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Se capisci un paio di elementi di grandi dimensioni - cosa fa la contabilità e quali sistemi contabili - sin dall'inizio, tu? Scopriremo che il processo di installazione di QuickBooks ha molto più senso.
Cosa conta
Pensa a cosa conta la contabilità. Le persone possono discutere dei piccoli dettagli, ma la maggior parte sarebbe d'accordo che la contabilità faccia le seguenti quattro cose importanti:
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Misura profitti e perdite
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Rapporti sulle condizioni finanziarie di un'impresa (sue attività, passività e patrimonio netto)
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Fornisce registrazioni dettagliate delle attività, delle passività e dei conti azionari del proprietario
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Fornisce informazioni finanziarie a stakeholder, in particolare per la gestione
Quali sistemi contabili fanno
Ora diamo una breve occhiata a quali sistemi contabili, o almeno a quali sistemi di contabilità per piccole imprese, tipicamente fanno:
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Produce rendiconti finanziari, inclusi conti economici, bilanci e altri rapporti contabili.
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Genera moduli aziendali, inclusi assegni, buste paga, fatture, dichiarazioni clienti e così via.
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Conservare i registri dettagliati dei clienti chiave, inclusi contante, crediti (importi che i clienti devono un'azienda), debiti da pagare (importi che un'azienda deve ai suoi fornitori), articoli di magazzino, immobilizzazioni e così via.
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Eseguire funzioni di gestione delle informazioni specializzate. Ad esempio, nel settore dell'editoria, gli editori di libri pagano spesso i diritti d'autore degli autori. Quindi la contabilita 'delle royalty e' un compito che tipicamente i sistemi contabili degli editori di libri devono fare.
Cosa QuickBooks fa
Va bene, dopo aver capito cosa fa la contabilità e quali sistemi contabili tipicamente fanno, puoi vedere con una certa prospettiva cosa fa QuickBooks:
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Produce bilanci
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Genera molte forme di business comuni, tra cui assegni, buste paga, fatture clienti, dichiarazioni clienti, note di credito e ordini di acquisto
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Mantiene i record dettagliati di una manciata di account principali: contanti, conti clienti, conti da pagare e inventario in semplici impostazioni
QuickBooks fa tre dei quattro cose che ci si aspetterebbe da un sistema di contabilità. Tuttavia, QuickBooks non fornisce la contabilità specializzata. Ad esempio, QuickBooks non esegue la contabilizzazione delle royalty.
E ora per le cattive notizie
Quindi QuickBooks fa tre delle quattro cose che i sistemi contabili fanno, ma non fa tutto. QuickBooks è spesso una soluzione di contabilità incompleta. Stai attento, quindi, a stabilire le tue aspettative. In genere, è inoltre necessario individuare soluzioni alternative per alcuni dei tuoi requisiti di contabilità speciali.
QuickBooks offre agli utenti e alle aziende molta flessibilità. Quindi, tornando all'esempio precedente, un editore di libri può fare molto di ciò che deve fare per la contabilizzazione delle royalty in QuickBooks. Questo lavoro di contabilità delle royalty richiede semplicemente una certa quantità di giocherellando mentre l'azienda sta configurando QuickBooks.
Tuttavia, QuickBooks (o almeno le versioni più popolari di QuickBooks) subisce un paio di punti deboli significativi:
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QuickBooks Pro non fornisce un buon modo per gestire la produzione di inventario. Tuttavia, QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise Solutions supportano la semplice contabilità di produzione.
E QuickBooks Enterprise Solutions fornisce alcune funzionalità aggiuntive di gestione dell'inventario (più siti di inventario, tracciabilità del numero di lotto e di serie e costo FIFO) come parte della sua funzione di inventario avanzato. (Queste versioni di QuickBooks aiutano a tenere conto del processo di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti e anche di gestire alcune complessità di inventario reali.)
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Solo le soluzioni aziendali QuickBooks gestiscono la situazione di archiviazione delle scorte in più posizioni. In altre parole, QuickBooks Pro e QuickBooks Premier mostrano semplicemente, ad esempio, che hai 3, 000 widget. Non ti consente di tenere traccia del fatto che hai a disposizione 1, 000 widget nel magazzino, 500 widget nel punto A e 1, 500 widget nel punto vendita B.
Nonostante il fatto che QuickBooks possa essere un soluzione incompleta e non può gestire l'inventario nel modo desiderato o necessario, QuickBooks è ancora un'ottima soluzione. No, aspetta, non è abbastanza forte. Cosa fa QuickBooks, lo fa molto bene.
È molto più probabile che un prodotto software di contabilità con 600 utenti, ad esempio, venga interrotto piuttosto che un prodotto come QuickBooks, che ha 4 milioni di clienti.
