Come inserire un ordine d'acquisto in QuickBooks Online - dummies

Le aziende che ordinano molte cose dai venditori spesso usano gli ordini di acquisto per tenere traccia degli articoli in ordine. Gli ordini di acquisto in QuickBooks Online (QBO) non influenzano nessuno dei tuoi account; invece, ti aiutano semplicemente a tenere traccia di ciò che ordini. E, quando arriva l'ordine, puoi confrontare i prodotti che entrano nella porta con quelli elencati nell'ordine di acquisto per accertarti che corrispondano.

Se si prevede di utilizzare gli ordini di acquisto, il processo di ordinazione avviene in genere nel modo seguente:

• Si effettua un ordine con un fornitore e si inserisce un ordine di acquisto in QBO che corrisponde all'ordine effettuato.

• Riceverai gli articoli che hai ordinato, in genere insieme a una fattura per gli articoli; quindi abbinare gli articoli ricevuti all'ordine di acquisto e inserire una fattura per gli articoli. Si noti che a volte si riceve il conto senza gli articoli o gli articoli senza il conto.

• Paghi il conto del venditore.

Si immette un ordine d'acquisto utilizzando la finestra della transazione Ordine d'acquisto; è possibile aprire questa finestra dalla pagina Transazioni di spesa o dal menu Crea (il segno più). Un tipico ordine di acquisto è simile a quello mostrato qui e noterete che la finestra assomiglia molto alla finestra di controllo.

la finestra Ordine d'acquisto.

Quando si compila la finestra delle transazioni dell'ordine d'acquisto, QBO assegna lo stato di Aperto all'ordine d'acquisto; lo stato appare appena sotto il nome del fornitore nell'angolo in alto a sinistra della finestra della transazione.

Quando si riceve la merce, la fattura del venditore, o entrambi, si registra una fattura, o un assegno, una transazione di spesa o un addebito sulla carta di credito, mostrando ciò che si è pagato (o ciò che si deve) al venditore.

Quando si seleziona un fornitore che ha ordini di acquisto aperti su uno di questi tipi di transazioni, sul lato destro della finestra viene visualizzato un riquadro che mostra gli ordini di acquisto disponibili. Aggiungi un ordine di acquisto alla transazione nello stesso modo in cui hai aggiunto una fattura a una transazione di controllo: facendo clic sul pulsante Aggiungi. Qui è stata aperta una transazione di controllo e viene selezionato un fornitore che ha ordini di acquisto aperti.

La finestra di controllo, con un venditore selezionato che ha ordini di acquisto aperti.

Quando si fa clic su Aggiungi per aggiungere l'ordine di acquisto alla transazione, QBO aggiunge le righe dell'ordine di acquisto alla prima riga disponibile nella sezione Dettagli articolo della transazione Verifica. QBO indica anche, sotto il nome del fornitore, che la transazione di controllo ha una transazione collegata.

A Verifica transazione dopo aver aggiunto un ordine di acquisto ad esso.

Se si salva la transazione di controllo e si riapre l'ordine di acquisto, QBO ha modificato lo stato degli ordini di acquisto da aperto a chiuso in modo da non aggiungere accidentalmente l'ordine di acquisto a un'altra transazione.

Se si aggiunge l'ordine di acquisto errato a una transazione, è possibile rimuovere la riga dell'ordine di acquisto nella sezione Dettagli articolo facendo clic sull'icona del cestino nella parte destra della riga.

QBO non può aggiungere solo una parte di un ordine di acquisto a una transazione. Pertanto, se si riceve solo una parte di un ordine di acquisto, aggiungere l'ordine di acquisto alla transazione e quindi registrare un pagamento per la parte dell'ordine di acquisto ricevuta eliminando le righe dall'assegno per gli articoli non ricevuti. Per continuare a tracciare la parte in sospeso dell'ordine di acquisto, è possibile chiudere manualmente l'ordine di acquisto originale e creare un nuovo ordine di acquisto contenente gli articoli rimanenti in sospeso; quando crei il secondo ordine di acquisto, in sostanza un ordine arretrato, prova ad assegnare un numero che ti aiuti a tracciarlo in relazione all'originale ordine di acquisto.

È possibile utilizzare i propri numeri di ordine di acquisto personalizzati se si seleziona Ingranaggio → Impostazioni società → Spese. Quindi fare clic sulla matita accanto a Ordini d'acquisto per modificare le impostazioni dell'ordine d'acquisto, selezionare la casella di controllo Numeri di transazione personalizzati, quindi fare clic su Salva.

Quando è necessario identificare gli ordini di acquisto aperti, utilizzare il rapporto Apri elenco ordini d'acquisto.