Chiave Domande da porsi prima di distribuire la dashboard di Excel - manichini

Prima di spedire la tua dashboard Excel finita, vale la pena dedicare tempo e fare alcune domande chiave. Utilizza queste domande come elenco di controllo prima di distribuire la tua dashboard.

La tua dashboard presenta le informazioni giuste?

Guarda le informazioni che stai presentando e determina se soddisfa lo scopo della dashboard identificata durante la raccolta dei requisiti. Non essere timido nel chiarire nuovamente lo scopo della dashboard con i tuoi utenti principali. Vuoi evitare di costruire il cruscotto nel vuoto. Consenti ad alcuni utenti di test di vedere le iterazioni mentre lo sviluppi. In questo modo, la comunicazione rimane aperta e non andrai troppo lontano nella direzione sbagliata.

Tutto sulla tua dashboard ha uno scopo?

Dai un'occhiata onesta a quante informazioni sulla tua dashboard non supportano il suo scopo principale. Per mantenere il tuo dashboard il più prezioso possibile, non devi diluirlo con dati di facile consultazione che sono interessanti ma non perseguibili.

Se i dati non supportano lo scopo principale del dashboard, lasciarlo fuori. Niente dice che devi riempire ogni bit di spazio bianco sulla pagina.

La dashboard mostra in modo visibile il messaggio chiave?

Ogni dashboard ha uno o più messaggi chiave. Volete assicurarvi che questi messaggi siano ben visibili. Per verificare se i messaggi chiave in un dashboard sono prominenti, allontanarsi e strizzare gli occhi mentre si guarda il dashboard. Guarda lontano e poi guarda il cruscotto più volte. Cosa ti salta prima? Se non sono i componenti chiave che vuoi mostrare, dovrai cambiare qualcosa.

Qui ci sono alcune azioni che puoi fare per assicurarti che i tuoi componenti chiave abbiano risalto.

Posiziona i componenti chiave della tua dashboard in alto a sinistra o in mezzo a sinistra della pagina. Gli studi dimostrano che queste aree attraggono la maggior attenzione per periodi più lunghi.
De-enfatizzare i bordi, gli sfondi e altri elementi che definiscono le aree del dashboard. Prova a utilizzare lo spazio bianco naturale tra i componenti per suddividere la dashboard. Se i bordi sono necessari, formattali in tonalità più chiare dei tuoi dati.
Formatta etichette e altro testo in tonalità più chiare dei tuoi dati. Le etichette leggermente colorate forniscono agli utenti le informazioni di cui hanno bisogno senza distogliere l'attenzione dalle informazioni visualizzate.

Puoi mantenere questo dashboard?

C'è una grande differenza tra l'aggiornamento di una dashboard e la ricostruzione di una dashboard.Prima di inviare con entusiasmo il cruscotto dall'aspetto dolce che hai appena costruito, prenditi un momento per pensare al mantenimento di un cruscotto simile. Vuoi pensare alla frequenza degli aggiornamenti e ai processi che devi seguire ogni volta che aggiorni i dati. Se si tratta di un evento di segnalazione una tantum, imposta tale aspettativa con i tuoi utenti. Se sai che diventerà un rapporto ricorrente, vorrai davvero negoziare il tempo di sviluppo, gli intervalli di aggiornamento e la fase prima di accettare qualsiasi orario.

La tua dashboard mostra chiaramente la sua portata e la sua durata?

Una dashboard dovrebbe specificare chiaramente la portata e la durata. Vale a dire, chiunque dovrebbe essere in grado di guardare il cruscotto e conoscere il periodo pertinente e la portata delle informazioni sul cruscotto. Si tratta di alcune semplici cose che puoi fare per etichettare in modo efficace i tuoi cruscotti e report.

Includere sempre un timestamp nella dashboard. Ciò minimizza la confusione quando si distribuisce lo stesso dashboard o report in rate mensili o settimanali.
Includere sempre del testo che indica quando sono stati recuperati i dati per le misure. In molti casi, la tempistica dei dati è un dato fondamentale quando si analizza una misura.
Usa titoli descrittivi per ciascun componente sulla tua dashboard. Assicurati di evitare titoli criptici con molti acronimi e simboli.

La tua bacheca è ben documentata?

È importante documentare la dashboard e il modello dati dietro di essa. Chiunque abbia mai ereditato un foglio di lavoro Excel sa quanto possa essere difficile tradurre le varie rotazioni analitiche inserite in un rapporto. Se sei fortunato, il modello di dati sarà abbastanza piccolo da poter essere messo insieme in una settimana o giù di lì. Se non sei così fortunato, dovrai abbandonare l'intero modello e ripartire da zero.

