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Indipendentemente dal fatto che si usi la versione Express Start o la versione Advanced Setup / EasyStep Interview del processo di installazione di QuickBooks, in realtà non si ottiene un bilancio di prova completo nella società QuickBooks file semplicemente impostando. Ricevi solo il tuo conto bancario, i conti creditori, l'inventario e i saldi contabili in QuickBooks.
Tuttavia, è necessario inserire tutte le informazioni sul bilancio di prova mancanti anche in QuickBooks per iniziare a ottenere buoni report da QuickBooks e utilizzare QuickBooks per fornire dati finanziari alle dichiarazioni dei redditi.
Per registrare il resto del bilancio di prova iniziale, si registra una registrazione a giornale. La registrazione a giornale registra gli importi rimanenti del saldo di prova per tutti gli altri conti alla data di conversione o di inizio: conti diversi dai conti bancari, crediti, conti da pagare e inventario.
Come semplice esempio per mostrare come funziona, supponiamo di avere il saldo di prova mostrato nella tabella. Si prega di notare che nessun saldo è registrato per un conto bancario, nessun saldo è registrato per i crediti (perché questo account non viene nemmeno visualizzato nel bilancio di prova) e non sono registrati saldi per inventario o contabilità (perché questi conti hanno saldi nulli alla data di conversione).
| Conto | Debit | Credito |
|---|---|---|
| Contanti | $ 5, 000 | |
| Inventario | 0 | |
| Contabilità | $ 0 | |
| S. Nelson, capitale | 1, 000 | |
| Vendite merci | 13, 000 | |
| Costo delle merci vendute | 3, 000 | |
| Spese di affitto | 1, 000 | |
| Salari > 4, 000 | Forniture | |
| 1, 000 | _____ | Totali |
| $ 14, 000 | $ 14, 000 |
|
La figura mostra come appare la finestra Crea registrazioni a giornale generali quando registra le informazioni mancanti sul bilancio di prova dalla tabella. Dopo aver registrato questa voce del diario, il bilancio di prova è corretto alla data di inizio.
Se vuoi provare questo da solo senza ulteriori istruzioni, scegli il comando Compagnia → Crea le diarie generali. Quando QuickBooks visualizza la finestra General Journal Entries, utilizzare le colonne Account, Debito e Credito per registrare la propria registrazione a giornale.
Se l'idea di creare una voce di diario ti terrorizza, potresti trovarti un po 'sottaceto.È necessario diventare a proprio agio lavorando con la contabilità a partita doppia per impostare QuickBooks in un momento diverso da quello di inizio anno.
Questo significa, sfortunatamente, che se stai impostando QuickBooks durante la metà dell'anno, devi inserire una voce di diario generale per correggere le stranezze create dall'installazione di QuickBooks. Se non sai come funziona la contabilità a partita doppia - se debiti e crediti non sono tuoi amici - probabilmente devi ottenere l'aiuto di qualcuno.
Questo non dovrebbe essere un grande progetto se decidi di chiamare il tuo CPA. Se lei arriva nel tuo ufficio e se hai il saldo di prova pronto per lei, dovrebbe impiegare solo pochi minuti per inserire la registrazione generale necessaria. Forse puoi comprarle un buon pranzo e questo accontenterà il punteggio.
Probabilmente non sarai abbastanza fortunato da fare in modo che la tua registrazione iniziale del bilancio di prova sia così semplice. Probabilmente dovrai occuparti di un conto bancario e dei saldi dei conti nei conti clienti, conti fornitori o inventario.
Supponiamo di avere i saldi di prova mostrati in questa tabella. Si noti che in questo esempio (a differenza dell'esempio precedente), il primo account mostrato - quello con $ 5, 000 - è un conto bancario.
Un bilancio di prova
| Debit | Credito | Verifica |
|---|---|---|
| $ 5, 000 | Contabilità clienti | |
| 5, 000 | Inventario | |
| 2, 000 < Debiti commerciali | $ 1, 000 | |
| Prestito da pagare | 5, 000 | |
| S. Nelson, capitale | 2, 000 | |
| Vendite merci | 13, 000 | |
| Costo delle merci vendute | 3, 000 | |
| Spese di affitto | 1, 000 | |
| Salari > 4, 000 | Forniture | |
| 1, 000 | _____ | |
| Totali | $ 21, 000 | $ 21, 000 |
| Ecco la parte più difficile della registrazione di questo bilancio di prova. Non è necessario - Ripeto, non è necessario - per registrare tutte le informazioni di questo bilancio di prova tramite una registrazione a giornale. Poiché il conto bancario, i conti clienti, i conti fornitori e le parti dell'inventario sono già stati registrati se hai aggiunto informazioni su clienti, fornitori, articoli e conti bancari durante la procedura di installazione di QuickBooks, devi solo inserire il resto del bilancio di prova. | Poiché non registrerai tutto il bilancio di prova, tuttavia, la tua registrazione a giornale non solo non corrisponderà al tuo bilancio di prova effettivo, ma non sarà bilanciata. Per bilanciarlo, quindi, si collega la differenza in un account che QuickBooks fornisce solo per questa sorta di follia contabile: il conto Equilibrio di apertura. |
