Come utilizzare la finestra di report in QuickBooks 2011 - dummies

Se si ha dimestichezza con Microsoft Windows, lavorare con la finestra Report QuickBooks dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Lungo il bordo superiore della finestra, QuickBooks visualizza sia i pulsanti che le caselle. Utilizzare questi pulsanti e caselle per modificare la visualizzazione della finestra Report e per controllare le informazioni visualizzate nella finestra Report.

Utilizzo dei pulsanti della finestra di report

La finestra Report fornisce in genere otto pulsanti diversi: Modifica report, Memorizza, Stampa, E-mail, Esporta, Nascondi intestazione, Comprimi e Aggiorna.

• Modifica rapporto: Il pulsante Modifica rapporto visualizza la finestra di dialogo Modifica rapporto. Si utilizza questo pulsante di comando per personalizzare un report.

• Memorizza: Il pulsante Memorizza visualizza la finestra di dialogo Memorizza report. Dopo aver memorizzato queste impostazioni, è possibile produrre in seguito lo stesso rapporto scegliendo il rapporto memorizzato dal sottomenu Rapporti → Rapporti memorizzati.

  

• Stampa: Quando si fa clic su Stampa, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Stampa rapporti, che consente di scegliere come e dove stampare il rapporto.

  

  Fare clic sul pulsante Anteprima nella finestra di dialogo Stampa rapporti per visualizzare la finestra Anteprima. La finestra di anteprima mostra quali saranno le pagine dei rapporti stampate.

• Email: Il pulsante di comando Email ti consente di inviare via e-mail una copia del rapporto come allegato. Quando fai clic su E-mail, QuickBooks avvia il tuo programma di posta elettronica per te.

• Esportazione: Facendo clic sul pulsante Esporta, QuickBooks visualizza la scheda Base della finestra di dialogo Esporta report, che consente di copiare le informazioni in un report in un file che un programma di foglio di calcolo come Microsoft Excel può aprire facilmente.

  

  Se si desidera copiare il report in un foglio di calcolo Excel esistente, selezionare l'opzione Cartella di lavoro Excel esistente.

• Nascondi intestazione: Fai clic sul pulsante Nascondi intestazione per rimuovere le informazioni dell'intestazione, come il nome della società. Se si nasconde l'intestazione, è possibile fare nuovamente clic sul pulsante Nascondi intestazione per farla riapparire.

• Comprimi: Il pulsante Comprimi riduce i dettagli di un report. QuickBooks non mostra account secondari su un rapporto compresso, solo account. Per interrompere un rapporto che hai precedentemente compresso, fai clic sul pulsante Espandi.

• Aggiorna: Il pulsante Aggiorna indica a QuickBooks di aggiornare le informazioni di un report per le modifiche nel file di dati di QuickBooks. All'inizio sembra pazzesco, ma puoi effettivamente lasciare aperte le finestre di segnalazione. Ciò significa che una finestra di report può mostrare una dichiarazione di profitti e perdite, ad esempio, da una settimana fa.Facendo clic sul pulsante Aggiorna, QuickBooks sa che dovrebbe aggiornare il report per le modifiche più recenti.

Uso delle caselle della finestra Report

La finestra Report fornisce cinque caselle: Date, Da, A, Colonne e Ordina per. Queste caselle consentono inoltre di controllare le informazioni visualizzate nella finestra Report e l'aspetto delle informazioni.

• Le caselle Date, Da e A consentono di indicare a QuickBooks quale intervallo di report si desidera mostrare nel report. Utilizzi queste caselle per indicare a QuickBooks quale mese, trimestre, anno o qualsiasi altra cosa desideri preparare il rapporto.

• L'elenco a discesa Colonne visualizza un insieme di scelte di colonne. Inizialmente, QuickBooks visualizza una singola colonna totale per un report. Tuttavia, se si produce, ad esempio, un report che riepiloga i dati annuali relativi a entrate e spese, è possibile utilizzare l'elenco a discesa Colonne per indicare a QuickBooks che si desidera visualizzare le colonne mensili.

• L'elenco a discesa Ordina per consente di scegliere come ordinare le informazioni su un report.