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QuickBooks 2012 consente di impostare diverse password per il file di dati di QuickBooks 2012. Ciò che è veramente utile in questo è che puoi dire a QuickBooks 2012 di limitare determinati utenti e password a fare solo alcune cose.
Il proprietario dell'azienda, ad esempio, potrebbe avere una password che le consente di fare qualsiasi cosa. Ad esempio, un nuovo addetto alla contabilità potrebbe avere una password che gli consente di registrare le fatture nel sistema.
Se più di una persona utilizza QuickBooks 2012, si desidera impostare password aggiuntive. Per fare ciò in QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, segui questi passaggi:
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Scegli il comando Azienda → Utenti → Imposta utenti e ruoli.
QuickBooks 2012 visualizza la finestra di dialogo Elenco utenti, come mostrato nella figura sotto. La finestra di dialogo Utenti e ruoli identifica gli utenti per i quali è stato impostato l'accesso a QuickBooks e i ruoli che QuickBooks può compilare quando si utilizza QuickBooks. L'elenco Utenti, che viene visualizzato nella scheda Elenco utenti della finestra di dialogo, identifica anche chi è attualmente connesso al sistema.
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Dì ai QuickBooks 2012 che vuoi aggiungere un utente facendo clic sul pulsante Nuovo.
Quando si fa clic su questo pulsante, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Nuovo utente, come mostrato.
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Identificare l'utente e fornire una password.
È necessario assegnare a ciascun utente per il quale si imposta una password un nome utente. A tale scopo, inserisci un nome breve, forse il nome dell'utente, nella casella Nome utente. Dopo aver identificato l'utente, si inserisce la password dell'utente sia nella casella di testo Password che nella casella di testo Conferma password.
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Identifica i ruoli dell'utente.
Utilizzare la casella di riepilogo Ruoli disponibili per selezionare i ruoli (o le funzioni) che l'utente riempie. Quindi aggiungere il ruolo selezionato all'elenco dei ruoli assegnati dall'utente facendo clic sul pulsante Aggiungi. La seguente figura mostra l'utente Susan con Accountant elencato come ruolo assegnato. Per rimuovere un ruolo da un utente, selezionare il ruolo dalla casella di riepilogo Ruoli assegnati e quindi fare clic su Rimuovi.
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(Opzionale) Modificare i ruoli secondo necessità.
È possibile perfezionare i ruoli che l'utente, con l'aiuto di QuickBooks, assegna. Per fare ciò, selezionare la scheda Ruoli nella finestra di dialogo Utenti e ruoli, quindi fare clic sul ruolo che si desidera modificare e sul pulsante Modifica.
Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica ruolo (vedere la figura sotto), selezionare un'attività o area di contabilità dall'elenco Area e attività e quindi utilizzare i pulsanti Livello accesso area per specificare cosa può fare un utente con il ruolo selezionato.
È possibile indicare che l'utente non deve avere accesso selezionando Nessuno, Accesso completo o Parziale tramite il pulsante di opzione appropriato.Se l'utente deve avere accesso parziale, selezionare il pulsante Parziale e quindi selezionare o deselezionare le caselle Crea, Modifica, Elimina, Stampa e Visualizza saldo. Fare clic su OK per salvare le modifiche ai ruoli e tornare alla finestra di dialogo Utenti e ruoli.
Come regola generale, quando si tratta di controlli contabili, si desidera fornire la minima quantità di accesso. Se qualcuno non ha bisogno di accedere al file di dati di QuickBooks per le attività quotidiane, è necessario selezionare il pulsante Nessuno.
Maggiore è l'abilità che dai a spaghetto nel tuo sistema di contabilità, maggiore è il rischio che qualcuno possa introdurre errori nel sistema e più facilmente lo fai per qualcuno che ti ruba.
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(Opzionale) Controlla le autorizzazioni dell'utente.
Dopo aver configurato un utente, dovresti (solo per fare attenzione) rivedere le autorizzazioni che hai dato all'utente. Per fare ciò, fare clic sulla scheda Elenco utenti della finestra di dialogo Utenti e ruoli, selezionare l'utente, quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni.
Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Visualizza autorizzazioni, selezionare l'utente e quindi fare clic sul pulsante Visualizza. L'illustrazione seguente mostra la finestra View Permissions, che mostra un elenco molto dettagliato di ciò che l'utente può o non può fare.
