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Se i tuoi clienti non ti pagano sempre in anticipo per i loro acquisti, devi registrare un altro tipo di pagamento, quello che i clienti effettuano per pagare o pagare giù quello che li hai fatturati. Per registrare i pagamenti, ovviamente, è necessario prima registrare le fatture per il cliente. Se si emettono note di credito che i clienti possono utilizzare per ridurre gli importi dovuti, è inoltre necessario registrare prima le note di credito per il cliente. Il resto è facile.
Per accedere a una vasta gamma di informazioni sui clienti tutto in un'unica pagina, selezionare Clienti -> Centro clienti. Viene visualizzato il Centro clienti, che elenca i saldi in sospeso, i tempi e i costi non completati e i clienti in base alla redditività.
Per visualizzare la finestra Ricevi pagamenti, è sufficiente selezionare Clienti -> Ricevi pagamenti. Oppure selezionare Clienti dall'elenco Navigatori e quindi fare clic sull'icona Ricevi pagamenti. Quindi descrivere il pagamento del cliente e le fatture pagate. Per i dettagli sanguinosi, leggere i seguenti passaggi:
1. Scegli Clienti -> Ricevi pagamenti.
Viene visualizzata la finestra Ricevi pagamenti.
2. Identificare il cliente e, se necessario, il lavoro.
Attiva il cliente: elenco a discesa Lavoro e seleziona il cliente o il lavoro facendo clic su di esso. QuickBooks elenca le fatture aperte o non pagate per il cliente nella casella di riepilogo Grandi fatture / Fatturato inevaso nella parte inferiore della finestra.
3. Dare la data di pagamento.
Premere Tab per spostare il cursore sulla casella di testo Data e digitare la data corretta nel formato MM / GG / AA.
4. Inserisci l'importo del pagamento.
Spostare il cursore sulla riga Quantità e digitare l'importo del pagamento del cliente.
5. (Facoltativo) Specificare il metodo di pagamento.
Attiva Pmt. Metodo elenco a discesa e selezionare il metodo di pagamento.
6. (Opzionale) Indicare il numero di controllo.
Muovi il cursore sul Ref. / Controlla la linea No. Quindi si digita il numero di controllo dal controllo del cliente. Hai bisogno di completare questo passaggio? Naw. Ma questo bit di informazioni può essere utile se tu o il cliente in seguito hai domande su quali assegni sono stati pagati per quali fatture.
7. (Facoltativo) Aggiungi una descrizione di promemoria.
Usa la descrizione del Memo per memorizzare alcune informazioni che ti aiuteranno in qualche modo. Si noti che questo campo viene stampato sull'estratto conto cliente.
8. Decidi come vuoi gestire il pagamento.
I pulsanti di opzione nell'angolo in basso a sinistra della finestra dovrebbero avere un aspetto un po 'familiare perché compaiono anche nella finestra Inserisci entrate di vendita. Queste opzioni ti consentono di designare se raggruppare il pagamento con altri fondi non custoditi o depositarli direttamente su un account.
9. Se il cliente ha crediti in sospeso, decidi se applicarli a questo pagamento.
QuickBooks totalizza gli importi di qualsiasi credito esistente del cliente. Potrebbero essere qualsiasi cosa, da un pagamento in eccesso su una precedente fattura a un credito di ritorno o qualsiasi altra cosa.
Se si desidera applicare una nota di credito a una specifica fattura aperta, selezionare la fattura e quindi fare clic sul pulsante Imposta crediti. Quando QuickBooks visualizza la scheda Crediti della finestra di dialogo Sconti e crediti, fare clic sulla nota di credito che si desidera applicare.
10. Identifica quali fatture aperte il cliente sta pagando.
Finché si seleziona la preferenza Applica automaticamente pagamenti, QuickBooks applica automaticamente il pagamento alle fatture aperte, a partire dalla fattura aperta più vecchia. È possibile modificare questa applicazione inserendo gli importi nella colonna Pagamento. Fai semplicemente clic sull'importo del pagamento della fattura aperta e inserisci l'importo corretto.
Puoi lasciare una parte del pagamento non applicata, se lo desideri. È inoltre possibile creare una nota di credito per la parte non applicata di un pagamento cliente facendo clic sul pulsante Stampa nota di credito.
Se si desidera applicare il pagamento del cliente alle fatture aperte più vecchie, fare clic sul pulsante Applica automaticamente. Se desideri annullare i pagamenti che hai già applicato per aprire le fatture, fai clic sul pulsante Cancella selezioni. Clear Selections e Auto Apply sono lo stesso pulsante. QuickBooks cambia il nome del pulsante a seconda che tu abbia già applicato i pagamenti.
11. Regolare gli sconti di pagamento anticipato, se necessario.
Se offri termini di pagamento che includono uno sconto di pagamento anticipato, QuickBooks riduce l'importo originale della fattura aperta (mostrato nella colonna Orig. Amt.) Per lo sconto di pagamento anticipato specificato per calcolare l'importo corretto dovuto (indicato nell'Amt. Due colonne).
Per specificare lo sconto, selezionare la fattura aperta con lo sconto di pagamento anticipato che si desidera modificare. Quindi fare clic sul pulsante Info sconto. Con poca o nessuna esitazione, viene visualizzata la scheda Sconto della finestra di dialogo Sconti e crediti. Digitare l'importo in dollari dello sconto nella casella di testo Quantità di sconto. Quindi specificare l'account di spesa che si desidera utilizzare per tenere traccia degli sconti di pagamento anticipato attivando l'elenco a discesa Account sconto e selezionando uno degli account. (Probabilmente la spesa per interessi è un buon conto da utilizzare, a meno che tu non voglia impostare un conto spese speciale per sconti anticipati chiamato qualcosa come sconti o sconti. Dopo tutto, gli sconti di pagamento anticipato ammontano a interessi.)
Quando sei terminato, fare clic su OK per tornare alla finestra Ricezione pagamenti.
12. Registra le informazioni di pagamento del cliente.
Dopo aver identificato le fatture che il cliente paga, l'importo non applicato dovrebbe probabilmente mostrare come zero - sei pronto per registrare le informazioni di pagamento del cliente. È possibile farlo facendo clic su Salva e Nuovo o Salva e chiudi. QuickBooks salva il pagamento del cliente mostrato sullo schermo. Se fai clic su Salva e Nuovo, QuickBooks visualizza una finestra di ricezione pagamenti vuota in modo da poter inserire un altro pagamento.
È possibile tornare ai pagamenti dei clienti registrati in precedenza facendo clic sul pulsante Indietro.
