Come pagare le bollette con QuickBooks 2014 - dummies

Se usi QuickBooks per tenere traccia delle bollette che lo devi, non usi la finestra Write Checks per registrare le bollette che vuoi pagare. Piuttosto, dici a QuickBooks di visualizzare un elenco di queste fatture non pagate che hai già registrato, quindi scegli quali fatture devono pagare QuickBooks e il conto bancario su cui QuickBooks dovrebbe scrivere il conto.

Attenersi alla seguente procedura per pagare le bollette in questo modo:

1Seleziona il comando Venditori → Paghe.

QuickBooks visualizza la finestra Pagamenti. Si utilizza la finestra Pagamenti fatture per descrivere il pagamento che si desidera effettuare.

2D Descrivi quali fatture vuoi pagare.

Utilizza i pulsanti di opzione Mostra fatture nella parte superiore della finestra Pagamenti per identificare ciò che vuoi vedere. Selezionare il pulsante di opzione Scadenza o Prima per mostrare solo le fatture scadute entro o prima della data specificata.

Per specificare la data, inserire la data nella casella Due o prima. Per visualizzare un elenco di tutte le fatture che devi pagare, seleziona il pulsante di opzione Mostra tutte le bollette.

È possibile utilizzare l'elenco a discesa Ordina per per selezionare l'ordine utilizzato da QuickBooks per l'elenco delle fatture. Ad esempio, è possibile ordinare le fatture in base a data di scadenza, data di sconto, fornitore e importo dovuto.

3Seleziona le bollette che vuoi pagare.

Per selezionare le fatture che si desidera pagare, fare clic sulla colonna di controllo. (La colonna di controllo è la colonna più a sinistra nell'elenco delle fatture non pagate, è preceduta da un segno di spunta.) Quando si fa clic sulla colonna di controllo, QuickBooks contrassegna la fattura con un segno di spunta. Il segno di spunta indica a QuickBooks che si desidera pagare tale fattura.

Per deselezionare una bolletta, fare nuovamente clic sulla colonna di controllo. QuickBooks rimuove il segno di spunta.

4 (Opzionale) Rivedere una fattura specifica.

È possibile rivedere le informazioni dettagliate su una fattura specifica facendo prima clic sulla fattura per evidenziarla nell'elenco e quindi facendo clic sul pulsante Vai alla fattura. Quando si esegue questa operazione, QuickBooks apre la finestra Enter Bills, visualizzando le informazioni di fatturazione. Per chiudere la finestra Enter Bills, fare clic sul pulsante Chiudi.

5 Impostare lo sconto.

Se si fa clic sul pulsante Imposta sconto, QuickBooks visualizza la scheda Sconto della finestra di dialogo Sconti e crediti. È possibile utilizzare la scheda Sconto per inserire un importo di sconto per la fattura. Se si inserisce un importo di sconto per la fattura, si inserisce anche il conto di sconto. Questo è l'account che viene accreditato per la riduzione - lo sconto - dell'importo corretto.

6Impostare il credito e fare clic su Fine.

Se si fa clic sul pulsante Imposta crediti della finestra Pagamenti fatture, QuickBooks visualizza la scheda Crediti della finestra di dialogo Sconti e crediti.La scheda Crediti elenca eventuali note di credito di questo venditore. Per applicare una nota di credito all'importo dovuto a un fornitore, fare clic sul pulsante Imposta crediti. QuickBooks contrassegna i crediti applicati posizionando un segno di spunta nella colonna contrassegnata.

Quando si completa il lavoro con la finestra di dialogo Sconti e crediti, fare clic sul pulsante Fine per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla finestra Pagamenti.

Fare clic sul pulsante Cancella nella finestra di dialogo Sconti e crediti per cancellare i crediti applicati visualizzati nella scheda Crediti.

7Usare l'elenco a discesa Account di pagamento per selezionare il conto bancario da utilizzare per effettuare i pagamenti.

Il saldo finale per il conto bancario mostra l'elenco a discesa Account.

8Usare l'elenco a discesa Metodo di pagamento per selezionare il metodo di pagamento.

Se si desidera pagare le bollette tramite assegno, ad esempio, selezionare Verifica. Supponendo che stamperai i controlli in QuickBooks, seleziona il pulsante di opzione Da stampare; in caso contrario, selezionare il pulsante di opzione Assegna numero di controllo per consentire ai QuickBooks di assegnare il successivo numero di assegno consecutivo.

È inoltre possibile pagare le bollette con altri metodi, ad esempio con carta di credito e tramite pagamento online (se si è impostato per il pagamento online o l'online banking).

9Usare la casella Data pagamento per registrare la data di pagamento.

Questa voce interagisce con la voce del metodo di pagamento. La data di pagamento che imposti, ad esempio, influisce quando viene effettuato un pagamento online. La data di pagamento corrisponde anche alla data indicata sugli assegni stampati.

10Dopo aver selezionato le fatture che si desidera pagare e descrivere come si desidera pagare, fare clic su Paga fatture selezionate.

QuickBooks registra le transazioni di pagamento nel conto bancario per pagare le fatture selezionate e chiude la finestra Pagamenti.

11Completa il tuo compito.

Hai ancora bisogno di stampare tutti gli assegni non stampati necessari per pagare le bollette se usi assegni per pagare le bollette. È inoltre necessario trasmettere le istruzioni di pagamento online necessarie per pagare le bollette, se è così che hai scelto di pagare le bollette. Se hai intenzione di scrivere assegni a mano, devi ovviamente scrivere a mano gli assegni e poi spedirli per posta.

In altre parole, tutti i QuickBooks a questo punto registrano le transazioni di pagamento nel file di dati di QuickBooks. È necessario stampare gli assegni, inviare le istruzioni di pagamento online o scrivere a mano gli assegni!