Che cosa è necessario sapere sugli errori per la modellazione finanziaria in Excel - dummies

La possibilità di errore in un modello finanziario è la cosa numero uno che mantiene sveglio un modellatore finanziario di notte. Come modellatore, devi avere un sano rispetto per i fogli di calcolo e la loro suscettibilità all'errore.

Immagina di lavorare a un nuovo entusiasmante progetto. Hai fornito un modello finanziario che viene utilizzato per un progetto o una funzione chiave della tua attività. Sembra fantastico Le persone sono accese; i soldi vengono spesi Ma settimane o mesi nel progetto, i numeri improvvisamente non si sommano. Perché il progetto è finora fuori budget?

Alla revisione, improvvisamente ti rendi conto che c'è stato un errore nei tuoi calcoli originali. Yikes! La vostra credibilità e fiducia nel vostro lavoro vengono messe in discussione, portando a momenti di disagio durante le riunioni (per non parlare della preoccupazione per il vostro futuro in azienda).

Il gruppo di interesse sui rischi dei fogli di calcolo europei (EuSpRiG) organizza una conferenza annuale consolidata per presentare le ultime ricerche e risultati sull'argomento. Ci sono molti casi ben documentati di errori di modello Excel di alto profilo. Alcuni di questi sono documentati da EuSpRiG. Data la riluttanza della maggior parte delle aziende a parlare dei propri errori, il numero e la frequenza delle storie documentate da EuSpRiG inducono molti a credere che gli errori nei fogli di calcolo siano un evento normale nella maggior parte delle organizzazioni.

Quale forma possono assumere questi errori? In generale, gli errori di modellazione possono essere raggruppati in tre grandi categorie: errori di formula, ipotesi o errori di input ed errori logici.

Errori di formula nel tuo modello finanziario

Gli errori di formula sono gli errori più facili da fare e relativamente facili da individuare, ma sono orribilmente imbarazzanti quando vengono scoperti. Questi tipi di errori "meccanici" sono anche i più facili da evitare tramite autocontrollo e correzione.

Un errore di formula comune è semplicemente il prelievo della cella sbagliata nella formula, ad esempio il collegamento alla cella B98, che contiene 6, invece della cella B97, che contiene 0. 6. Questo errore inizialmente potrebbe sembrare un po 'minore, ma supponiamo che il tuo investimento iniziale sia stato di $ 100.000. Tramite la tua modellazione, ti rendi conto che c'è un margine di profitto del 60%, ma a causa di questo errore, prevedi $ 600.000 di profitti invece di $ 60.000. !

Presupposti o errori di inserimento nel tuo modello finanziario

Le formule del tuo modello potrebbero essere perfettamente calcolabili, ma le supposizioni nei modelli finanziari sono un caso da manuale di "garbage in, garbage out. "Se le ipotesi che hai usato come input non sono corrette, anche il modello sarà errato.

Quando si tratta di errori di input ci sono due tipi principali da considerare:

• Inserimento dati: Gli errori di immissione dei dati possono facilmente verificarsi se si aggiornano i costi operativi, ad esempio, su una settimana alla settimana base. Se questi costi non sono collegati correttamente o aggiornati regolarmente, è possibile ottenere un'immagine incompleta o imprecisa del processo. A volte il collegamento di queste informazioni a un file separato generato automaticamente e l'utilizzo di alcuni dei nuovi strumenti di Excel moderni come Get & Transform (precedentemente chiamato Power Query) possono automatizzare e accelerare questo processo. Inoltre, accertarsi di sapere chi è responsabile dell'aggiornamento del foglio di calcolo e assicurarsi che eventuali modifiche al processo o alla pianificazione dell'aggiornamento non influiscano sul modello.
• Input utente: Gli errori di input dell'utente si verificano più frequentemente quando non si ha familiarità con il prodotto o il progetto che si sta modellando. Ad esempio, quando si tratta dei costi salariali di un programma, è possibile considerare i benefici che riceverà un dipendente e presupporre che sarà pari al 5% del suo stipendio, che è un'ipotesi abbastanza standard su tutta la linea. Tuttavia, poiché sei nuovo nell'organizzazione, potresti non tener conto di altri fattori che influiscono sui benefici del dipendente, come ad esempio un aumento del costo della consegna del programma dentistico e medico di cui l'azienda è orgogliosa. Improvvisamente, questo porta il costo a 12. 5 per cento dello stipendio, soffiando completamente tutti i costi del personale che hai così accuratamente calcolato.

Se stai facendo delle ipotesi, devi registrarle, considerarle e disporle con cura nel tuo modello. È anche una buona idea confermare questi input con i principali stakeholder.

Il vecchio detto "Troppi cuochi rovinano il brodo" si applica sicuramente al edificio un modello finanziario. A meno che non si disponga di una serie di standard rigidi e collaborativi che garantiscano che il modello sia definito e che le ipotesi siano inserite in modo coerente, otterrete il miglior risultato avendo un solo modellatore che lavora per costruire il modello.

Quando si tratta di utilizzando il modello, tuttavia, chiunque dovrebbe essere in grado di utilizzare un modello ben costruito. Se sei preoccupato per le persone che incasinano i tuoi calcoli o immettono input in modo errato, assicurati che le tue istruzioni e la documentazione spieghino come utilizzare il modello. Inoltre, applicare le convalide dei dati o la protezione della cella al modello per limitare le modifiche che l'utente può apportare.

Errori logici nel modello finanziario

Gli errori nella logica del modello sono probabilmente i più difficili da individuare, perché è possibile avere tutti i presupposti, gli input e le formule perfettamente funzionanti, ma la logica e la metodologia - il modo in cui il modello è costruito - può ancora essere errato. È necessario acquisire la logica e assicurarsi che l'approccio del costruttore sia chiaro. Altrimenti, se perdi la persona chiave che ha costruito il modello, può verificarsi confusione.

Ad esempio, questo modello mostra la percentuale dei fondi dell'investitore che sono stati prestati. La percentuale è stata calcolata dividendo il saldo di investimento (l'investimento corrente più il nuovo investimento) per il saldo del portafoglio (i prestiti correnti più i nuovi prestiti meno i prestiti scaduti).

Calcolo dei rapporti del portafoglio di investimento.

Aspetta un secondo. Lo calcoli in base al numero di prestiti scritti o al saldo complessivo? Puoi vedere come il modo in cui è stato calcolato il rapporto può causare confusione per chi non ha familiarità con questo modello. È importante documentare come lo stai calcolando. Potresti anche facilmente confondere gli importi mensili con il saldo cumulativo; puoi vedere che questo è chiaramente documentato nella colonna B.