Come registrare le bollette tramite Enter Bills Windows in QuickBooks 2017 - dummies

Quando arriva una fattura, la prima cosa da fare è registrarlo in QuickBooks 2017. Puoi registrare le fatture tramite la finestra Enter Bills o il conto fornitori. Se si prevede di tenere traccia delle bollette per spesa e articolo, è necessario utilizzare la finestra Enter Bills.

Per registrare una fattura attraverso la finestra Enter Bills, segui questi passaggi:

1. Scegli fornitori → Inserisci fatture. In alternativa, fare clic sull'icona Inserisci fatture nell'area Venditori sulla home page. Sicuramente noterete che la metà superiore di questa finestra sembra molto simile a un assegno, e questo perché gran parte delle informazioni che inserite qui finisce con l'assegno che scrivete per pagare il conto. (Se vedi la parola Credito nella parte superiore del modulo anziché Bill, seleziona il pulsante di opzione Bill nell'angolo in alto a sinistra.Puoi anche usare questa schermata per inserire credito promemoria dei fornitori.)

   

2. Seleziona il nome del venditore che stai pagando. Se si desidera pagare questa fattura a un fornitore che è già presente nell'elenco dei fornitori, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso alla fine della riga del fornitore e selezionare il fornitore. (Quindi QuickBooks riempie automaticamente la finestra Enter Bills con tutte le informazioni che può ricordare.) Se questo fornitore è nuovo, QuickBooks ti chiede di aggiungere o impostare rapidamente alcune informazioni sul venditore: l'indirizzo, il limite di credito, i termini di pagamento e presto. Fornisci queste informazioni nella finestra Nuovo fornitore.

   Se si dispone di uno o più ordini di acquisto non completati con il fornitore selezionato, QuickBooks chiede se si desidera ricevere un ordine di acquisto. Fai clic su Sì se lo fai o su No se non lo fai. Se si sceglie di ricevere un ordine di acquisto, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Apri ordini di acquisto. Elenca gli ordini di acquisto aperti che hai registrato.

   Quando selezioni uno o più ordini di acquisto da ricevere contro, QuickBooks riempie gli articoli e gli importi da questi ordini per te, che puoi modificare se necessario. Al termine della finestra di dialogo Apri ordini di acquisto, fare clic su OK per tornare alla finestra Enter Bills.

   

   Per creare un ordine d'acquisto, che è una registrazione degli articoli ordinati dai fornitori, selezionare Fornitori → Crea ordini d'acquisto. Quando QuickBooks visualizza la finestra Crea ordini d'acquisto, descrivi il tuo ordine. A proposito, stampa e modifica gli ordini d'acquisto, nello stesso modo in cui stampi fatture e note di credito.

3. Selezionare i termini di pagamento che descrivono quando il conto è dovuto. Nella riga Termini, apri l'elenco a discesa e scegli i termini di pagamento (se le informazioni non sono già presenti da quando hai impostato il fornitore).
4. (Opzionale) Immettere il numero di riferimento del fornitore. Se si immette il numero di riferimento del fornitore per la fattura, questo è probabilmente solo il numero di fattura o il numero di conto: il numero di riferimento viene stampato sul buono che fa parte del controllo stampato.
5. (Facoltativo) Immettere un memo per descrivere la fattura. È possibile inserire una nota nella casella di testo Memo. La nota inserita viene visualizzata nel registro A / P.
6. Spostare il cursore verso il basso nella colonna Account della scheda Spese e inserire il nome di un account di spesa. È probabile che tu voglia inserire il nome di un account di spesa già presente nel piano dei conti. In questo caso, fai clic sulla freccia giù per visualizzare un elenco di tutti i tuoi account. Probabilmente devi scorrere verso il basso l'elenco per arrivare ai conti spese. (Un modo rapido per spostarsi verso il basso dell'elenco è iniziare a digitare il nome dell'account: si passa direttamente alla lista.) Fare clic sull'account rappresentato da questo conto. (Molto probabilmente, si tratta di forniture o qualcosa del genere.)

