Nozioni di base sul backup del file di dati di QuickBooks 2014 - dummies

Un compito di importanza critica che sia l'utente sia il collaboratore devono completare è un backup del file di dati di QuickBooks. Pochi elementi archiviati sul disco rigido del tuo computer meritano la stessa cura dei file di dati QuickBooks. Letteralmente, il file di dati di QuickBooks descrive gli affari finanziari della tua azienda. Non si vuole assolutamente perdere il file di dati.

Per esempio, perdere il file di dati potrebbe significare che non sai quanti soldi hai, non sai se stai facendo o perdendo soldi, e non sarai in grado di fare facilmente o accuratamente preparare le dichiarazioni dei redditi annuali.

Fortunatamente, il backup del file di dati di QuickBooks è piuttosto semplice. È necessario completare solo nove passaggi:

1Scegliere il comando File → Crea copia.

QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva copia o backup, che offre tre opzioni: l'opzione per salvare una copia di backup del file QuickBooks, l'opzione per creare un file aziendale portatile e l'opzione per creare la copia di un contabile.

2È necessario salvare una copia di backup, quindi fare clic sul pulsante di opzione Copia di backup; quindi fare clic su Avanti per continuare.

È possibile creare un file di backup completo o un file aziendale portatile quando si copia il file QuickBooks. Un file aziendale portatile è più piccolo di un file di backup, quindi è più comodo spostarsi. Ad esempio, è più facile inviare per e-mail un file aziendale portatile.

Lo sfregamento con file aziendali portatili è il seguente: QuickBooks deve lavorare duro per ridurre il file aziendale portatile a una piccola dimensione. QuickBooks deve anche fare più lavoro per annullare la disconnessione del file in un secondo momento quando si vuole lavorare con esso.

Dopo aver fatto clic su Avanti, viene visualizzata la finestra di dialogo Salva copia o backup. È possibile passare direttamente alla finestra di dialogo Salva copia o backup scegliendo il comando File → Crea backup.

3 Indicare se si desidera salvare il file di backup di QuickBooks sul computer della propria azienda o nel centro dati fuori sede di QuickBooks.

Fare clic su Backup locale per indicare che si desidera archiviare la copia di backup del file sul disco rigido del computer o su un dispositivo di archiviazione rimovibile, ad esempio un'unità flash.

4Fare clic sul pulsante Opzioni per scegliere un percorso di backup.

QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Opzioni di backup.

5Specifica in quale cartella o posizione del disco deve essere eseguito il backup del file aziendale.

Basta inserire un nome di percorso direttamente nella casella che indica dove salvare le copie di backup.

Se non sai come inserire un nome di percorso, fai clic sul pulsante Sfoglia.Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Sfoglia per cartelle, utilizzare il relativo elenco di cartelle per selezionare il disco o la cartella che si desidera utilizzare per i backup di QuickBooks.

6 (Opzionale) Seleziona le opzioni di backup.

È anche possibile utilizzare la finestra di dialogo Opzioni di backup per specificare quando QuickBooks dovrebbe ricordarsi di eseguire il backup e come eseguire il backup di QuickBooks:

Aggiunta di timestamp: per aggiungere la data e l'ora dell'operazione di backup ai file di backup nome, selezionare la casella di controllo Aggiungi la data e l'ora del backup al nome del file.

Limitazione delle copie di backup: per dire a QuickBooks di eliminare vecchie copie di backup, selezionare la casella di controllo Limita il numero di copie di backup in questa cartella su X e specificare quante copie di backup si desidera conservare utilizzando la casella di testo adiacente.

Impostazione dei promemoria per il backup: selezionare l'opzione Ricordami di eseguire il backup quando chiudo il file della società ogni X volte la casella di controllo e la casella di testo adiacente per specificare che si desidera che venga ricordato il backup del file QuickBooks quando chiudi QuickBooks. Le opzioni di intervallo comprendono ogni volta, ogni altra volta, ogni terza volta e così via.

Abilitazione della verifica dei dati: utilizzare i pulsanti di verifica per indicare a QuickBooks che deve verificare l'integrità dei dati quando esegue il backup dei dati. Seleziona il pulsante di opzione Verifica completa per la verifica migliore e più completa di QuickBooks.

In alternativa, se sei una persona che non ha tempo per i pochi secondi extra di verifica doppia che la verifica dei dati richiede, seleziona il pulsante di opzione Verifica rapida. Meglio ancora, lanciare la massima attenzione al vento - si consiglia comunque ai bambini - e selezionare il pulsante di opzione Nessuna verifica.

7 Fare clic su OK al termine della specifica del percorso e delle opzioni di backup, quindi fare clic su Avanti.

QuickBooks visualizza una finestra di dialogo (non mostrata) che chiede quando si desidera eseguire il backup.

8Specificare quando si desidera eseguire il backup.

In genere, si desidera eseguire il backup quando si sceglie il comando Salva copia o Backup. In questo caso, quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva copia o backup che chiede il ?? quando ?? domanda, fare clic sul pulsante Salva ora.

Tuttavia, è anche possibile indicare a QuickBooks di pianificare regolarmente i backup del file di dati di QuickBooks secondo uno schema intelligente di - quando QuickBooks chiede il ?? quando ?? domanda - facendo clic sui pulsanti Salva ora e pianifica futuri backup o facendo clic sul pulsante Solo pianificazione backup futuri.

Se si specifica a QuickBooks che si desidera pianificare i backup, QuickBooks visualizza un paio di finestre di dialogo che si utilizzano per creare la nuova pianificazione di backup nominando la pianificazione e impostando i giorni e le ore in cui pianificare i backup.

9 Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Salva copia o backup.

Dopo aver specificato come dovrebbe funzionare l'operazione di backup, fare clic su Fine. QuickBooks esegue il backup (o crea una copia) dell'attuale file aziendale QuickBooks e memorizza la nuova copia del file nel percorso di backup.