Come ordinare i dati in Access 2016 - dummies

Pochissimi database Access sono organizzati in liste alfabetiche semplici e convenienti. Non inserisci i tuoi record alfabeticamente; li inserisci nell'ordine in cui vengono da te. Che cosa fai quando hai bisogno di un elenco di prodotti nell'ordine del numero di prodotto o di un elenco di indirizzi nell'ordine di codice postale in questo momento?

Ordinamento per un singolo campo

La soluzione si trova nei comandi di ordinamento, che sono incredibilmente facili da usare. I comandi di ordinamento si trovano nella scheda Home della barra multifunzione, nella sezione Ordinamento e filtro. I due pulsanti (crescente e decrescente) fanno abbastanza bene il lavoro:

• Ordina crescente ordina i tuoi record dall'alto al basso:

  • I record che iniziano con A sono all'inizio e i record che iniziano con Z sono alla fine.

  • Se il campo contiene dati numerici (che siano numeri veri o campi di testo breve che memorizzano codici postali o campi valuta che memorizzano i prezzi), un ordinamento crescente li mette in ordine dal numero più basso al più alto.

• Ordinamento decrescente consente di ordinare i record dal basso verso l'alto:

  • I record che iniziano con Z sono nella parte superiore e i record iniziano con A sono in fondo alla lista.

  • Se il campo contiene dati numerici, un ordinamento Discendente inserisce i record in ordine dal numero più alto al più basso.

Se, dopo l'ordinamento in ordine crescente o decrescente, si desidera rimettere le cose come erano - nell'ordine appena prima di fare clic su uno di questi pulsanti - fare clic sul pulsante Rimuovi ordinamento, situato appena sotto i pulsanti Crescente e Discendente in il gruppo Sort & Filter.

Ordinamento su più di un campo

Che cosa succede se si desidera ordinare per più campi, ad esempio per codice di avviamento postale, e quindi all'interno di tale ordinamento, si desidera che tutte le persone con lo stesso codice di avviamento postale apparire nell'ordine del cognome? O forse vuoi ordinare tutti i tuoi clienti per un campo Stato e quindi all'interno di ogni gruppo di clienti che crea, per ordinare secondo il saldo corrente? Dovresti utilizzare i seguenti passaggi per nidificare un ordinamento all'interno di un altro.

Puoi ordinare per più di una colonna alla volta in questo modo:

1. Fai clic sull'intestazione della prima colonna per ordinare.

   L'intera colonna è evidenziata.

2. Tenere premuto il tasto Maiusc e fare clic sull'intestazione dell'ultima colonna per ordinare.

   Tutte le colonne dal primo all'ultimo sono evidenziate.

3. Scegliere Ordinamento crescente o Ordinamento decrescente.

   L'ordinamento viene sempre eseguito da sinistra a destra.

   In altre parole, non è possibile ordinare in base al contenuto della quarta colonna e al suo interno dal contenuto della terza colonna.

L'ordinamento ha la sua peculiarità quando si lavora con i numeri in un campo di testo.Quando si ordina un campo con numeri mescolati con spazi e lettere (come gli indirizzi stradali), Access classifica i numeri come se fossero lettere, non numeri. Questo comportamento significa che Access inserisce (diciamo) "1065 W. Orange Street" prima di "129 Mulberry Street. "(Grazie al modo particolare in cui il tuo computer ordina le informazioni, lo 0 nella seconda posizione di 1065 viene prima del 2 nella seconda posizione di 129.)