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Indipendentemente dal fatto che si utilizzi la versione Express Start o la versione Advanced Setup / EasyStep Interview dell'installazione QuickBooks processo, in realtà non si ottiene un bilancio di prova completo nel file aziendale QuickBooks semplicemente impostando. Supponendo che si seguano le istruzioni e i suggerimenti forniti nei paragrafi precedenti, si ottiene solo il proprio conto bancario, conti attivi, scorte e saldi contabili in QuickBooks.
Tuttavia, è necessario inserire anche tutte le informazioni mancanti sul bilancio di prova in QuickBooks per iniziare a ottenere buoni report da QuickBooks e utilizzare QuickBooks per fornire dati finanziari alle dichiarazioni dei redditi.
Per registrare il resto del bilancio di prova iniziale, si registra una registrazione a giornale. La registrazione a giornale registra gli importi rimanenti del saldo di prova per tutti gli altri conti alla data di conversione o di inizio: conti diversi dai conti bancari, crediti, conti da pagare e inventario.
Come semplice esempio per mostrare come funziona, supponiamo di avere il bilancio di prova mostrato nella tabella seguente.
| Conto | Debit | Credito |
|---|---|---|
| Contanti | 5, 000 | |
| Inventario | 0 | |
| Contabilità | 0 | |
| Finanziamento | 0 | |
| S. Nelson, capitale | 1, 000 | |
| Merchandise Sales | 13, 000 | |
| Costo delle merci vendute | 3, 000 | |
| Spese di affitto | 1, 000 | |
| Salari > 4, 000 | Materiali di consumo | |
| 1, 000 | _____ | Totali |
| 14, 000 | 14, 000 |
|
Per gli scopi di questo esempio, il saldo di cassa non è un conto bancario ma è in realtà denaro: un cassetto della scrivania pieno di banconote di basso valore, con numeri di serie non sequenziali.
La figura seguente mostra come appare la finestra Crea registrazioni a giornale generali quando registra le informazioni mancanti sul bilancio di prova. Dopo aver registrato questa voce del diario, il bilancio di prova è corretto alla data di inizio.
Scegli il comando Compagnia → Crea registrazione prima nota. Quando QuickBooks visualizza la finestra General Journal Entries, utilizzare le colonne Account, Debito e Credito per registrare la propria registrazione a giornale.
Se l'idea di creare una voce di diario ti terrorizza, potresti trovarti un po 'sottaceto.È necessario diventare a proprio agio lavorando con la contabilità a partita doppia per impostare QuickBooks in un momento diverso da quello di inizio anno.
Questo significa, sfortunatamente, che se si impostano QuickBooks a metà dell'anno, è necessario inserire una registrazione a giornale generale per correggere le stranezze create dall'installazione di QuickBooks. Se non sai come funziona la contabilità a partita doppia - se debiti e crediti non sono tuoi amici - probabilmente devi ottenere l'aiuto di qualcuno.
Nota: questo non dovrebbe essere un grande progetto, nel caso in cui decidessi di chiamare il tuo CPA. Se il tuo CPA viene consegnato al tuo ufficio e se hai il saldo di prova pronto per lei, è necessario impiegare solo pochi minuti per inserire la registrazione a giornale generale necessaria. Forse puoi comprarle un buon pranzo e questo accontenterà il punteggio.
Un esempio di vita reale per finire
Va bene, vere confessioni. L'esempio che do nei quattro paragrafi precedenti? Probabilmente non sarai abbastanza fortunato da avere la tua registrazione iniziale del bilancio di prova essere così semplice. Probabilmente dovrai occuparti di un conto bancario e dei saldi dei conti nei conti clienti, conti fornitori o inventario. Ora ti mostro, quindi, come funziona.
Supponiamo di avere i saldi di prova mostrati nella Tabella 1-2. Si noti che in questo esempio (a differenza dell'esempio precedente), il primo conto visualizzato - quello con $ 5, 000 - è un conto bancario.
Un altro bilancio di prova
| Debit | Credito | Verifica |
|---|---|---|
| 5, 000 | Contabilità clienti | |
| 5, 000 | Inventario | |
| 2, 000 < Debiti commerciali | 1, 000 | |
| Finanziamento pagabile | 5, 000 | |
| S. Nelson, capitale | 2, 000 | |
| Vendite merci | 13, 000 | |
| Costo delle merci vendute | 3, 000 | |
| Spese di affitto | 1, 000 | |
| Salari > 4, 000 | Materiali di consumo | |
| 1, 000 | _____ | |
| Totali | 21, 000 | 21, 000 |
| Ecco la parte più difficile della registrazione di questo bilancio di prova. Non è necessario registrare tutte queste informazioni sul bilancio di prova tramite una registrazione a giornale. Poiché il conto bancario, i conti clienti, i conti fornitori e le parti dell'inventario sono già stati registrati se hai aggiunto informazioni su clienti, fornitori, articoli e conti bancari durante la procedura di installazione di QuickBooks, devi solo inserire il resto del bilancio di prova. | Poiché non registrerai tutto il bilancio di prova, tuttavia, la tua registrazione a giornale non solo non corrisponderà al tuo bilancio di prova effettivo, ma non sarà bilanciata. Per bilanciarlo, quindi, si collega la differenza in un account che QuickBooks fornisce per questo tipo di follia contabile: il conto Equilibrio di apertura (vedi la figura seguente). |
