4 Modi per mantenere in ordine i record finanziari in QuickBooks 2016 - dummies

L'affidabilità e l'utilità dei dati di QuickBooks 2016 dipendono in gran parte da quanto siano ordinati e ordinati i registri finanziari. Per aiutare voi o il vostro personale a fare un lavoro migliore in questo, prendete in considerazione l'utilizzo delle seguenti quattro tecniche.

Tecnica n. 1: riconciliare regolarmente i conti bancari QuickBooks

Quando si impiega il tempo necessario per riconciliare un conto bancario, non solo si migliora l'accuratezza dei dati del proprio conto bancario (compresi i saldi dei conti); ma controlli anche indirettamente una serie di altre transazioni, incluse tutte le entrate che confluiscono in un determinato conto bancario. E controlli le spese pagate da un determinato account.

Quindi, linea di fondo: riconcilia i tuoi conti bancari regolarmente.

Tecnica n. 2: aggiornamento dei saldi dei conti del prestito

Se hai preso in prestito denaro dalla banca, dovresti ricontrollare il saldo del conto. E dovresti aggiornare il saldo del conto se non corrisponde ai record di fine anno del prestatore.

I saldi dei conti dei prestiti vanno tipicamente "errati" nel tempo, in quanto la suddivisione dei pagamenti nella loro componente principale e di interesse è leggermente inattiva. Questo errore inizia a sommarsi nel tempo.

È spesso possibile correggere i saldi dei conti del prestito aggiungendo una registrazione a giornale che "corregge" il saldo del conto errato e quindi getta l'offset di debito o credito richiesto alla categoria di spesa per interessi sui prestiti.

Tecnica n. 3: verifica pagamenti orfani

Le persone trovano sorprendentemente facile inserire i pagamenti dei clienti, ma non applicano mai i pagamenti a una fattura. Quando si verifica questo errore di omissione, l'azienda omette le entrate dal conto profitti e perdite e ne sottovaluta le entrate e i profitti. Quindi questo è un brutto errore.

Puoi trovare uno di questi pagamenti orfani nel tuo file QuickBooks producendo un bilancio di base in contanti. Se un saldo di base di cassa mostra un valore negativo per i crediti, ciò indica che hai inserito pagamenti in QuickBooks ma non hai mai applicato il pagamento a una fattura.

Per correggere questo errore (o correggere questo errore più volte se hai commesso più errori), devi sfogliare i pagamenti del cliente o produrre un rapporto di transazioni per un cliente per trovare quelli che non hai applicato.

Tecnica n. 4: rivedere il tuo bilancio

Sai dove gli errori contabili si presentano spesso in modo sorprendente? Sul tuo bilancio

Per questo motivo, prendi l'abitudine di produrre regolarmente un bilancio. Cerca numeri strani, ad esempio, fondi non deprezzati che ammontano a $ 40.000 (cioè QuickBooks pensa che tu abbia 40 dollari in contanti in giro per l'ufficio da qualche parte) o un saldo in contanti di $ 11.000 (significa che hai superato il tuo conto corrente per 11 grande).

È possibile ricercare numeri di bilancio divertenti facendo doppio clic sul valore dispari nella finestra del report e quindi guardando attraverso i dati della transazione che si aggiungono ad alcuni valori ovviamente errati.

Un ultimo punto su questa tecnica di controllo degli errori: spesso, l'errore che produce un valore pazzesco del bilancio non è una transazione inserita in modo errato ma una transazione che è stata omessa.

Se vuoi davvero approfondire la questione della pulizia del bilancio, puoi sfidare una lista molto più lunga di operazioni di pulizia del bilancio nel mio blog Evergreen Small Business.