Come importare dati in Access 2016 - dummies

Se si desidera il database in cui si stanno inserendo i dati in sostituire la fonte in Access 2016, quindi importare. Questa è l'opzione per te se stai creando un database di Access per sostituire un vecchio foglio di lavoro che non soddisfa più le tue esigenze. Importare anche se i dati di origine sono forniti da un fornitore esterno in un formato diverso da un formato di accesso.

Ad esempio, si supponga di ricevere i dati di vendita registrati in contanti da un fornitore esterno su base mensile in formato foglio di calcolo. L'accesso è un ottimo strumento per la creazione di rapporti, quindi puoi importare i dati in Access e utilizzare i suoi strumenti di reporting per generare i tuoi rapporti.

Di seguito sono riportati i passaggi per l'importazione o il collegamento di origini dati al database di Access:

1Aprire il database di Access che manterrà i dati importati.

Dovresti vedere la scheda Dati esterni.

2 Fare clic sulla scheda Dati esterni sulla barra multifunzione.

Il gruppo Importa e collegamento di pulsanti appare sulla barra multifunzione.

Ogni pulsante è collegato a una procedura guidata che guida l'utente attraverso il processo:

Formati di file comuni come Excel o Testo (etichettati come File di testo) hanno i loro pulsanti specifici.

È possibile trovare i formati di file meno comuni utilizzando il pulsante Altro.

3Fare clic sul pulsante corrispondente al formato del file.

Viene visualizzata una finestra di dialogo Ottieni dati esterni specifici per il formato file selezionato.

4Usare il pulsante Sfoglia per selezionare l'origine dati che si desidera importare o collegare ad Access.

Di solito questo è un file. Potrebbe anche essere un sito di SharePoint o una cartella di Outlook.

Se la digitazione di nomi di file non è il tuo caso, fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare il file.

5Seleziona il metodo di archiviazione dei dati.

Qui puoi indicare a Access se importare o collegare i dati. È possibile collegare a tutti i formati di file tranne XML.

6 Seguire i passaggi rimanenti nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni.

Da questo punto in avanti, i passaggi dipendono dal formato di dati che si sta importando. Seguire attentamente le istruzioni. Il peggio che può accadere è che si ottiene una tabella importata (o collegata) piena di parole senza senso. Se lo fai, controlla il formato del file sorgente.

Ad esempio, se la fonte è un file di testo e si ottiene un messaggio senza senso, potrebbe essere necessario confermare che il file di testo è stato salvato come un file delimitato (con un carattere - ad esempio una virgola - posto tra i campi). È anche possibile che il file di origine non sia nel formato corretto (ad esempio, potresti pensare che sia un foglio di calcolo di Excel ma non lo è).

Se si prevede di importare o collegare spesso questo tipo di file, fare clic sulla casella di controllo Salva passi di importazione.(La casella di controllo si troverà nell'ultima schermata della procedura guidata.) Dopo aver selezionato la casella, ti verrà richiesto un nome per l'importazione.

7Il gruppo di importazione della scheda Dati esterni sulla barra multifunzione contiene un pulsante denominato Importa salvate. Puoi usare questo pulsante per richiamare le importazioni salvate ed eseguirle tutte le volte che vuoi.

Le origini dati devono rimanere nelle posizioni originali con i loro nomi originali per rieseguire un'importazione salvata.