Come eseguire una query di base in Access 2016 - dummies

Lo strumento di query di base in Access 2016, creato per semplificarti la vita, è il Seleziona query - così chiamato perché seleziona corrispondenti record dal database e visualizza i risultati secondo le tue istruzioni.

La procedura migliore per creare una query di selezione dipende da quanto segue:

Se non si è nuovi a scrivere query, la Creazione guidata query è un modo facile e veloce per iniziare. Ti guida attraverso il processo di selezione di tabelle e campi per la tua query e puoi persino aggiungere alcuni calcoli di riepilogo (come il conteggio dei record) alla tua query.
Se hai già scritto alcune domande e sei a tuo agio con la finestra di Progettazione query, probabilmente vorrai ignorare la procedura guidata delle query e creare le tue query da zero.

Le relazioni solide sono la chiave per ottenere tutto (dai tuoi tavoli)

Nella vita, relazioni solide rendono una persona più felice; in Access, solide relazioni rendono un'esperienza di query più felice.

Per interrogare efficacemente il tuo database, devi sapere quanto segue sulla sua struttura di tabella:

Quali tabelle devi usare?
Come sono le tabelle che è necessario utilizzare correlate tra loro?
Quali campi contengono i dati che vuoi sapere?
Di quali campi hai bisogno nella soluzione?

L'accesso mantiene le relazioni tra le tabelle nel database. Solitamente voi (o il vostro dipartimento dei sistemi informatici) create queste relazioni quando progettate per la prima volta il database. Quando si creano le tabelle e le si organizzano con campi chiave speciali, si preparano effettivamente le tabelle per lavorare con una query.

I campi chiave mettono in relazione le tabelle di accesso. Le query utilizzano i campi chiave per abbinare i record in una tabella con i relativi record correlati in un'altra tabella. Puoi estrarre i dati per l'elemento che cerchi dalle varie tabelle che contengono questi dati nel tuo database, a condizione che siano correlati correttamente prima di avviare la query.

Se non si mettono in relazione le tabelle tramite la finestra Relazioni, è necessario farlo per ogni query su più tabelle creata in Access. Come regola generale, mettiti in tempo per progettare e collegare correttamente i tuoi tavoli. Con il corretto design e le relazioni del tavolo, otterrai i risultati desiderati in un tempo più breve.

Esecuzione della procedura guidata delle query

È possibile fare affidamento sulla Creazione guidata query e all'interno della Creazione guidata query semplice per una vera dose di filtraggio a mani libere. Con la Creazione guidata query semplice, immettere informazioni su campi e tabelle. Il mago si prende cura del lavoro dietro le quinte per te.

L'accesso non è psichico (è previsto per la prossima versione); ha bisogno di qualche da parte tua!

Per creare una query con la Creazione guidata query semplice della Creazione guidata query, attenersi alla seguente procedura:

Su un foglio di carta, disporre i dati desiderati nei risultati della query.

Una query restituisce un foglio dati (intestazioni di colonna seguite da righe di dati), quindi crea il tuo layout in quel formato. Tutto ciò di cui hai veramente bisogno sono le intestazioni delle colonne in modo da sapere quali dati estrarre dal database.
Determina la posizione della tabella di ogni pezzo di dati (intestazione della colonna) dalla carta.

Annota la tabella e il nome del campo che contengono i dati corrispondenti all'intestazione della colonna sulla carta sopra l'intestazione della colonna.
Nella finestra Database, fare clic sulla scheda Crea sulla barra multifunzione e quindi fare clic sul pulsante Creazione guidata query dalla sezione Query.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata nuova query, che chiede quale tipo di procedura guidata di query si desidera eseguire. Scegli Simple Query Wizard e fai clic su OK.
Scegli la prima tabella che desideri includere nella query.

Viene avviata la Creazione guidata query semplice e chiede a quale tabella si desidera eseguire una query.
Utilizzerai il menu a discesa Tabelle / Query, che mostra tutte le tabelle (e tutte le query esistenti) nel tuo database. Ecco le specifiche:
1. Fai clic sulla freccia giù accanto al menu a discesa Tabelle / Query.
  
