Come impostare le preferenze di contabilità in QuickBooks 2011 - dummies

È possibile specificare come funziona QuickBooks impostando le preferenze. In effetti, molto di quello che fai quando esegui QuickBooks 2011 EasyStep Interview (quando configuri QuickBooks) fornisce informazioni che QuickBooks usa per impostare le tue preferenze.

Ad esempio, se si indica che si addebita l'imposta sulle vendite dei clienti, l'intervista EasyStep descrive in che modo l'imposta sulle vendite dovrebbe funzionare per la propria attività utilizzando le preferenze fiscali delle vendite.

La scheda Le mie preferenze del set Preferenze di contabilità fornisce una singola opzione: è possibile indicare ai QuickBooks che si desidera che vengano caricate automaticamente le informazioni quando si registra una registrazione a giornale generale.

La scheda Preferenze dell'azienda fornisce le seguenti cinque caselle di controllo contabilità generale oltre alle impostazioni della data di chiusura.

• Usa numeri di conto: La casella di controllo Usa numeri di conto, se selezionata, consente di inserire un numero di conto per una transazione.

• Richiedi account: La casella di controllo Richiedi account, se selezionata, indica a QuickBooks che è necessario specificare un account per una transazione.

• Usa tracciamento classe: la casella di controllo Utilizza tracciamento classe consente di indicare a QuickBooks che si desidera utilizzare non solo account per tenere traccia delle informazioni finanziarie ma anche classi . Puoi tenere traccia delle spese utilizzando categorie come salari, affitto e forniture. Le classi, quindi, ti forniscono un modo per tenere traccia di queste informazioni in un'altra dimensione.

• Assegna automaticamente numero di registrazione a giornale generale: Questa casella di controllo indica a QuickBooks di assegnare numeri alle voci a giornale generali immesse utilizzando il comando Crea registrazione a giornale. Vuoi lasciare questa casella di controllo selezionata.

• Avvisa quando si registra una transazione su Guadagni trattenuti: Questa casella di controllo indica a QuickBooks di visualizzare un messaggio di avviso ogni volta che tu o qualcun altro tenti di addebitare o accreditare direttamente il suo conto delle entrate conservate.

• Avvertenze sulla data: Le caselle Avviso data indicano ai QuickBooks di avvertirti quando tu o qualcun altro entri in una transazione con una data troppo lontana nel passato o troppo lontano nel futuro. Devi anche specificare quanti giorni sono troppo lontani nel passato o troppo lontani nel futuro.

• Impostazioni della data di chiusura: La casella Data di chiusura consente di identificare una data prima della quale il file di dati di QuickBooks non può essere modificato. In altre parole, se si imposta la data di chiusura al 31 dicembre 2010, si comunica a QuickBooks che non si desidera apportare alcuna modifica al file di dati QuickBooks prima di questa data.

Le versioni precedenti di QuickBooks consentono anche di attivare e disattivare una funzionalità di traccia di controllo utilizzando la scheda Preferenze della società delle Preferenze di contabilità.Tuttavia, dal 2007 QuickBooks fornisce un audit trail always-on, in modo che non si veda più una casella di controllo Audit Trail nella preferenza di accounting. A proposito, una pista di controllo mantiene semplicemente un elenco di chi effettua le modifiche alle transazioni. I ragionieri, prevedibilmente, amano le piste di controllo. Le tracce di controllo consentono a qualcuno, come il tuo CPA, di entrare dopo il fatto e capire perché un saldo del conto è quello che è.