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Il processo di condensazione dei file QuickBooks ha due effetti: il comando Condensa di QuickBooks crea una copia permanente del file di dati di QuickBooks (chiamata copia di archivio del file); il processo di condensazione dei file rende il file di dati più piccolo riepilogando molte vecchie transazioni dettagliate e chiuse che utilizzano voci di diario di mostri giganti.
Poiché questa condensazione e archiviazione può essere un po 'confusa, ecco un breve riepilogo di esattamente cosa succede quando si condensa il file aziendale QuickBooks. Ecco cosa fa in genere QuickBooks durante il processo:
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Salva una copia di archivio dei file dell'azienda: quando si condensa il file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio di quel file.
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Rimuove vecchie transazioni chiuse: come parte del processo di condensazione, QuickBooks ti offre l'opportunità di rimuovere vecchie transazioni chiuse dalla versione attuale e funzionante del file aziendale QuickBooks. Ricorda che l'archiviazione crea una copia di archivio del file aziendale QuickBooks.
Hai ancora la versione funzionante del file aziendale QuickBooks, tuttavia, ed è questa attuale versione funzionante del file aziendale QuickBooks che viene ripulito, o condensato, dalla rimozione di vecchio, chiuso transazioni.
Le transazioni chiuse sono transazioni che QuickBooks non deve più tracciare nei dettagli. Ad esempio, una vecchia fattura cliente - dopo che è stata pagata - è una transazione chiusa. Un vecchio assegno scritto ad un venditore - dopo che è stato cancellato dalla banca - è una transazione chiusa.
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Riepiloga transazioni vecchie e chiuse: poiché le vecchie transazioni chiuse vengono rimosse dal file di dati QuickBooks, la condensazione di solito crea voci di giornale mensili di riepilogo per le vecchie transazioni chiuse e inserisce queste transazioni di riepilogo nell'attuale, versione funzionante del file di dati QuickBooks.
Queste voci di diario mensili riassuntive consentono di continuare a preparare rendiconti finanziari mensili. Ad esempio, anche se l'archiviazione rimuove tutte le vecchie transazioni chiuse da, ad esempio, gennaio 2011, è ancora possibile produrre rendiconti finanziari per gennaio 2011 nel 2014. Per produrre rendiconti finanziari mensili per gennaio 2011, QuickBooks utilizza le voci di giornale mensili di riepilogo.
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Cancella la pista di controllo: QuickBooks mantiene una pista di controllo che mostra chi ha inserito quali transazioni. Un effetto quasi nascosto della pulizia dei file di dati di QuickBooks riguarda la pista di controllo. Se si pulisce un file aziendale e si indica che il file aziendale deve essere condensato, QuickBooks cancella la traccia di controllo prima della data "le transazioni chiuse rimosse prima o prima".
In altre parole, per il periodo in cui QuickBooks rimuove le vecchie transazioni chiuse, rimuove anche la traccia di controllo di tali transazioni.
Il processo di file di condense in genere significa la creazione di una copia del file di dati QuickBooks che si salva e memorizza da qualche parte e quindi creando una versione ridotta del file aziendale funzionante. Il comando che usi per condensare il file aziendale QuickBooks, tuttavia, ti consente anche di creare file aziendali quasi vuoti.
La maggior parte delle persone non ha mai bisogno di usare questa opzione. Solo una categoria di utenti QuickBooks che desiderano creare file aziendali quasi vuoti: CPA e consulenti (che desiderano riutilizzare un file aziendale per un'altra business unit o client) potrebbero voler utilizzare questo comando per creare file di dati aziendali che hanno molti gli elenchi già impostati.
