Come utilizzare la scheda Documenti in Salesforce - dummies

Prima dell'aggiunta di Salesforce Content, è possibile memorizzare i file in Salesforce nella scheda Documenti. Sebbene non sia robusto come il Contenuto, la scheda Documenti è ancora disponibile e utile in molti modi. Ad esempio, puoi ospitare immagini referenziate in modelli di email, app personalizzate, campi e persino Force. com siti nella scheda Documenti. Questi file in genere non cambiano spesso e sicuramente non è necessario collaborare, quindi è possibile continuare a memorizzarli facendo clic sulla scheda Documenti.

Puoi anche pensare alla scheda Documenti come a un posto in cui gli amministratori di sistema alloggiano i file. Tuttavia, se è necessaria la possibilità di visualizzare in anteprima i file, collaborare su di essi con Chatter o archiviare file più grandi, tali file appartengono a Salesforce Content.

Creazione di cartelle nella Libreria documenti

Per creare una cartella documenti, è necessario prima disporre dell'autorizzazione Gestisci documenti pubblici. (Se non sei sicuro di averlo, puoi scoprire rapidamente se hai superato il Passaggio 1 nell'elenco seguente. Se non riesci a superare il Passaggio 1, chiedi all'amministratore di aiutarti.) Per continuare, vai alla scheda Documenti e segui questi passaggi:

1. Fare clic sul collegamento Crea nuova cartella sotto l'intestazione Cartelle documenti. Viene visualizzata una pagina Nuova cartella documenti.
2. Digitare un nome per la cartella nel campo Cartella documenti.
3. Utilizzare l'elenco a discesa Accesso a cartella pubblica per selezionare i diritti di accesso.
4. Fare clic sui pulsanti di opzione per selezionare chi deve avere accesso alla cartella.
5. Al termine, fai clic su Salva. Viene visualizzata la pagina Documenti del nome della cartella e puoi iniziare ad aggiungere nuovi documenti alla tua nuova cartella.

Aggiunta di documenti

Prima che i rappresentanti possano iniziare a utilizzare i documenti in Salesforce, tu o qualcuno della tua azienda devi prima aggiungere i documenti alla Libreria documenti.

Durante il caricamento di documenti, il limite della dimensione del file su ogni singolo file è 5 MB. Per alcune aziende, questa può essere la dimensione media di una presentazione di PowerPoint o di un file PDF con elementi grafici, quindi pianificare di conseguenza.

Per aggiungere un documento e caricare il suo file, accedere a Salesforce e seguire questi passaggi:

1. Fare clic sul segno più in alto a destra delle schede e quindi selezionare Documenti. Viene visualizzata una pagina Carica nuovo documento.
2. Digitare un nome per il file nel campo Nome documento. Se vuoi che il nome del documento sia esattamente uguale al nome del file, lascia vuoto questo campo. Dopo aver selezionato il file, il nome file popola automaticamente il campo Nome documento vuoto.
3. Selezionare la casella di controllo Solo per uso interno solo se si desidera che questo documento sia riservato.Se si seleziona questa casella di controllo, non si modifica l'accesso al documento, ma si contrassegna agli utenti finali di non inviare il file all'esterno dell'azienda.
4. Seleziona la casella di controllo Immagine disponibile esternamente solo se stai caricando un'immagine che invierai in modelli di email HTML alle persone che dovrebbero visualizzarla senza dover accedere a Salesforce per vederla. Ad esempio, i logo o i footer di intestazioni dovrebbero avere questa casella selezionata.
5. Utilizzare l'elenco a discesa Cartella per selezionare una cartella. Se non hai ancora creato la cartella appropriata o non hai accesso in lettura / scrittura alla cartella corretta, puoi prima archiviare il file nella cartella I miei documenti personali e rielaborare il documento in un secondo momento.
6. Nel campo Descrizione, digitare una breve descrizione del documento.
7. Nel campo Parole chiave, digita le parole chiave che aiuteranno i tuoi utenti finali a trovare il documento. Salesforce fornisce uno strumento di ricerca Trova documenti nella home page di Documenti, pertanto è necessario selezionare le parole chiave che si ritiene possano essere inserite dagli utenti. Ad esempio, se aggiungi un case study, puoi inserire parole chiave che includono prodotti pertinenti, nomi di clienti, sfide e così via che i rappresentanti di vendita potrebbero utilizzare per riferimenti incrociati.
8. Sotto il passaggio Seleziona il file, il pulsante di opzione Inserisci il percorso è selezionato per impostazione predefinita, quindi è sufficiente fare clic sul pulsante Sfoglia per selezionare il file desiderato. Viene visualizzata una finestra di dialogo Scegli file.
9. Seleziona un file dalle cartelle sul tuo computer e fai clic su Apri. La finestra di dialogo si chiude e il percorso del documento viene inserito nel campo File da caricare.
10. Al termine del caricamento, la pagina del record documento riappare in modalità Salvata con le informazioni sul documento e un collegamento per visualizzare il documento.

Utilizzo dei documenti

Dopo aver creato i documenti in Salesforce, è possibile utilizzarli in vari modi nel corso della vendita. È possibile cercare documenti dalla home page di Documenti o sfogliare le cartelle dei documenti. Puoi sfruttare un'immagine che è stata caricata dalla scheda Documenti, in Modelli e-mail. Se sei un amministratore, puoi personalizzare il logo nell'angolo in alto a sinistra di Salesforce con un'immagine caricata, a condizione che sia al massimo di 20KB e 300 pixel di larghezza per 55 pixel di altezza.