   Se è necessario creare una nuova categoria di account di spesa per questa bolletta, selezionare Aggiungi nuovo dalla parte superiore dell'elenco. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo account. Compila le informazioni e clicca OK.

   Cosa succede se i soldi che stai pagando a causa di questo conto possono essere suddivisi tra due, tre o quattro conti spese? Basta cliccare sotto l'account che hai appena inserito. Appare la freccia giù. Fare clic per inserire un altro account di spesa, e un altro, e un altro se è necessario.

7. Passa alla colonna Quantità, se necessario, e modifica i numeri. Se stai dividendo questo conto tra più account, assicurati che i numeri nella colonna Importo aggiungano al totale del conto.
8. (Facoltativo) Immettere le parole di spiegazione o saggezza nella colonna Memo.
9. (Facoltativo) Assegnare la spesa a un cliente: lavoro. Se si prevede di essere rimborsati per queste spese, o se si desidera semplicemente tenere traccia delle spese per lavoro, inserire il cliente che sta per rimborsare. Inserisci un importo per ciascun account, se necessario. Puoi utilizzare la freccia giù per trovare i clienti e quindi fare clic su di essi.
10. (Facoltativo) Assegna la spesa a una classe. Puoi anche tenere traccia delle spese per classe inserendo voci nella colonna Classe. Nota la solita freccia in giù e fai clic per visualizzare un elenco di classi. (Non vedi una colonna di classe a meno che tu non abbia detto a QuickBooks che vuoi usare le classi.)

    Se vuoi che QuickBooks tenga traccia delle spese per classe, puoi impostarlo per farlo. Per configurare QuickBooks per tenere traccia delle spese, selezionare Modifica → Preferenze. Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Preferenze, fare clic sull'icona Contabilità, fare clic sulla scheda Preferenze dell'azienda, quindi selezionare la casella di controllo Usa tracciamento classe.

    Se lo desideri, fai clic sul pulsante Ricalcola per calcolare le spese.

11. Utilizzare la scheda Elementi per registrare i vari articoli rappresentati dalla fattura. Fai clic sulla scheda Elementi. Inserisci gli articoli che hai acquistato e i prezzi che hai pagato per loro.

    Se ti rendi conto dopo aver completato parzialmente il conto che la fattura effettivamente paga un ordine di acquisto, fai clic sul pulsante Seleziona PO, che appare sulla barra principale della finestra Enter Bills.

    Dall'elenco a discesa Fornitore, selezionare il nome del fornitore che ha inviato la fattura. Nell'elenco degli ordini di acquisto aperti, fare clic sulla colonna a sinistra per inserire un segno di spunta accanto all'ordine di acquisto (o agli ordini) per il quale si sta pagando. Abbastanza facile? Fai clic su OK quando hai finito; QuickBooks compila automaticamente la scheda Articoli.

12. Passa alla colonna Articolo e inserisci un nome per l'oggetto. Notare la freccia giù in questa colonna. Fare clic per visualizzare l'elenco degli articoli. L'articolo che stai pagando appare in questo elenco? In tal caso, fare clic su quell'elemento. In caso contrario, selezionare Aggiungi nuovo dalla cima dell'elenco e compilare la finestra Nuovo elemento.
13. Compila il resto delle righe di elementi nella scheda Elementi. Puoi inserire tutti gli articoli che stai acquistando qui. Assicurati che la scheda Articoli mostri con precisione gli articoli che stai acquistando, i relativi costi e le loro quantità. Se lo desideri, fai clic sul pulsante Ricalcola per totalizzare gli elementi.
14. Salva il conto. Fare clic su Salva e Nuovo per salvare il record della fattura e quindi inserire un'altra fattura. Oppure fai clic su Salva e chiudi per registrare la fattura ma non inserire un'altra fattura.

Proprio come nel caso delle finestre relative ai clienti (come la finestra Crea fatture), QuickBooks visualizza informazioni storiche su un venditore nella barra laterale destra. È possibile alternare tra fornitore e transazioni, eseguire report rapidi e collegarsi rapidamente a fatture, fatture e altre note precedenti o in sospeso su un cliente con cui si intrattengono rapporti commerciali.