Come registrare i pagamenti dei clienti in QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 semplifica la registrazione dei pagamenti dei clienti. Se i tuoi clienti non ti pagano sempre in anticipo per i loro acquisti, devi registrare un altro tipo di pagamento: i pagamenti che i clienti effettuano per pagare o pagare quello che li hai fatturati. Per registrare i pagamenti, ovviamente, devi prima registrare le fatture per il cliente.

Se si emettono note di credito che i clienti possono utilizzare per ridurre gli importi dovuti, è inoltre necessario registrare le note di credito per ciascun cliente. Il resto è facile.

Per accedere a una vasta gamma di informazioni sui clienti tutto in un'unica pagina, fare clic sull'icona Clienti nella barra delle icone o selezionare Clienti → Centro clienti. Viene visualizzato il Centro clienti, che elenca i saldi in sospeso per tutti i clienti e le informazioni dettagliate per il cliente selezionato nell'elenco Clienti e lavori.

Per visualizzare la finestra Ricevi pagamenti, fare clic sull'icona Ricevi pagamenti nella schermata iniziale o fare clic sull'icona Centro clienti e selezionare il cliente desiderato. Fai clic su Nuove transazioni e Ricevi pagamenti o scegli Clienti → Ricevi pagamenti dai menu in alto. Quindi descrivere il pagamento del cliente e le fatture pagate. Se vuoi i dettagli cruenti, leggi i seguenti passaggi:

1. Scegli Clienti → Ricevi pagamenti.

   Viene visualizzata la finestra Ricevi pagamenti.

   

2. Identifica il cliente e, se necessario, il lavoro.

   Attivare l'elenco a discesa Ricevuti da e selezionare il cliente (e il lavoro, se necessario) facendo clic sul suo nome. QuickBooks elenca le fatture aperte o non pagate per il cliente nella casella di riepilogo nella parte inferiore della finestra.

3. Specificare la data di pagamento.

   Premere Tab per spostare il cursore sulla casella di testo Data e digitare la data corretta nel formato MM / GG / AAAA. Per modificare la data, puoi utilizzare i codici segreti di modifica della data.

4. Inserire l'importo del pagamento.

   Spostare il cursore sul campo Quantità e digitare l'importo del pagamento del cliente. Nota: Se il cliente paga con una carta di credito e il tuo merchant bank deduce una commissione dai singoli pagamenti, registra l'intero importo del pagamento su questa schermata di pagamento e la commissione mercantile più tardi nella schermata Deposito.

5. (Facoltativo) Specificare il metodo di pagamento.

   Attiva Pmt. Metodo elenco a discesa e scegliere il metodo di pagamento.

6. (Facoltativo) Immettere il numero di controllo.

   Puoi indovinare come funziona, giusto? Sposta il cursore sul campo # di riferimento. Quindi si digita il numero di controllo dal controllo del cliente. Hai bisogno di completare questo passaggio? Nah. Ma questo bit di informazioni potrebbe essere utile se tu o il cliente più tardi si finisce con domande su quali assegni vengono pagati per quali fatture.

7. (Facoltativo) Aggiungi una descrizione di promemoria.

   Usa la descrizione del Memo per memorizzare alcune informazioni che ti aiuteranno in qualche modo. Si noti che questo campo viene stampato sull'estratto conto cliente.

8. Se il cliente ha crediti in sospeso, decidi se applicarli a questo pagamento.

   QuickBooks totalizza gli importi di qualsiasi credito esistente del cliente. Possono essere qualsiasi cosa, da un pagamento in eccesso su una precedente fattura a un credito di ritorno o qualsiasi altra cosa.

   Quando crei una nuova fattura, QuickBooks ti informa che sono disponibili crediti sull'account del cliente e chiede se desideri applicare uno di questi alla nuova fattura.

   Se si desidera applicare una nota di credito a una specifica fattura aperta, selezionare la fattura e quindi fare clic sul pulsante Sconti e crediti. Quando QuickBooks visualizza la scheda Crediti della finestra di dialogo Sconti e crediti, fai clic sulla nota di credito che desideri applicare, quindi fai clic su Fine.

9. Identifica quali fatture aperte il cliente sta pagando.

   Per impostazione predefinita, QuickBooks applica automaticamente il pagamento alle fatture aperte, a partire dalla fattura aperta più vecchia. È possibile modificare questa applicazione inserendo gli importi nella colonna Pagamento. Fai semplicemente clic sull'importo del pagamento della fattura aperta e inserisci l'importo corretto.

   Puoi lasciare una parte del pagamento non applicata se lo desideri. QuickBooks chiede quindi cosa vuoi fare con il pagamento in eccesso: puoi lasciare l'importo sul conto da applicare o rimborsare l'importo al cliente o al cliente. Se si registra un pagamento insufficiente, QuickBooks chiede se si desidera semplicemente lasciare l'importo non pagato seduto lì o si desidera invece cancellare il saldo residuo.

   Se si desidera applicare il pagamento del cliente alle fatture aperte più vecchie, fare clic sul pulsante Applica pagamento automatico. Se desideri annullare i pagamenti che hai già applicato per aprire le fatture, fai clic sul pulsante Disattiva pagamento. Pagamento non applicato e Pagamento automatico sono lo stesso pulsante. QuickBooks cambia il nome del pulsante, a seconda che tu abbia già applicato i pagamenti.

   

10. Regola il pagamento anticipato o altri sconti, se necessario.

    Se offri termini di pagamento che includono uno sconto di pagamento anticipato, QuickBooks riduce automaticamente l'importo originale della fattura aperta per lo sconto di pagamento anticipato specificato per calcolare l'importo corretto dovuto se il pagamento è datato entro il periodo di sconto.

    Per specificare altri sconti, selezionare la fattura aperta che si desidera regolare. Quindi fare clic sul pulsante Sconto e crediti. Con poca o nessuna esitazione, viene visualizzata la scheda Sconto della finestra di dialogo Sconti e crediti.

    Digitare l'importo in dollari dello sconto nella casella di testo Quantità di sconto. Quindi specificare l'account spese che si desidera utilizzare per tracciare gli sconti attivando l'elenco a discesa Account sconto e selezionando uno degli account.

    

    Al termine, fai clic su Fine per tornare alla finestra Ricezione pagamenti.

11. Registra le informazioni di pagamento del cliente.

    Dopo aver identificato le fatture che il cliente paga, l'importo non applicato dovrebbe probabilmente mostrare come zero - sei pronto per registrare le informazioni di pagamento del cliente.Puoi farlo facendo clic sul pulsante Salva e Nuovo o sul pulsante Salva e Chiudi. QuickBooks salva il pagamento del cliente mostrato sullo schermo. Se fai clic su Salva e Nuovo, QuickBooks visualizza una finestra di ricezione pagamenti vuota in modo che tu possa inserire un altro pagamento.