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A volte, è necessario un solo computer e una singola copia di QuickBooks, anche se si hanno diversi dipendenti che utilizzano QuickBooks. Se una piccola impresa ha solo un assistente amministrativo e il proprietario che accede a un file di dati QuickBooks, ad esempio, una copia di QuickBooks in esecuzione su un singolo personal computer potrebbe essere tutto ciò che è richiesto. QuickBooks consente comunque l'uso simultaneo del file di dati QuickBooks da parte di più utenti. Prevedibilmente, devi prima impostare più utenti.
Dopo aver configurato più utenti, è possibile installare il programma QuickBooks su altri personal computer e quindi, supponendo che tutti questi personal computer si connettono a una rete Windows, utilizzare tali altre copie di QuickBooks per accedere al file di dati QuickBooks memorizzato sul primo computer o principale.
Per utilizzare QuickBooks in un ambiente di uso simultaneo da parte di più utenti, è anche necessario comunicare a QuickBooks che l'uso simultaneo è a posto. Per fare ciò, selezionare il comando File → Passa a modalità multiutente. (Se si desidera disattivare successivamente la Modalità multiutente, selezionare di nuovo File → Passa alla modalità utente singolo.)
QuickBooks supporta l'uso simultaneo di più utenti attraverso una tecnologia chiamata blocco del record, che blocca tutti i record con cui si sta lavorando, ma non l'intero file di dati QuickBooks. Se vuoi lavorare con la società A, e qualche altro utente vuole lavorare con la società B, va bene. QuickBooks lo consente. Ciò che tu e l'altro utente non potete fare, tuttavia, è lavorare sulla stessa società (A o B) allo stesso tempo. Ciò significherebbe che stai lavorando con lo stesso record del cliente.
Non è possibile installare la stessa copia di QuickBooks su più macchine e avere legalmente un sistema QuickBooks per più utenti. È necessario acquistare una copia di QuickBooks per ogni macchina su cui è installato QuickBooks. Si noti, tuttavia, che Intuit vende alcune versioni multiple di QuickBooks in cui si acquistano effettivamente cinque licenze in una scatola di QuickBooks. (La versione Enterprise di QuickBooks supporta reti di più utenti con un massimo di 30 utenti simultanei e le altre versioni di QuickBooks supportano reti di più utenti con un massimo di 5 utenti simultanei.)
Potrebbe essere necessario avere più utenti QuickBooks se le vendite i rappresentanti della vostra azienda preparano le fatture o preparano le offerte per i clienti. In questo caso, potresti voler impostare ciascun commerciale su QuickBooks. Si noti, tuttavia, che questi venditori dovrebbero avere la possibilità solo di creare una fattura o magari creare e stampare un preventivo di fattura.Ricorda, vuoi essere molto attento a dare agli utenti inesperti della contabilità pieno accesso al sistema contabile.
