Registrazione di una ricevuta di vendita con QuickBooks Simple Start - dummies

Si registra una ricevuta di vendita quando un cliente ti paga interamente per i beni o servizi nel punto di vendita. Le ricevute di vendita funzionano in modo simile alle normali vendite fatturate (per le quali si fatturano prima un cliente e successivamente si riceve il pagamento sulla fattura). In effetti, la grande differenza tra i due tipi di vendite è che le entrate di vendita sono registrate in un modo che modifica il saldo di cassa piuttosto che il saldo dei crediti.

Le seguenti fasi mostrano come registrare le entrate di vendita per i prodotti, che sono il tipo più complicato di vendita di contanti. La registrazione delle ricevute di vendita per i servizi funziona sostanzialmente allo stesso modo, tuttavia. Basta compilare un numero inferiore di campi.

1. Fare clic sul nuovo collegamento ipertestuale Ricevimenti di vendita.

In alternativa, fare clic sull'icona Ricevute di vendita e selezionare Nuovo.

Viene visualizzata la finestra Inserisci entrate di vendita.

La finestra Inserisci entrate di vendita potrebbe non somigliare esattamente alla mia per un paio di motivi. QuickBooks Simple Start personalizza leggermente i suoi moduli per adattarsi al tuo particolare tipo di attività.

La personalizzazione dei moduli scontrino fiscale funziona in modo simile alla personalizzazione di fatture e note di credito. Ad esempio, puoi aggiungere un logo o apportare altre modifiche modeste.

2. Identificare il cliente

Fare clic sulla freccia in giù a destra dell'elenco a discesa Cliente. Scorri l'elenco dei clienti finché non visualizzi il nome del cliente che desideri e fai clic su di esso. Si noti che a differenza delle fatture, il campo Cliente non è richiesto per le vendite in contanti.

3. Data la ricevuta di vendita.

Premere Tab per spostare il cursore sulla casella di testo Data. Quindi digitare la data corretta nel formato MM / GG / AA. È possibile modificare la data utilizzando uno qualsiasi dei codici di modifica della data.

4. (Facoltativo) Inserire un numero di vendita.

QuickBooks Simple Start suggerisce un numero di vendita in contanti aggiungendo 1 all'ultimo numero di vendita in contanti che hai utilizzato. Utilizzare questo numero o scheda nella casella di testo N. vendita e modificare il numero in base a ciò che si desidera.

5. Correggere l'indirizzo Venduto per, se necessario.

QuickBooks Simple Start prende l'indirizzo di fatturazione dall'Elenco clienti e utilizza l'indirizzo di fatturazione come indirizzo Venduto a. È possibile modificare l'indirizzo per la vendita in contanti, tuttavia, sostituendo la parte appropriata del solito indirizzo di fatturazione.

6. Registra il numero di controllo.

Inserire il numero di controllo del cliente nella casella di testo Controlla numero. Se il cliente ti paga con denaro sonante freddo, puoi lasciare vuota la casella di testo Verifica numero.

7. Specifica il metodo di pagamento.

Per specificare il metodo di pagamento, fare clic sull'elenco a discesa Metodo di pagamento e selezionare qualcosa da esso: contanti, assegni, VISA, MasterCard o altro.Se non si vede il metodo di pagamento che si desidera utilizzare, è possibile aggiungere il metodo all'elenco dei metodi di pagamento. Scegliere Aggiungi nuovo per visualizzare la finestra di dialogo Nuovo metodo di pagamento. Inserisci una descrizione del metodo di pagamento nella casella di testo e fai clic su OK.

8. Descrivi ogni oggetto che stai vendendo.

Spostare il cursore sulla prima riga della casella Voce / Descrizione / Quantità / Tasso / Quantità / IVA. Quando lo fai, QuickBooks Simple Start trasforma il campo Articolo in una casella di riepilogo a discesa. Fare clic sull'elenco a discesa Elemento della prima riga vuota nella casella di riepilogo e quindi selezionare l'elemento. Quando lo fai, QuickBooks Simple Start riempie le caselle di testo Descrizione e Valuta con qualsiasi descrizione di vendita e prezzo di vendita che hai inserito nella Lista degli articoli. (È possibile modificare queste informazioni se lo si desidera, ma probabilmente non è necessario.) Immettere il numero di articoli venduti nella casella di testo Qtà. (QuickBooks Simple Start calcola quindi l'importo moltiplicando la quantità per il tasso.) Descrivi ciascuno degli altri articoli che stai vendendo compilando le prossime righe vuote della lista.