  Elenco a discesa Tabelle / Query.
2. Fare clic sul nome della tabella o della query da includere in questa query.
Seleziona i campi da quella tabella o query per la tua query.

Ripetere questi passaggi per selezionare ogni campo che si desidera includere nella query:
1. Fare clic sul nome della tabella o della query da includere in questa query.
  
  L'elenco Campi disponibili cambia e visualizza i campi disponibili nella tabella.
2. Nell'elenco Campi disponibili, fare doppio clic su ciascun campo di questa tabella o query che si desidera includere nella query che si sta creando.
Se aggiungi il campo sbagliato, fai doppio clic su di esso nell'elenco Campi selezionati. Tornerà a casa. Se vuoi ricominciare tutto da capo, fai clic sul doppio gallone a sinistra (questo è ciò che chiami il simbolo che assomiglia a un segno di meno che mai) e tutti i campi selezionati scompaiono.
Dopo aver selezionato tutti i campi, fare clic su Avanti.

Se la procedura guidata può determinare le relazioni tra le tabelle selezionate, viene visualizzata questa finestra.

La Creazione guidata query può darti la possibilità di riepilogare i tuoi dati.
Se non vedi la finestra, non preoccuparti. L'accesso vuole solo che tu dia il nome alla query. Passare al punto 8.

Se si includono campi da due tabelle non correlate, viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso. La finestra di dialogo ti ricorda che tutte le tabelle selezionate devono essere correlate prima di poter eseguire la query e suggerisce di correggere il problema prima di continuare. In effetti, non ti lascerà andare oltre finché non lo avrai placato in due modi:
- Rimuovi tutti i campi selezionati per la tua query dalle tabelle non correlate.
- Correggi le relazioni in modo che tutte le tabelle che hai selezionato nella tua query siano correlate.
Se la procedura guidata chiede di scegliere tra una query Dettagli e una Riepilogo, fare clic sul pulsante di opzione accanto alla propria scelta e quindi fare clic su Avanti.
- Dettagli crea un foglio dati che elenca tutti i record che corrispondono alla query. Come suggerisce il nome, ottieni tutti i dettagli da quei record.
- Sommario dice al mago che non sei interessato a vedere ogni singolo record; vuoi invece vedere un riepilogo delle informazioni.
  
  Una query di riepilogo può eseguire calcoli (come somme e medie) su campi numerici. Se i campi di testo sono selezionati, Access può contare i record o estrarre il primo e l'ultimo elemento dal set di campi in ordine alfabetico.
  
  Se si desidera apportare modifiche speciali al riepilogo, fare clic su Opzioni di riepilogo per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni riepilogo. Seleziona le opzioni di riepilogo dalle caselle di controllo per le funzioni disponibili: Somma, Media, Min e Max, quindi fai clic su OK.
  
  L'accesso offre diversi modi di riassumere i dati.
Nella pagina della procedura guidata che viene visualizzata, selezionare un pulsante di opzione per ciò che si desidera eseguire successivamente:
- Se si desidera rendere vivace la query: Selezionare l'opzione Modifica l'opzione di progettazione query.
  
  La procedura guidata invia la query appena creata al salone per ulteriori perfezionamenti, come l'inclusione di ordinamento e totali.
- Se vuoi saltare le cose fantasiose: Seleziona l'opzione Apri la query per visualizzare le informazioni per vedere la vista Foglio dati.
La procedura guidata esegue la query e presenta i risultati in una tipica scheda tecnica di Access.
Digitare un titolo per la query nella casella di testo, quindi fare clic su Fine.

La procedura guidata crea la tua query e la salva con il titolo che hai inserito; quindi Access visualizza i risultati.

Congratulazioni! Hai dato alla luce una domanda.

I risultati di una query creata con la Creazione guidata Query.