Creazione di una regola in Lotus Notes 6 - dummies

Una regola indica a Notes come comportarsi con determinati messaggi in arrivo. Ad esempio, potresti avere una regola che inserisce sempre messaggi con una determinata parola nel campo dell'oggetto in una determinata cartella, o una regola che sposta la posta elettronica da una determinata persona direttamente nella cartella Cestino, o forse una regola che cambia istantaneamente l'importanza di qualsiasi messaggio che ricevi dal tuo capo in alto. Visualizza le regole facendo clic sulla parola Regole nel riquadro di navigazione.

Per creare una nuova regola, prima fai clic sulla cartella Regole nel pannello di navigazione della tua posta. Quindi fare clic sul pulsante Nuova regola della barra delle azioni. La Figura 1 mostra la (piuttosto grande) finestra di dialogo Nuova regola che appare.

Figura 1: Crea una nuova regola qui.

Come puoi vedere dalla Figura 1, la finestra di dialogo Nuova regola è divisa in tre sezioni. Questa regola determina se la regola è abilitata, Specifica condizioni decide su quali messaggi agirà la regola e Specifica azioni determina cosa farà la regola con i messaggi che sceglie.

Qualsiasi nuova regola creata è abilitata, per impostazione predefinita. Tuttavia, potresti avere una regola che desideri disattivare temporaneamente; per esempio, forse non vuoi che i messaggi di posta in arrivo vengano inviati a quella cartella, per ora. Nella parte superiore della finestra di dialogo, utilizzare i pulsanti di opzione Questa regola per decidere se la regola viene applicata. Seleziona il pulsante di opzione On nel campo (il valore predefinito) e la regola fa tutto ciò che gli hai detto di fare. D'altra parte, se selezioni il pulsante di opzione Off, la regola viene sospesa finché non la attivi di nuovo.

Creazione della condizione di una regola

I campi nella sezione Specifica condizioni della finestra di dialogo Nuova regola determinano i messaggi a cui verrà applicata la regola. L'idea di base è utilizzare questi campi per impostare un criterio e quindi utilizzare il pulsante Aggiungi per salvare la condizione. Alcune regole possono avere una sola condizione, ad esempio Oggetto contiene Adulto . Altri possono essere più complicati, con più di una condizione. Ad esempio, potresti avere una regola che cercava il messaggio in arrivo con le parole Aggiornamenti vendite nella riga dell'oggetto inviata da un ragazzo di nome Rob Fichtel.

Quando si definisce il secondo campo a discesa nella sezione Specifica condizioni della finestra di dialogo, è possibile scegliere tra 13 posizioni diverse:

• mittente: Scegliere i messaggi in base al nome della persona che ha inviato il messaggio. Ad esempio, potresti creare una regola che cerca automaticamente i messaggi dal tuo capo. Oggetto
• : Seleziona i messaggi in base a ciò che è nell'oggetto del messaggio, ad esempio Aggiornamento vendite .
• corpo: Trova messaggi con una determinata parola o frase in qualsiasi parte del corpo del messaggio.
• importanza: Seleziona i messaggi in base all'importanza che il mittente ha scelto per questo (Alto / Medio / Basso).
• priorità di consegna: Seleziona i messaggi in base alla priorità di consegna che l'autore ha assegnato al messaggio.
• a: Seleziona i messaggi con il nome della persona o delle persone nel campo A del messaggio.
• cc: Seleziona i messaggi con il nome della persona o delle persone nel campo cc del messaggio.
• bcc: Seleziona i messaggi con il nome della persona o delle persone nel campo bcc del messaggio.
• to o cc: Seleziona i messaggi con il nome della persona o delle persone nel campo A o cc del messaggio.
• corpo o oggetto: Immettere un criterio che Notes cercherà sia nell'oggetto sia nel corpo dei messaggi.
• Dominio Internet: Specifica i messaggi da una particolare azienda, come ibm. com o la tua azienda clienti. com. Dimensione
• : Specifica i messaggi di una dimensione particolare.
• tutti i documenti: Applica la regola a tutti i nuovi messaggi.

Dopo aver indicato a Notes dove cercare, utilizza il terzo campo a discesa nella sezione Specifica condizioni della finestra di dialogo per indicare a Notes il tipo di confronto a cui sei interessato:

• contiene: Il termine che inserisci nel terzo campo può verificarsi ovunque nel campo selezionato nel primo campo.
• non contiene: Qualsiasi cosa tu abbia scelto nel primo campo non può includere ciò che inserisci nel terzo campo.
• è: Qualsiasi cosa tu abbia scelto nel primo campo deve essere esattamente uguale a quello che inserisci nel terzo campo.
• non è: Qualsiasi cosa tu abbia scelto nel primo campo non può essere quello che inserisci nel terzo campo.