La documentazione non deve nemmeno essere un prodotto di fantasia. Alcune semplici cose possono aiutare a documentare la tua dashboard.

Aggiungi una scheda Mappa modello al modello dati. La scheda Mappa modello è un foglio separato che è possibile utilizzare per riepilogare gli intervalli di chiavi nel modello dati e spiegare come ogni intervallo interagisce con i componenti di reporting nel livello di presentazione finale.
Usa i commenti e le etichette liberamente. È sorprendente come alcuni commenti ed etichette esplicativi possano aiutare a chiarire il tuo modello anche dopo un lungo periodo di assenza dal tuo modello di dati.
Usa i colori per identificare gli intervalli nel tuo modello dati. L'uso dei colori nel modello di dati consente di esaminare rapidamente un intervallo di celle e ottenere un'indicazione di base su ciò che fa quell'intervallo. Ogni colore può rappresentare un tipo di intervallo. Ad esempio, il giallo potrebbe rappresentare tabelle di staging, il grigio potrebbe rappresentare formule e il viola potrebbe rappresentare tabelle di riferimento.

La tua dashboard è facile da usare?

Prima di distribuire la dashboard, devi assicurarti che sia facile da usare. Non è difficile indovinare che cosa significa "user-friendly":

Intuitivo: La tua dashboard dovrebbe essere intuitiva per qualcuno che non l'ha mai vista.Provalo su qualcuno e chiedi a quella persona se ha senso. Se devi iniziare a spiegare cosa dice la dashboard, c'è qualcosa di sbagliato. La dashboard ha bisogno di più etichette, grafici meno complicati, un layout migliore, più dati, meno dati? È una buona idea ricevere feedback da diversi utenti.
Facile da navigare: Se la tua dashboard è dinamica, consentendo l'interattività con macro o tabelle pivot, assicurati che la navigazione funzioni correttamente. L'utente deve fare clic in più punti per ottenere i suoi dati? Il numero di drill-down è appropriato? Ci vuole troppo tempo per passare da una vista all'altra? Ancora una volta, prova la tua dashboard su diversi utenti. E assicurati di testare qualsiasi funzionalità di dashboard interattivo su diversi computer diversi dal tuo.
Stampa correttamente: Niente è più fastidioso della stampa di un cruscotto solo per scoprire che la persona che ha creato il cruscotto non ha impiegato del tempo per assicurarsi che venga stampata correttamente. Assicurati di impostare le opzioni di stampa sui file di Excel in modo che i dashboard vengano stampati correttamente.

La tua plancia è accurata?

Niente uccide un cruscotto o segnala più velocemente della percezione che i dati in esso contenuti siano imprecisi. Non è nelle mie possibilità che ti dica come determinare se i tuoi dati sono accurati. Puoi, tuttavia, evidenziare tre fattori che stabiliscono la percezione che un dashboard sia accurato:

Coerenza con le fonti autorevoli: È ovvio che se i tuoi dati non corrispondono ad altre fonti di reporting, avrai un problema di credibilità dei dati - specialmente se quelle altre fonti sono considerate fonti autorevoli. Sii consapevole delle fonti di dati che sono considerate vangelo nella tua organizzazione. Se la tua bacheca contiene dati associati a una fonte autorevole, confronta i tuoi dati con quella fonte per assicurarne la coerenza.
Coerenza interna: Non è mai divertente spiegare perché una parte della dashboard non è in armonia con altre parti della stessa dashboard. Vuoi garantire un certo livello di coerenza interna all'interno della tua dashboard. Assicurati che componenti comparabili in diverse aree della tua dashboard siano coerenti tra loro. Se esiste una ragione di incoerenza, indicare chiaramente tali motivi. È incredibile quanto una semplice notazione cancelli le domande sui dati.
Esperienza personale: Hai mai visto qualcuno guardare un rapporto e dire "Non sembra giusto? "Stanno usando quello che alcuni chiamano" gut feel "per valutare la solidità dei dati. Nessuno guarda i numeri nel vuoto. Quando guardi qualsiasi analisi, porti con te anni di conoscenza, interazione ed esperienza personali. Inconsciamente usi queste esperienze nella tua valutazione delle informazioni. Quando si determina l'accuratezza della dashboard, prendere in considerazione la conoscenza aneddotica dell'organizzazione. "Se possibile, mostra la tua dashboard a pochi esperti di contenuti della tua azienda.