Come pagare le bollette con QuickBooks 2012 - dummies

Se utilizzi QuickBooks 2012 per tenere traccia delle fatture che lo devi, non usi la finestra Write Checks per registrare le bollette che vuoi pagare. Piuttosto, dici a QuickBooks di visualizzare un elenco di queste fatture non pagate che hai già registrato, quindi scegli e scegli quali fatture devono pagare QuickBooks e il conto bancario da cui QuickBooks dovrebbe scrivere il conto.

Attenersi alla seguente procedura per pagare le bollette in questo modo:

1. Scegli il comando Fornitori → Fatture pagate.

   QuickBooks visualizza la finestra Pagamenti. Si utilizza la finestra Pagamenti fatture per descrivere il pagamento che si desidera effettuare.

   

2. Descrivi quali bollette vuoi pagare.

   Utilizza i pulsanti di opzione Mostra fatture nella parte superiore della finestra Pagamenti per identificare ciò che vuoi vedere. Selezionare il pulsante di opzione Scadenza o Prima per mostrare solo le fatture scadute entro o prima della data specificata.

   Per specificare la data, inserire la data nella casella Scadenza o Data precedente. Per visualizzare un elenco di tutte le fatture che devi pagare, seleziona il pulsante di opzione Mostra tutte le bollette.

   È possibile utilizzare l'elenco a discesa Sort Bills By per selezionare l'ordine utilizzato da QuickBooks per l'elenco delle fatture. Ad esempio, è possibile ordinare le fatture in base a data di scadenza, data di sconto, fornitore e importo dovuto.

3. Seleziona le bollette che vuoi pagare.

   Per selezionare le fatture che si desidera pagare, fare clic sulla colonna di controllo. La colonna di controllo è la colonna più a sinistra nella lista delle fatture non pagate - è intestata da un segno di spunta. Quando fai clic sulla colonna di controllo, QuickBooks contrassegna la fattura con un segno di spunta.

   Il segno di spunta indica a QuickBooks che si desidera pagare tale fattura. Per deselezionare una fattura, fai nuovamente clic sulla colonna di controllo. QuickBooks rimuove il segno di spunta.

4. (Opzionale) Rivedere una fattura specifica.

   È possibile rivedere le informazioni dettagliate su una fattura specifica facendo prima clic sulla fattura per evidenziarla nell'elenco e facendo quindi clic sul pulsante Vai alla fattura. Quando si esegue questa operazione, QuickBooks visualizza la finestra Enter Bills con le informazioni di fatturazione. Per chiudere la finestra Enter Bills, fare clic sul pulsante Chiudi.

5. Imposta lo sconto e il credito.

   Facendo clic sul pulsante Imposta sconto, QuickBooks visualizza la scheda Sconto della finestra Sconti e crediti. È possibile utilizzare la scheda Sconto per inserire un importo di sconto per la fattura. Se si inserisce un importo di sconto per la fattura, si inserisce anche il conto di sconto. Questo è l'account che viene accreditato per la riduzione - lo sconto - dell'importo corretto.

   

   Se si fa clic sul pulsante Imposta crediti, QuickBooks visualizza la scheda Crediti della finestra di dialogo Sconti e crediti.La scheda Credito elenca eventuali note di credito di questo fornitore. Per applicare una nota di credito all'importo dovuto a un fornitore, fare clic sul pulsante Imposta crediti. QuickBooks contrassegna i crediti applicati posizionando un segno di spunta nella colonna contrassegnata.

   

   Quando si completa il lavoro con la finestra di dialogo Sconti e crediti, fare clic sul pulsante Fine per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla finestra Pagamenti.

   Fare clic sul pulsante Cancella nella finestra di dialogo Sconti e crediti per cancellare i crediti applicati visualizzati nella scheda Crediti.

6. Utilizzare l'elenco a discesa Account di pagamento per selezionare il conto bancario da utilizzare per effettuare i pagamenti.

   Il saldo finale del conto bancario mostra l'elenco a discesa Account pagamento.

7. Utilizzare l'elenco a discesa Metodo di pagamento per selezionare il metodo di pagamento.

   Se si desidera pagare le bollette tramite assegno, ad esempio, selezionare Verifica. Supponendo che si stampino i controlli in QuickBooks, selezionare il pulsante di opzione Da stampare (in caso contrario, selezionare il pulsante di opzione Assegna assegno n. Per consentire a QuickBooks di assegnare il successivo numero di assegno consecutivo).

   È inoltre possibile pagare le bollette con altri metodi, ad esempio con carta di credito e tramite pagamento online (se si è impostato per il pagamento online o l'online banking).

8. Utilizzare la casella Data pagamento per registrare la data di pagamento desiderata.

   L'inserimento della data di pagamento interagisce con la voce del metodo di pagamento. La data di pagamento che imposti, ad esempio, influisce quando viene effettuato un pagamento online. La data di pagamento corrisponde anche alla data di controllo indicata sugli assegni stampati.

9. Dopo aver selezionato le bollette che si desidera pagare e descrivere come si desidera pagare, fare clic su Paga fatture selezionate per pagare le bollette selezionate.

   QuickBooks registra le transazioni di pagamento nel conto bancario per pagare le fatture selezionate. QuickBooks chiude anche la finestra Pagamenti.

10. Completa il tuo compito.

    È ancora necessario stampare tutti gli assegni non stampati necessari per pagare le bollette se si utilizzano assegni per pagare le bollette. È inoltre necessario trasmettere le istruzioni di pagamento online necessarie per pagare le bollette se è così che si è scelto di pagare le bollette.

    Se hai intenzione di scrivere assegni a mano, devi ovviamente scrivere a mano gli assegni e poi spedirli per posta. In altre parole, tutti i QuickBooks a questo punto registrano le transazioni di pagamento nel file di dati di QuickBooks. Non ha ancora influenzato le transazioni. È necessario stampare gli assegni, inviare le istruzioni di pagamento online o scrivere a mano gli assegni!