Come trovare i dati in Access 2016 - dummies

Quando si desidera rintracciare un particolare record al momento, creare una query per il lavoro è eccessivo. Fortunatamente, Access 2016 ha un modo molto semplice per trovare uno specifico pezzo di dati nelle tabelle e nelle forme del progetto: il comando Trova.

Trova viene trovato - grande sorpresa qui - nella sezione Trova della scheda Home, accompagnata dall'icona di un binocolo. Puoi anche accedere a Trova premendo Ctrl + F per aprire la finestra di dialogo Trova.

Anche se il comando Trova è abbastanza facile da usare, conoscere alcuni accorgimenti lo rende ancora più potente, e se sei un utente Word o Excel, troverai i trucchi utili in quelle applicazioni anche perché il comando Trova è una funzionalità di Office.

Trovare velocemente qualcosa

Usare il comando Trova è un'operazione molto semplice. Ecco come funziona:

1. Apri la tabella o il modulo che desideri cercare.

   Si noti che il comando Trova funziona in visualizzazione Foglio dati e con i moduli di accesso e diventa disponibile non appena viene aperta una tabella o un modulo.

2. Fare clic nel campo che si desidera cercare.

   Il comando Trova cerca il campo corrente in tutti i record della tabella, quindi assicurati di fare clic sul campo corretto prima di avviare il processo di ricerca. L'accesso non interessa quale record si fa clic; finché sei su un record nel campo corretto, Access sa esattamente quale campo vuoi trovare.

3. Avvia il comando Trova.

   Puoi fare clic sul pulsante Trova nella sezione Trova della scheda Home o premere Ctrl + F.

   Si apre la finestra di dialogo Trova e sostituisci, pronta per essere utilizzata.

4. Digita il testo che stai cercando nella casella Trova.

   Prenditi un momento per controllare l'ortografia prima di iniziare la ricerca. L'accesso è abbastanza intelligente, ma non è abbastanza luminoso per capire che in realtà si intendeva l'idraulico quando si digita il plumer.

   

   La finestra di dialogo Trova e sostituisci.

5. Fare clic su Trova successivo per eseguire la ricerca.

   • Se i dati ricercati si trovano nel campo attivo, il comando Trova traccia immediatamente il record desiderato.

     La cella contenente i dati ricercati è evidenziata.

     Cosa succede se il primo record trovato da Access non è quello che stai cercando? Supponiamo che vogliate il secondo, il terzo o il quattordicesimo John Smith nel tavolo? Nessun problema; ecco perché la finestra di dialogo Trova e sostituisci ha un pulsante Trova successivo. Continua a fare clic su Trova successivo fino a quando Accesso non raggiunge il record desiderato o ti dice che sta rinunciando alla ricerca.

   • Se Trova non trova nulla, lamenta il suo fallimento in una piccola finestra di dialogo, accompagnata da questa triste affermazione:

     Microsoft Access ha terminato la ricerca nei record.L'elemento di ricerca non è stato trovato.

Se Trova non ha trovato quello che stavi cercando, hai un paio di opzioni:

• Puoi rinunciare facendo clic su OK nella piccola finestra di dialogo per farlo andare via.

• È possibile controllare la ricerca e riprovare (sarà comunque necessario fare clic su OK per eliminare la finestra di dialogo del prompt). Ecco le cose da controllare dopo essere tornati nella finestra di dialogo Trova e sostituisci:

  • Assicurati di aver fatto clic sul campo corretto e di aver digitato tutto correttamente nella casella Trova.

    Puoi anche controllare le speciali opzioni Trova per vedere se una di esse sta rovinando la tua ricerca.

  • Se hai finito per modificare l'ortografia o le opzioni, fai nuovamente clic su Trova successivo.

Spostamento Trova in alta marcia

A volte basta digitare i dati necessari nella casella Trova che non produce i risultati necessari:

• Trovi troppi record (e termina facendo clic sul pulsante Trova successivo all'infinito per ottenere il record che si desidera).

• I record che corrispondono non sono quelli che vuoi.

