Limitare l'immissione di dati con convalida dei dati in Excel 2013 - dummies

La funzione di convalida dei dati in Excel 2013 può essere un vero risparmio di tempo quando si esegue l'immissione di dati ripetitivi e può anche fare molto per impedire voci errate nei fogli di lavoro. Quando si utilizza la convalida dei dati in una cella, si indica quale tipo di immissione di dati è consentito nella cella.

Come parte della limitazione di una voce di dati a un numero (che può essere un numero intero, decimale, data o ora), si specificano anche i valori consentiti per quel tipo di numero (un numero intero compreso tra 10 e 100 o un ad esempio tra il 1 ° gennaio 2012 e il 31 dicembre 2012).

Quando si limita l'inserimento di dati in testo, è possibile specificare l'intervallo della lunghezza minima e massima del testo (in caratteri) o, ancora meglio, un elenco di voci di testo consentite che è possibile selezionare da un menu a comparsa (aperto facendo clic su un pulsante a comparsa che appare a destra della cella ogni volta che contiene il cursore della cella).

Quando si utilizza la convalida dei dati per limitare il tipo di immissione dati e il relativo intervallo di valori accettabili in una cella, è anche possibile specificare un messaggio di input che viene automaticamente visualizzato accanto alla cella quando viene selezionato e / o un messaggio di avviso di errore viene visualizzato se si tenta di immettere il tipo di voce errato o un numero al di fuori dell'intervallo consentito.

Per utilizzare la funzione di convalida dei dati, posizionare il cursore della cella nella cella in cui si desidera limitare il tipo di immissione dati che è possibile effettuare in tale posizione, quindi fare clic sul pulsante Convalida dati nella scheda Dati della barra multifunzione (o premere Alt + AVV). La finestra di dialogo Convalida dati si apre con la scheda Impostazioni selezionata.

Quindi fai clic sul pulsante a discesa collegato alla casella di riepilogo a discesa Consenti e seleziona i seguenti elementi:

• Qualsiasi valore per rimuovere eventuali restrizioni precedenti annullando quindi la convalida dei dati e consentendo nuovamente all'utente di inserire qualsiasi cosa desideri nella cella

• Numero intero per limitare l'immissione a un numero intero che rientra in un determinato intervallo o che aderisce a determinati parametri specificati

• Decimale per limitare la voce a un numero decimale che rientra in un determinato intervallo o che aderisce a determinati parametri specificati

• Elenco per limitare la voce a una delle varie voci di testo specificate, che è possibile selezionare da un menu a comparsa visualizzato facendo clic su un pulsante a comparsa che appare a destra della cella ogni volta che contiene il cursore cella

• Data per limitare l'immissione a una data che rientra in un determinato intervallo o su o prima di una data specifica

• Tempo per limitare l'immissione a un tempo che rientra in un determinato intervallo o su o prima di una particolare ora del giorno

• Lunghezza testo per limitare l'immissione di un testo in modo che sia la lunghezza in caratteri non scende al di sotto o supera un certo numero o rientra nell'intervallo specificato

• Personalizzato per limitare la voce ai parametri specificati da una particolare formula immessa in un'altra cella del foglio di lavoro > Per specificare un messaggio di input dopo aver selezionato tutti gli elementi nella scheda Impostazioni, fare clic sulla scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida dati, in cui immettere un titolo breve per il messaggio di input (ad esempio

Voce elenco ) nella casella di testo Titolo, quindi immettere il testo del messaggio nella casella di riepilogo Messaggio di input sottostante. Per specificare un messaggio di avviso, fare clic sulla scheda Avviso di errore della finestra di dialogo Convalida dati, in cui è possibile selezionare il tipo di avviso dall'elenco a discesa Stile: Arresta (predefinito, che utilizza un pulsante rosso con una croce in esso), Avviso (che utilizza un triangolo giallo con un punto esclamativo) o Informazioni (che utilizza un palloncino con un blu

I in esso). Dopo aver selezionato il tipo di avviso, inserisci il titolo per la sua finestra di dialogo nella casella di testo Titolo e inserisci il testo del messaggio di avviso nella casella di riepilogo Messaggio di errore.

Per applicare la restrizione che si sta definendo nella finestra di dialogo Convalida dati a tutte le altre celle formattate allo stesso modo di un intervallo di celle formattato come tabella, fare clic su Applica queste modifiche a tutte le altre celle con lo stesso Impostazioni spuntare la casella prima di fare clic su OK.

Per copiare la restrizione in un intervallo che non è formattato come tabella, utilizzare la funzione di convalida dei dati per impostare il tipo di voce e l'intervallo consentito nella prima cella e quindi utilizzare l'handle Riempi per copiare le impostazioni di convalida dei dati di quella cella alle celle successive nella stessa colonna o riga.

Di gran lunga, l'uso più popolare della funzione di convalida dei dati è la creazione di un menu a discesa dal quale tu o qualcuno che utilizza il foglio di calcolo puoi selezionare la voce di dati appropriata.

Questa figura mostra cosa succede nel foglio di calcolo dopo aver chiuso la finestra di dialogo Convalida dati. Qui, puoi vedere il menu a comparsa (con un elenco di città prese dalla gamma di celle A2: A6) come appare quando fai clic sul nuovo pulsante a comparsa della cella.

In questa figura, è anche possibile visualizzare la finestra di messaggio di inserimento della voce di elenco creata per questa cella utilizzando le opzioni nella scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida dati. Si noti che è possibile riposizionare questa finestra di messaggio (ufficialmente nota come

casella di commento ) in modo che sia vicina alla cella ma che non interferisca con la selezione di una voce: è sufficiente trascinare la casella di commento con il mouse puntatore. Questa figura mostra cosa succede se si tenta di inserire una voce che non si trova nell'elenco a discesa.

Per trovare le celle a cui è stata applicata la convalida dei dati, aprire la finestra di dialogo Vai a (Ctrl + G o F5), quindi fare clic sul pulsante Speciale e fare clic sul pulsante di opzione Validazione dati nella finestra di dialogo Vai a speciale.

Fare clic sullo stesso pulsante di opzione sotto Convalida dati per fare in modo che Excel passi alla cella successiva che utilizza le stesse impostazioni di Convalida dati della cella attiva. Lascia il pulsante di opzione Tutto sotto Convalida dati selezionato per passare alla cella successiva che utilizza qualsiasi tipo di impostazione di Convalida dati.

Per eliminare le impostazioni di Convalida dati assegnate a una particolare cella o intervallo di celle, selezionare la cella o l'intervallo, aprire la finestra di dialogo Convalida dati (Alt + AVV), quindi fare clic sul pulsante Cancella tutto prima di fare clic su OK.