QuickBooks 2015: 10 consigli finanziari per titolari di attività commerciali - dummies

I proprietari di attività commerciali dovrebbero svolgere un ruolo attivo nella parte finanziaria dell'azienda per prevenire eventuali tentativi di appropriazione indebita o falsificazione. Esaminare i rendiconti finanziari QuickBooks, tenere d'occhio su dove vanno i soldi, e sapere chi sta gestendo le finanze. Mantieni la tua azienda al sicuro e in buon ordine seguendo questi dieci consigli finanziari.

Firma tutti i tuoi assegni

Questo non è uno sballo contro i contabili. In una piccola impresa, tuttavia, le persone (specialmente i contabili a carico completo) hanno l'opportunità di imbrogliare facilmente. Firmando personalmente tutti i controlli, tieni le dita sul polso del tuo flusso di cassa. Sì, questa pratica può essere una seccatura: devi guadare i documenti ogni volta che firmi una serie di assegni, ma ricorda l'alternativa.

A proposito, se sei in una partnership, dovresti avere almeno un paio di partner co-firmare gli assegni - o almeno i big assegni.

Non firmare un assegno nel modo sbagliato

Se firmi molti assegni, potresti essere tentato di usare una firma veloce e furiosa (inevitabilmente illeggibile). Anche se scarabocchiare il tuo nome in modo illeggibile ha molto senso quando stai autografando le palle da baseball, non farlo quando firmi degli assegni. Una firma chiara, specialmente quella con un senso di stile personale, è distintiva. Una linea ondulata con una croce e un paio di punti è facile da falsificare.

Esamina i controlli annullati prima del bookkeeper

Assicurati di rivedere i controlli annullati (l'immagine di controllo che appare sul tuo estratto conto bancario) prima che qualcun altro veda l'estratto conto mensile.

Questa informazione certamente non riguarda i contabili incalzanti. Tuttavia, un imprenditore può determinare se qualcuno sta forgiando firme su assegni solo essendo il primo ad aprire la dichiarazione bancaria e rivedendo ciascuna delle firme sugli assegni annullati.

Se non si esaminano i controlli, i dipendenti senza scrupoli - in particolare i contabili che possono aggiornare i record del conto bancario - possono falsificare la propria firma con impunità. E non verranno catturati se non riescono mai a superare l'account.

Verifica doppia della riconciliazione bancaria

Un punto correlato rapidamente: se non sei la persona che esegue la riconciliazione bancaria, assicurati di rivedere il lavoro di riconciliazione eseguito da chi sta facendo il lavoro. (Probabilmente il tuo contabile?) Questa recensione non significa solo che un altro set di occhi vede il lavoro e cattura gli errori. Questa recensione offre un'ulteriore opportunità per assicurarsi che non si verifichino affari divertenti.

E, oh, un altro punto imbarazzante: non ti senti incline a seguire le due o tre procedure precedenti?Allora tu - non la banca - potresti mangiare qualsiasi perdita da cose come la contraffazione.

Scegli un contabile che conosce i computer

Non preoccuparti, non è necessario richiedere un controllo in background dell'FBI quando si assolda un contabile. Infatti, se si utilizza QuickBooks, non è necessario assumere persone che hanno familiarità con i sistemi di contabilità delle piccole imprese. Ma trova persone che sanno come tenere un libretto degli assegni e lavorare con un computer. Non dovrebbero avere problemi a comprendere QuickBooks.

Certo, non vuoi qualcuno che è appena caduto dal camion della rapa. Ma anche se assumi qualcuno che è andato a cavallo in città con uno, non avrai molti problemi a far funzionare quella persona con QuickBooks.

Se è possibile, trova un contabile che conosca la contabilità a partita doppia e il libro paga

Mentre sul tema del trovare qualcuno che aiuti con il lavoro su QuickBooks, ecco un paio di commenti sulle capacità tecniche del candidato ideale. … Un contabile che conosce la contabilità a partita doppia è super-utile - anche se per essere onesti, tale conoscenza probabilmente non è essenziale.

Inoltre, se è possibile, trova qualcuno che sappia come fare il libro paga - e non solo le tasse federali sui salari, ma anche il business delle scimmie fiscali statali. (Se non riesci a trovare questo tipo di persona, sappi che puoi facilmente esternalizzare il libro paga a un grande servizio di gestione stipendi.)

