezionando uno di questi altri nomi. Dopo aver selezionato una voce dall'elenco Spedisci a, QuickBooks riempie la casella Indirizzo spedizione con le informazioni appropriate.
La finestra Crea ordini di acquisto fornisce alcuni pulsanti e caselle standard e familiari: Precedente, Successivo, Stampa, Trova, Ortografia, Cronologia e Modello.
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Conferma la data dell'ordine di acquisto.
Inizialmente, QuickBooks inserisce la data di sistema corrente nella casella Data. È necessario, tuttavia, confermare che la data in cui QuickBooks entra come la data dell'ordine di acquisto sia corretta. Questa è la data del contratto . Spesso, la data fissa i termini contrattuali, come il numero di giorni entro i quali l'articolo deve essere spedito.
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Confermare il numero dell'ordine d'acquisto.
Il numero dell'ordine d'acquisto o P. O. numero, identifica in modo univoco il documento dell'ordine d'acquisto. I QuickBooks numerano sequenzialmente gli ordini di acquisto per te e inseriscono il numero appropriato nella casella P. O. No. L'ipotesi che QuickBooks fa sul giusto numero d'ordine d'acquisto è solitamente corretta. Se non è corretto, puoi inserire un numero di sostituzione.
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Confermare il fornitore e Spedire a informazioni.
Il blocco fornitore e il blocco spedizione per identificare il fornitore da cui si acquista l'articolo e l'indirizzo a cui si desidera che il fornitore invii la spedizione. Queste informazioni dovrebbero essere corrette se l'elenco dei fornitori è aggiornato e se è stato correttamente utilizzato l'elenco a discesa Spedisci a per identificare, se necessario, un indirizzo di spedizione alternativo.
Tuttavia, confermare che le informazioni mostrate in questi due blocchi di indirizzi siano corrette.Se l'informazione non è corretta, ovviamente, risolvila. È possibile modificare le informazioni sul blocco indirizzo selezionando le informazioni errate e quindi ridigitare qualsiasi cosa dovrebbe essere mostrata.
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Descrivi ogni oggetto che vuoi ordinare.
Si utilizzano le colonne della finestra Crea ordini di acquisto per descrivere in dettaglio ogni articolo che si desidera ordinare come parte dell'acquisto. Ogni oggetto va nella sua stessa riga. Per descrivere un articolo che si desidera acquistare dal fornitore, fornire le seguenti informazioni:
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Elemento: La colonna Articolo è dove si registra il numero di articolo univoco per l'articolo che si desidera acquistare. Ricorda che gli articoli devono essere inseriti, o descritti, nella Lista Oggetti. La cosa principale da sapere sull'Elenco Oggetti è che tutto ciò che vuoi mostrare sulla fattura - o, per altro, su un ordine d'acquisto - deve essere descritto nel file oggetto.
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Descrizione: Nella colonna Descrizione, descrivi l'elemento che selezioni. È inoltre possibile modificare il campo Descrizione in modo che abbia senso per i clienti o i fornitori.
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Qtà: La colonna Qtà specifica la quantità dell'elemento che si desidera. Ovviamente, inserisci il numero di elementi che desideri in questo campo.
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Tariffa: La colonna Tariffa specifica il prezzo per unità o tariffa per unità per l'articolo. Nota che QuickBooks utilizza diverse etichette per questa colonna in base al tipo di attività che hai impostato.
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Cliente: La colonna Cliente identifica il cliente per il quale l'articolo è stato acquistato.
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Quantità: La colonna Quantità mostra il totale speso per l'articolo. QuickBooks calcolerà l'importo per te moltiplicando la quantità per la tariffa (o il prezzo). Puoi anche modificare l'importo della colonna. In questo caso, QuickBooks regola la tariffa (o il prezzo) in modo tale che la quantità di volte la quantità sia uguale alla quantità.
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Classe: Nella colonna Classe, si classificano gli articoli dell'ordine di acquisto a livello di articolo anziché a livello di ordine di acquisto.
Si inserisce una descrizione di ciascun articolo che dovrebbe essere incluso nell'ordine di acquisto. Ciò significa, ad esempio, che se si desidera ordinare sei articoli da un fornitore, l'ordine d'acquisto dovrebbe includere sei righe di informazioni.
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Stampa l'ordine di acquisto.
Lo scopo di registrare un ordine d'acquisto in QuickBooks è di creare una registrazione formale di un acquisto. Quasi sempre vuoi trasmettere questo ordine d'acquisto al venditore. L'ordine di acquisto indica esattamente al venditore cosa si desidera acquistare e il prezzo che si è disposti a pagare. Per stampare l'ordine d'acquisto, è possibile fare clic sul pulsante Stampa. È inoltre possibile stampare gli ordini di acquisto successivamente in un batch; per fare ciò, salvare tutti gli ordini di acquisto che si desidera creare, quindi selezionare il comando File-> Stampa moduli → Ordini d'acquisto.
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Salva l'ordine d'acquisto.
Per salvare il tuo ordine d'acquisto, fai clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo. Se fai clic sul pulsante Salva e Nuovo, QuickBooks salva l'ordine di acquisto e visualizza di nuovo una versione vuota della finestra Crea ordini di acquisto in modo da poter registrare un altro ordine di acquisto.
