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Dopo aver registrato il budget in QuickBooks, è possibile confrontare i risultati finanziari effettivi con gli importi preventivati scegliendo i comandi dal sottomenu Budget e previsioni visualizzato da QuickBooks. Quando si seleziona il comando Rapporti → Budget e previsioni, QuickBooks fornisce diversi rapporti sul budget, descritti nel seguente elenco:
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Panoramica del budget: questo rapporto riepiloga gli importi preventivati. Puoi usarlo per controllare e controllare il tuo budget.
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Budget vs. Effettivo: questo rapporto consente di confrontare le informazioni del conto economico con le informazioni sul conto economico effettivo. Il rapporto, quindi, consente di confrontare le entrate e le spese previste con le entrate e le spese effettive.
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Rendimento del profitto e perdita del budget: questo rapporto consente di confrontare le entrate effettive, le spese e i profitti con le entrate, le spese e i profitti previsti.
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Budget vs. grafico effettivo: questo grafico non è un rapporto. È un grafico che mostra informazioni budgetate e reali.
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Panoramica delle previsioni: questo rapporto riepiloga una previsione di QuickBooks. Una previsione è fondamentalmente una previsione sulle entrate e il flusso di cassa futuri. Usi le previsioni per fare una pianificazione "what if".
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Previsione contro effettivo: questo rapporto confronta una previsione con ciò che effettivamente è accaduto.
Il modo in cui si utilizzano le informazioni di un report di budgeting è la chiave - e anche il segreto per ottenere valore dagli sforzi di budgeting. Con un budget ben costruito e di buon senso, puoi cercare le differenze tra il tuo budget e i tuoi risultati finanziari effettivi.
Si desidera utilizzare il budget per individuare le situazioni in cui, ad esempio, una voce di spesa è troppo bassa, una voce di asset è troppo alta o un numero di entrate sta seguendo ciò che si aspetta. Le differenze tra risultati attesi e risultati effettivi indicano risultati imprevisti. I risultati inaspettati spesso suggeriscono problemi … o opportunità.
Pensa ai seguenti esempi di varianza e quali potrebbero essere le varianti:
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Le entrate mensili sono $ 40, 000 invece di $ 50.000. Le entrate mensili inferiori del previsto del 20% possono indicare problemi con il tuo prodotto, problemi con il tuo forza vendita o problemi con i tuoi clienti. In ogni caso, se le vendite rappresentano solo l'80% di quello che ti aspetti, probabilmente devi implementare azioni correttive immediate.
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I saldi di inventario sono in media di $ 50.000 alla fine del mese anziché $ 100.000 alla fine del mese.Avere un bilancio di inventario inferiore alle attese può essere buono o cattivo. Il saldo di inventario finale che è la metà di quello che ti aspetti potrebbe indicare che stai vendendo i prodotti molto più rapidamente di quanto ti aspettassi (e, pertanto, dovresti aumentare il tuo investimento in scorte e acquistare l'inventario).
Avere un basso investimento nell'inventario può anche significare, tuttavia, che non stai ottenendo materiali dai tuoi fornitori alla velocità che ti serve e, di conseguenza, sei molto a rischio perdere vendite a causa di livelli di scorte inadeguati.
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Le spese di ricerca e sviluppo equivalgono a $ 50.000 all'anno invece di $ 25.000 all'anno. Le spese di ricerca e sviluppo che sono il doppio di quanto ti aspetti sembrano essere cattive. Come può essere buono spendere il doppio in una spesa che ti aspetti? Tuttavia, raddoppiare le tue spese di ricerca e sviluppo potrebbe essere positivo se investi inaspettatamente in qualche nuovo prodotto, idea o tecnologia promettente.
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Le vendite a una particolare classe di clienti sono aumentate del 50%. Supponiamo che tu abbia usato le lezioni per tracciare le vendite ai clienti all'interno del paese e al di fuori del paese. Se si vede che, in modo del tutto inaspettato, le vendite ai clienti al di fuori del paese sono superiori del 50% a quelle previste, tale variazione potrebbe indicare un'opportunità per vendere ancora di più al di fuori del paese.
Forse con più impegno ed energia, i clienti fuori dal paese possono diventare una parte ancora più grande della tua attività. A volte, le varianze identificano opportunità che altrimenti ti mancherebbero.