Rivedete regolarmente i vostri bilanci

Registra e controlla regolarmente la dichiarazione dei profitti e delle perdite che QuickBooks genera senza sforzo. Abituati a guardare oltre il tuo bilancio con i suoi elenchi di attività e passività. Esplora e trova un altro rapporto o due che ti fornisca utili spunti sui ritmi e le rime della tua attività. (Eventuali errori che farai saranno probabilmente mostrati come numeri sciocchi sul tuo bilancio, a proposito.)

Probabilmente, è possibile mantenere una certa decisione sull'operazione guardando due o tre rapporti di facile comprensione. E dando una sbirciatina a queste dichiarazioni finanziarie - diciamo una o due volte alla settimana - trasformi il tuo sistema contabile in uno strumento utile sia per individuare opportunità allettanti sia per evitare pericolose trappole.

Ecco un modo per gestire le tue attività esaminando tre rapporti QuickBooks:

• Un conto profitti e perdite che mette a confronto i numeri dell'anno corrente e quelli dell'anno precedente (in modo da poter vedere come va l'anno in corso rispetto al precedente anno)

• Rendiconto crediti invecchiando (in modo da poter vedere quali clienti e clienti sono scaduti)

• Il bilancio (in modo da poter monitorare i tuoi soldi e capitale circolante e individuare eventuali cose divertenti)

Scegliere un sistema di contabilità appropriato

Quando si utilizzano QuickBooks, si utilizza la contabilità di cassa o la contabilità per competenza. La contabilità in contanti va bene quando il flusso di cassa di un'impresa riflette le sue vendite e il suo deflusso di denaro riflette le sue spese. Questa situazione non è tuttavia il caso in molte aziende. Un appaltatore di case unifamiliari, ad esempio, può ricevere denaro contante (prendendo a prestito da banche) ma non può fare soldi.In alternativa, un proprietario di un banco dei pegni che presta denaro con il 22% di interesse potrebbe fare un sacco di soldi, anche se i soldi escono dal business quotidianamente.

Come regola generale, quando si acquistano e vendono scorte, la contabilità della contabilità per competenza funziona meglio della contabilità di cassa. Tuttavia, la contabilità basata sul contante in genere distende le imposte sul reddito.

Se QuickBooks non funziona per la tua azienda

QuickBooks è un ottimo programma di contabilità per piccole imprese. Ma se QuickBooks non sembra adattarsi alle tue esigenze - se, ad esempio, hai bisogno di un programma che funzioni meglio per un produttore o che includa alcune funzioni speciali specifiche del settore - potresti volere uno dei più complicati (ma anche più potenti) Contabilità per piccole imprese.

Prima di saltare da QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, assicurati di dare un'occhiata alla versione Enterprise di QuickBooks, che costa di più ma funziona anche per le grandi aziende. La versione Enterprise di QuickBooks presenta e funziona in modo quasi identico alle versioni "regolari". Se conosci QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, di conseguenza, conosci già (o soprattutto conosci) QuickBooks Enterprise.

Se la versione Enterprise di QuickBooks non funziona, puoi parlare con il tuo commercialista di pacchetti specifici del settore. (Ad esempio, se sei una tipografa commerciale, alcuni fornitori potrebbero aver sviluppato uno speciale pacchetto di contabilità solo per stampanti commerciali.)

Semplificati

Quando gestisci le piccole attività finanziarie, mantieni le cose il più semplici possibile. In effetti, mantieni i tuoi affari abbastanza semplici da poter capire facilmente se stai facendo soldi e se il business è salutare.

Questo consiglio sulla semplicità può sembrare strano, ma a volte le persone molto brillanti possono costruire strutture finanziarie mostruosamente complesse per le loro imprese, compresi complicati accordi di leasing, partnership labirintica e strutture aziendali e sofisticati accordi di condivisione degli utili e condivisione dei costi con altre imprese. Questi accordi finanziari estremamente sofisticati non producono un profitto se si considerano tutti i costi. Inoltre, accordi così complessi si trasformano quasi sempre in mal di testa da gestione e da record.