Viste dall'alto e dal basso basate su pivot nei report Excel - dummies

Il cruscotto e i rapporti in Excel sono spesso relativi alla visualizzazione di dati utilizzabili. Troverai spesso che i manager sono interessati alla parte superiore e inferiore delle cose: i primi 50 clienti, i 5 rappresentanti di vendita in basso, i primi 10 prodotti. Sebbene si possa pensare che ciò sia dovuto al fatto che i manager hanno l'attenzione di un bambino di quattro anni, c'è una ragione più logica per concentrarsi sui valori anomali.

Se tu, in qualità di manager, sai chi sono i dieci account generatori di entrate più bassi, puoi applicare i tuoi sforzi e le risorse per costruire quegli account. Poiché molto probabilmente non avresti le risorse per concentrarti su tutti gli account, la visualizzazione di un sottoinsieme gestibile di account sarebbe più utile.

Fortunatamente, le tabelle pivot semplificano il filtraggio dei dati per i primi cinque, i dieci inferiori o qualsiasi combinazione immaginabile di record superiori o inferiori. Ecco un esempio.

Immagina che nella tua azienda, il segmento di attività degli accessori sia un'attività ad alto margine: ottieni il massimo profitto per ogni dollaro di vendite nel segmento Accessori. Per aumentare le vendite, il tuo manager desidera concentrarsi sui 50 clienti che spendono la minima quantità di denaro per gli accessori. Ovviamente vuole spendere tempo e risorse per convincere i clienti a comprare altri accessori. Ecco cosa fare:

1. Costruisci una tabella pivot con Segmento di business nell'area del filtro, Cliente nell'area della riga e Importo vendite nell'area dei valori; guarda la figura Per il valore cosmetico, modificare il layout in Modulo tabulare.

   

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi nome cliente nel campo Cliente, selezionare Filtro, quindi Top 10, come illustrato in questa figura.

   

   Non lasciare che l'etichetta Top 10 ti confonda. Puoi utilizzare l'opzione Top 10 per filtrare sia i record superiori che quelli inferiori.

3. Nella finestra di dialogo Filtro Top 10, come illustrato in questa figura, è sufficiente definire la vista che si sta cercando. In questo esempio, si desidera la parte inferiore di 50 articoli (clienti), come definito dal campo Somma del valore vendite.

   

4. Fare clic su OK per applicare il filtro.

5. Nell'area del filtro, fare clic sul pulsante a discesa per il campo Segmento aziendale e selezionare la casella di controllo per la voce di filtro Accessori, come mostrato in questa figura.

   

   A questo punto, hai esattamente ciò che ti ha chiesto il tuo manager: i 50 clienti che spendono la minima quantità di denaro per gli accessori. È possibile fare un ulteriore passo avanti e formattare il report un po 'ordinando la somma dell'importo delle vendite e applicando un formato di valuta ai numeri. Vedi la figura.

   

Si noti che poiché questa vista è stata creata utilizzando una tabella pivot, è possibile adattare facilmente il report appena creato per creare una vista completamente nuova.Ad esempio, puoi aggiungere il campo SubRegion - mostrato in questa figura - all'area del filtro per ottenere i 50 clienti del Regno Unito che spendono la minima quantità di denaro per gli accessori.

Questo è il potere dell'utilizzo di tabelle pivot per la base di dashboard e report. Continua a giocare con l'opzione di filtro Top 10 per vedere che tipo di rapporti puoi creare.

Si può notare che in quella figura, il report 50 in basso mostra solo 23 record. Questo perché ci sono meno di 50 clienti nel mercato del Regno Unito che hanno vendite di accessori. Se chiedi il 50 inferiore, Excel mostra fino a 50 account, ma meno se ce ne sono meno di 50.

Se c'è un pareggio per qualsiasi posizione nella parte inferiore 50, Excel mostra tutti i record legati.

È possibile rimuovere i filtri applicati nelle tabelle pivot eseguendo queste azioni:

1. Fare clic in qualsiasi punto della tabella pivot per attivare la scheda di contesto Strumenti tabella pivot sulla barra multifunzione.

2. Seleziona la scheda Opzioni sulla barra multifunzione.

3. Fare clic sull'icona Cancella e selezionare Cancella filtri, come mostrato in questa figura.