Infine, utilizza il terzo campo nella sezione Specifica condizioni per comunicare a Notes ciò che stai cercando. Basta digitare il termine di ricerca - il nome di una persona, la parola che si desidera trovare nel corpo del messaggio, il nome di dominio Internet e così via - nel terzo campo.

Dopo aver definito le tre parti della condizione, fare clic sul pulsante Aggiungi per salvare la condizione. Se cambi idea dopo aver salvato una condizione, puoi utilizzare i pulsanti Rimuovi e Rimuovi tutto per modificare eventuali errori. Devi selezionare la condizione nel campo Quando arrivano messaggi che soddisfano queste condizioni e fare clic sul pulsante Rimuovi per rimuoverlo.

A volte potresti voler una regola con più di una condizione. Forse la regola è intesa per trovare messaggi che provengono da un determinato cliente e che hanno anche le parole nuovo ordine nella riga dell'oggetto. Una regola può avere tutte le condizioni che vuoi; continua a usare il pulsante Aggiungi se ne hai bisogno più di uno.

Quando si specificano più condizioni per una regola, è possibile indicare a Notes di agire solo se viene soddisfatto il criterio ogni . Altre volte è possibile che Notes agisca se viene soddisfatto qualsiasi dei criteri specificati. Ad esempio, in Figura 1, Notes è impostato per eliminare tutti i messaggi il cui corpo o oggetto contiene la parola Adulto . La parola Adulto non deve apparire in entrambi i posti per attivare la regola.Se si preferisce, è possibile impostare Note in modo che la parola Adulto debba apparire nell'oggetto corpo e per attivare la regola. Puoi controllare questa funzione selezionando AND o OR nel primo campo a discesa. Questo campo a discesa viene visualizzato solo dopo aver fatto clic su Aggiungi per aggiungere almeno una condizione alla regola.

Definizione dell'azione di una regola

Dopo aver indicato a Notes quali messaggi eseguirà una regola, utilizzare la sezione Specifica azioni della finestra di dialogo per determinare che cosa farà Notes con quei messaggi. Questa è la parte della finestra di dialogo in cui si dice a Notes che si desidera che questi determinati messaggi vengano spostati in una determinata cartella, eliminati e così via.

Questa sezione della finestra di dialogo ha due campi. Il primo - un elenco a discesa - dice a Notes cosa vuoi fare a questi messaggi. Il secondo campo dice a Notes dove metterli.

Nel primo campo, puoi scegliere tra sei cose con un messaggio che soddisfa le condizioni stabilite nella parte superiore della finestra di dialogo Nuova regola:

• sposta nella cartella: Dì Note a sposta i messaggi corrispondenti in una determinata cartella, il nome del quale inserisci nel secondo campo o utilizza il pulsante Seleziona per scegliere, entrambi visualizzati quando selezioni questa opzione.
• copia nella cartella: Spiega a Notes di spostare i messaggi corrispondenti in una determinata cartella, il nome del quale inserisci nel secondo campo o usa il pulsante Seleziona per scegliere, che appaiono entrambi quando selezioni questa opzione. Ciò si differenzia dallo spostamento in una cartella in quanto il messaggio rimane nella Posta in arrivo.
• invia copia a: inoltra automaticamente il messaggio a qualcun altro.
• imposta la data di scadenza: Contrassegna la data in cui il messaggio scadrà.
• cambia importanza in: Contrassegna l'importanza del messaggio come Alta, Media o Bassa - indipendentemente da come il mittente ha impostato l'importanza del messaggio.
• cancella: Rimuovi il messaggio.

Dopo aver utilizzato questo elenco a discesa per decidere cosa accadrà ai messaggi, utilizzare il campo a destra per inserire il nome della cartella o il nome della persona a cui verrà inoltrato il messaggio, quindi sopra. Il campo a destra appare o non dipende da ciò che hai selezionato nell'elenco a discesa.

Dopo aver definito le condizioni della regola e l'azione, fare clic sul pulsante OK nella parte inferiore della finestra di dialogo Nuova regola per salvarla. La tua nuova regola apparirà nella vista Regole della tua posta.

Come con le condizioni, una regola può avere più di un'azione. Ad esempio, è possibile impostare una regola che cerca i messaggi da un determinato cliente e quindi inoltra automaticamente tale messaggio all'assistente dopo averlo archiviato in una cartella speciale.