Puoi mettere tutti gli articoli su una ricevuta di vendita che desideri. Se non si dispone di spazio sufficiente in una singola pagina, QuickBooks Simple Start aggiunge tutte le pagine necessarie per la ricezione. La ricevuta di vendita totale, ovviamente, va sull'ultima pagina.

9. Descrivi eventuali articoli speciali che la ricevuta di vendita dovrebbe includere.

QuickBooks Simple Start pensa che tutto ciò che si attacca a una ricevuta (o una fattura, se è per questo) è qualcosa che stai vendendo. Se vendi manichini blu, gialli e rossi, devi ovviamente aggiungere ognuno di questi articoli alla Lista Oggetti. Ma se aggiungi un subtotale alla ricevuta, QuickBooks Simple Start pensa che il subtotale è solo un altro thingamajig e ti richiede di inserire un altro elemento nell'elenco. Lo stesso vale per uno sconto sul volume che si desidera conservare sulla ricevuta. E se aggiungi la tassa di vendita alla tua ricevuta, beh, indovina cosa? QuickBooks Simple Start ritiene che l'imposta sulle vendite sia solo un altro elemento che deve essere incluso nell'elenco degli articoli.

Per includere uno di questi sconti speciali o elementi di totale parziale, sposta il cursore sulla riga vuota successiva nella casella Elemento, fai clic sulla freccia a destra del menu a discesa e quindi seleziona l'elemento speciale. Dopo che QuickBooks Simple Start ha riempito le caselle di testo Descrizione e Vota, potrebbe essere necessario modificare queste informazioni. Inserisci ogni oggetto speciale - subtotali o sconti - che stai specificando sulla ricevuta compilando le prossime righe vuote della casella di riepilogo.

Se hai selezionato la casella di controllo Tassabile quando hai aggiunto l'articolo all'Elenco Oggetti, la voce Imposta viene visualizzata nella colonna IVA per indicare che l'articolo sarà tassato.

Se si desidera includere un articolo di sconto (in modo che tutti gli articoli elencati siano scontati), è necessario incollare un articolo parziale sullo scontrino dopo gli articoli di inventario o altri articoli che si desidera detrarre. Quindi inserire l'oggetto sconto direttamente dopo l'elemento totale parziale. In questo modo, QuickBooks Simple Start calcola lo sconto come percentuale del subtotale.

10. Specifica l'imposta sulle vendite.

Se hai specificato i dati fiscali quando hai creato il file della tua azienda durante l'intervista EasyStep, ricorda come QuickBooks Simple Start ha chiesto se addebitare l'imposta sulle vendite? QuickBooks Simple Start riempie le informazioni fiscali predefinite sommando gli elementi tassabili (che sono indicati dalla parola Imposta nella colonna IVA) e moltiplicando la percentuale indicata al momento della creazione del file aziendale. Se le informazioni sono corrette, andare al passaggio 13. In caso contrario, spostare il cursore sulla casella IVA a destra della casella Messaggio cliente, attivare la casella di riepilogo a discesa e selezionare l'imposta di vendita corretta.

11. (Veramente facoltativo e probabilmente non necessario per le vendite in contanti) Aggiungere un memo nella casella di testo Memo.

È possibile includere una descrizione di promemoria con le informazioni di vendita in contanti. Questo memo non è per il tuo cliente. Non stampa nemmeno sullo scontrino, se decidi di stamparne uno. Il memo è solo per i tuoi occhi. Le descrizioni dei memo ti consentono di archiviare le informazioni relative a una vendita con le informazioni sulla ricevuta di vendita.

12. Decidi se stampare la ricevuta.

Se non si stampa la ricevuta, assicurarsi che la casella di controllo Stampa in ritardo sia vuota; in caso contrario, deselezionarla.

13. Fai clic su Salva e chiudi per salvare la ricevuta di vendita.

QuickBooks Simple Start salva la ricevuta di vendita visualizzata sullo schermo.