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Quando comprendi cosa è l'archiviazione in QuickBooks, il processo è abbastanza semplice. Per condensare il file aziendale QuickBooks, seguire questi passaggi:
- Scegliere il comando File → Utilità → Condense Data.
QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Dati condensa.
- Seleziona il pulsante di opzione Transazioni prima di una data specifica.
Questa opzione dice a QuickBooks che si desidera fare due cose: creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks e magiare il file aziendale in modo che non sia così grande. QuickBooks riduce le dimensioni della versione di lavoro del file di dati aziendali rimuovendo vecchie transazioni chiuse se si sceglie nel passaggio 3 di rimuovere le transazioni.
- Specificare la data di rimozione delle transazioni prima.
Per specificare la data prima della quale devono essere rimosse le transazioni chiuse, inserire la data nella casella data. Se si desidera condensare il file rimuovendo le transazioni entro il 31 dicembre 2016, ad esempio, immettere 1/1/2017 nella casella della data. Tuttavia, non è necessario sentirsi obbligati a rimuovere un sacco di transazioni chiuse. Rimuovete le transazioni chiuse solo se il vostro file aziendale QuickBooks sta diventando troppo grande. Puoi facilmente lavorare con un file aziendale QuickBooks da 25 MB, 50 MB o anche 100 MB (megabyte).
Anche se in genere si condensa un file QuickBooks rimuovendo vecchie transazioni chiuse, il comando Condense crea anche file senza transazioni e file con un intervallo di transazioni specificato. Per creare un file che contiene elenchi e preferenze ma nessuna transazione, seleziona il pulsante di opzione Tutte le transazioni.
A proposito, è possibile utilizzare l'opzione Tutte le transazioni per creare un file quasi vuoto che è possibile riutilizzare (ad esempio per la formazione). Per creare un file QuickBooks che contenga un intervallo di transazioni specificato, seleziona il pulsante di opzione Transazioni al di fuori di un intervallo di date e inserisci le date che bloccano l'intervallo nelle caselle Prima e Dopo.
- Fare clic su Avanti al termine della specifica delle transazioni da rimuovere con QuickBooks.
QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa.
- Specificare come devono essere riepilogate le transazioni.
Se si desidera riepilogare le transazioni storiche, QuickBooks utilizza una seconda finestra di dialogo Dati condensati per chiedere come dovrebbe riepilogare i dati cronologici: con una singola voce di giornale di riepilogo, con voci di giornale di riepilogo mensili o nessun riepilogo. Seleziona il pulsante di opzione che corrisponde all'approccio di riepilogo che desideri.(Di solito, si usa la seconda opzione elencata - avendo QuickBooks creare voci di giornale di riepilogo mensili - in modo da poter generare report mensili comparativi significativi.)
- Fare clic su Avanti quando si specifica come QuickBooks deve riepilogare le transazioni.
QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Dati condensa.
- Specificare la modalità di condensazione delle transazioni di magazzino e fare clic su Avanti.
Se il file QuickBooks include transazioni di inventario, QuickBooks consiglia di rimuovere le vecchie transazioni di magazzino. Quando QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Condense Data, puoi dire a QuickBooks di fare proprio questo selezionando il pulsante di opzione Riepiloga le scorte di inventario (consigliato). (Se non si desidera rimuovere le vecchie transazioni, selezionare il pulsante di opzione Mantieni i dettagli della transazione di inventario.)
Quando si fa clic su Avanti, si continua alla quarta finestra di dialogo Dati condensa, che chiede quali transazioni devono essere considerate chiuse.
- Specificare quali transazioni devono essere rimosse e fare clic su Avanti.
QuickBooks richiede un po 'più di informazioni su esattamente ciò che costituisce una transazione chiusa o vecchia che dovrebbe essere rimossa. Seleziona le caselle di controllo per indicare se le transazioni prima della data di rimozione devono essere rimosse anche se non sono chiare, contrassegnate per essere stampate, contrassegnate come inviate e così via.
Quando si fa clic su Avanti, si passa alla quinta finestra di dialogo Dati condensa.
- Specificare qualsiasi pulitura di lista che dovrebbe verificarsi e fare clic su Avanti.
Utilizzare la quinta finestra di dialogo Dati condensa per indicare a QuickBooks che oltre a rimuovere vecchie transazioni chiuse, è necessario pulire alcuni elenchi. È possibile selezionare caselle di controllo che indicano a QuickBooks di rimuovere account non utilizzati, clienti non utilizzati, fornitori inutilizzati e così via. Eliminando l'elenco tramite la rimozione di elementi di elenco non utilizzati, non solo riduci le dimensioni del file aziendale, ma rendi anche più facile per le persone lavorare con l'elenco.
Quando si fa clic su Avanti, QuickBooks visualizza la sesta finestra di dialogo Dati condensa. La finestra di dialogo ti dice che il processo di archiviazione inizia con QuickBooks facendo una copia del file di dati e che l'operazione di condensazione può richiedere diversi minuti o anche diverse ore per essere completata.
- Fare clic su Inizia condensa.
QuickBooks inizia il processo di condensazione del file di dati.
- Eseguire il backup del file di dati quando richiesto.
All'inizio del processo di condensazione, QuickBooks richiede di eseguire il backup del file aziendale QuickBooks. Il backup del file aziendale QuickBooks come parte di un'operazione di condensa funziona come il backup del file aziendale QuickBooks in qualsiasi altro momento.
Dopo aver eseguito il backup del file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio del file aziendale e quindi ripulisce la versione funzionante del file aziendale utilizzando le istruzioni. Anche in questo caso, come indicato nei passaggi precedenti, il processo di pulitura potrebbe richiedere solo alcuni minuti, oppure potrebbe richiedere diverse ore se il file è molto grande.
