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Una rete di collaborazione sociale di successo dovrebbe sostituire alcune delle comunicazioni e delle collaborazioni che avvengono via e-mail, in particolare sotto forma di elenchi di e-mail utilizzati per gestire le discussioni in corso e le risposte -tutti i thread di posta elettronica. Le abitudini e-mail sono così radicate che il cambiamento spesso procede lentamente, ma qui ci sono cose da provare:
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Affronta prima le mailing list. L'e-mail non è mai stata concepita come mezzo per discussioni a lungo termine con molti partecipanti e testo citato dai rispettivi messaggi. I partecipanti alla mailing list dovrebbero apprezzare il valore delle discussioni thread su una rete di collaborazione sociale che è più facile da seguire e più accomodante per collegamenti e contenuti multimediali. Quando si effettua uno scambio one-to-one di una mailing list per un gruppo sociale, si forniscono anche ai collaboratori altri strumenti per la condivisione dei documenti e altre modalità produttive di collaborazione.
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Incoraggia la collaborazione sociale per le conversazioni di gruppo. Qualsiasi messaggio di posta elettronica con più di un destinatario potrebbe essere un buon candidato per un post su una rete di collaborazione sociale. I thread e-mail Reply-to-all troppo spesso vengono ringhiati e confusi quando i destinatari vengono aggiunti a una discussione o abbandonati da esso. Le mailing list evitano una parte di questa confusione impostando l'intestazione e-mail predefinita "Reply-to" all'indirizzo della lista. Ma in una collaborazione ad hoc, alcuni destinatari di e-mail fanno inevitabilmente clic su "Rispondi" anziché su "Rispondi a tutti", inviando una risposta a una persona anziché al gruppo.
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Riconoscere dove la posta elettronica ha ancora senso. L'e-mail rimane efficace per le comunicazioni one-to-one e deve essere intesa come la soluzione superiore per la maggior parte delle comunicazioni che si estendono all'esterno dell'organizzazione. Potresti essere in grado di invitare collaboratori esterni stretti in un gruppo di collaborazione all'interno della tua rete, ma per definizione un social network aziendale è privato e non può includere tutti.
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Considera l'integrazione della posta elettronica. Prova i plugin e-mail come Jive per Outlook o Harmon. vale a dire per Outlook.
Jive per Outlook rende possibile ricevere un messaggio ricevuto via e-mail e convertirlo in una discussione di Jive, pubblicando la tua risposta lì.
Harmon. Lo strumento ie consente di integrare la collaborazione in rete, la conversazione e la condivisione dei documenti nell'interfaccia utente di posta elettronica, collegandosi agli ambienti di collaborazione Microsoft SharePoint, Yammer e Office 365. Gli utenti di Outlook possono interagire con discussioni o file condivisi ospitati in SharePoint (in locale o nella versione cloud che fa parte di Office 365).Per minimizzare la confusione della versione, il plugin incoraggia anche gli utenti a condividere i file sulla piattaforma di collaborazione, anziché trasmetterli come allegati di file. Harmon. cioè ora fornisce anche un'integrazione simile con Yammer e SkyDrive, il servizio cloud di Microsoft per la condivisione di file.