Il modo migliore per ridurre il numero di corrispondenze errate è aggiungere ulteriori dettagli alla ricerca, che ridurranno il numero di corrispondenze e forse ti daranno solo quel record che devi trovare.

Access offre diversi strumenti per mettere a punto un risultato. Per utilizzarli, apri la finestra di dialogo Trova e sostituisci con

• facendo clic sul pulsante Trova nella scheda Home

  o

• premendo Ctrl + F

se il comando Trova non funziona come pensi dovrebbe, controllare le seguenti opzioni. Le probabilità sono che almeno una di queste opzioni sia impostata su escludi ciò che stai cercando.

Cerca in

Per impostazione predefinita, Access cerca corrispondenze solo nel campo corrente - qualunque sia il campo su cui hai fatto clic prima di avviare il comando Trova. Per dire a Access invece di cercare l'intera tabella, scegli Documento corrente dall'elenco a discesa Cerca in.

Per cercare l'intera tabella, cambia Cerca.

Corrispondenza

Le opzioni sono le seguenti:

• Qualsiasi parte di campo: Consente una corrispondenza in qualsiasi punto del campo (trovare Richard, Ulrich, e Stili di vita del Ricco e famoso ). Questo è l'impostazione predefinita.

• Campo intero: Ciò richiede che i termini di ricerca (ciò che si digita nella casella Trova) sia l'insieme del valore del campo. Quindi Rich non troverà Ulrich , Richlieu , Richard , o Richmond . Trova solo Ricchi.

• Inizio campo: Riconosce solo le partite che iniziano dall'inizio del campo. Quindi Rich trova Richmond, ma non Ulrich.

  Questa opzione ti consente anche di inserire solo una parte di un nome, specialmente se conosci solo l'inizio di un nome o l'inizio di un indirizzo.

Per modificare l'impostazione della partita, fai clic sulla freccia giù accanto al campo della partita e poi fai la tua scelta dal menu a discesa che appare.

Utilizzo dell'opzione Corrispondenza.

Cerca

Se trovi troppe corrispondenze, prova a limitare la ricerca a una parte specifica della tabella con l'aiuto dell'opzione Cerca. Cerca dice al comando Trova di guardare

• A tutti i record nella tabella (l'impostazione predefinita)

  o

• Su o giù dal record corrente

Facendo clic su un record a metà del tavolo e quindi dicendo Accesso alla ricerca Giù da lì confina la ricerca nella parte inferiore della tabella.

Ottimizza le impostazioni di ricerca facendo clic sulla freccia giù accanto alla casella di ricerca e scegliendo l'offerta appropriata dal menu a discesa.

Casella di selezione

La casella di controllo Verifica caso di corrispondenza garantisce che il termine che si cerca sia esattamente uguale al valore memorizzato nel database, inclusi gli stessi caratteri maiuscoli e minuscoli.

Funziona molto bene se stai cercando un nome, piuttosto che una sola parola, in modo che ricco di crema pasticcera topping non venga trovato quando cerchi (maiuscolo R ) Rich nell'intera tabella.

Cerca campi come formattati

Questa opzione indica a Access di guardare la versione formattata del campo piuttosto che i dati effettivi che hai digitato. Con "formattato" questo significa con la formattazione applicata al contenuto: i numeri formattati come percentuali, le date impostate come date brevi o medie, e così via.

Limitare la ricerca in questo modo è utile quando si cercano date, ID unità di conservazione o qualsiasi altro campo con un po 'di formattazione specializzata.

Attiva i campi di ricerca come formattati facendo clic sulla casella di controllo accanto ad essa.

Questa impostazione non funziona con Maiuscole / minuscole, quindi se Maiuscole / minuscole è selezionato, i campi di ricerca come formattati appaiono in grigio. In tal caso, deselezionare Maiuscole / minuscole per riportare la casella di controllo Campi di ricerca come formattati.

La maggior parte delle volte questa opzione non fa molta differenza. In effetti, l'unica volta che probabilmente ti interessa questa particolare opzione Trova è quando (o se) cerchi molti campi altamente formattati.