Modifica di documenti con IBM Workplace Services Express - dummies

Solitamente, puoi modificare i tuoi documenti in IBM Workplace Services Express (WSE) e, a seconda delle impostazioni di accesso della libreria di documenti, puoi in grado di modificare anche i documenti dei compagni di squadra. Tuttavia, a volte non è possibile modificare i documenti, nemmeno i documenti creati dall'utente.

Puoi facilmente capire se puoi modificare un documento perché quando lo apri, vedi il pulsante Modifica o non lo fai.

Ecco alcuni motivi per cui potrebbe essere impedito di modificare un documento:

• La libreria di documenti non può essere impostata per consentire la modifica di qualsiasi documento, a causa della natura della libreria stessa.
• Il documento è bloccato - o qualcuno del tuo team lo sta modificando, oppure qualcuno lo ha bloccato manualmente per impedire ulteriori modifiche.

Supponendo che tu possa modificare un particolare documento - perché hai l'accesso corretto e il documento non è bloccato - le seguenti sezioni coprono alcune delle cose aggiuntive che puoi fare con il documento oltre a modificare il suo contenuto reale.

Modifica delle proprietà di un documento

La parte più importante di un documento, ovviamente, è il suo contenuto. Ma c'è di più in un documento, per quanto riguarda WSE.

È possibile modificare le proprietà del documento, ovvero i campi che WSE tiene traccia di ogni documento, ad esempio il nome del documento, la descrizione e così via. Questo contenuto circa un documento viene talvolta chiamato metadata. Le proprietà del documento possono essere molto importanti per assicurarsi che gli altri membri del team possano trovare il documento, specialmente quando lo cercano. Più informazioni vengono incluse nei campi delle proprietà, più è probabile che altri utenti possano accedere e utilizzare il contenuto nel documento.

Per modificare le proprietà di un documento, sia esso creato con Office o un editor WSE, seguire questi passaggi:

1. Individua e apri il documento che desideri modificare e fai clic sul pulsante Modifica.

Viene visualizzato il modulo Modifica documento.

2. Utilizzare il modulo Modifica documento per modificare il titolo, la descrizione o la lingua preferita del documento.

3. Al termine, fai clic sul pulsante Pubblica, Invia per approvazione o Salva come bozza privata, a seconda dei casi.

Il documento viene salvato e chiuso.

Sostituzione di un documento

Occasionalmente potrebbe essere necessario sostituire un documento, un lucchetto, uno stock e un barile. Questo non è qualcosa che fai spesso, ma a volte hai un file sul disco rigido locale che devi caricare al posto di un documento che è già nella libreria.Inutile dire che il documento esistente è, beh, sostituito - in modo permanente - quindi procedere con cautela. Non è possibile sostituire un documento che è stato salvato come bozza in sospeso.

Utilizzare questa procedura per sostituire un documento esistente in una raccolta documenti con uno dal computer:

1. Individua e apri il documento che desideri sostituire.

2. Fai clic sul pulsante Sostituisci.

Viene visualizzato il modulo Sostituisci documento.

3. Fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare il file sul disco rigido che si desidera caricare come sostituzione.

4. Fare clic sul pulsante Pubblica, Invia per approvazione o Salva come bozza privata, a seconda dei casi.

Il nuovo documento appare nella raccolta documenti e il vecchio scompare.

Spostamento o copia di un documento

Sebbene i passaggi per copiare e spostare un documento siano quasi gli stessi, i risultati sono, ovviamente, diversi. Quando si copia un documento, si finisce con due versioni identiche del documento in due cartelle diverse. Quando sposti un documento, il documento viene estratto dalla sua cartella originale e depositato nella cartella specificata.

Utilizzare questa procedura per copiare o spostare un documento in una raccolta documenti:

1. Individua e apri il documento.

2. Scegli Altre azioni -> Copia o Altre azioni -> Sposta.

Viene visualizzato il modulo Copia su cartella (o Sposta in cartella).

3. Selezionare la cartella di destinazione in cui si desidera inserire il documento copiato o spostato.

4. Clicca OK.

Il documento viene copiato o spostato nella sua nuova posizione.