Stabilire regole in QuickBooks online per accettare transazioni - dummies

QuickBooks online cerca di imparare le tue abitudini mentre rivedi le transazioni scaricate; puoi aiutare il processo stabilendo regole per il QBO da seguire. Quando imposti le regole, acceleri il processo di revisione perché, in effetti, dici in anticipo a QBO come trattare determinati tipi di transazioni.

Funzionamento delle regole

Supponiamo, ad esempio, di acquistare gas per auto aziendali dalle stazioni di servizio Shell e si paga sempre utilizzando una carta di credito che si è collegata a un istituto finanziario in QBO. In pratica, si desidera classificare tutte le transazioni nelle stazioni Shell sul proprio conto spese carburante.

È possibile assegnare manualmente la categoria a una di queste transazioni e attendere che QBO "apprenda" le proprie preferenze, oppure è possibile impostare una regola per il QBO da seguire. Quando si stabilisce una regola, si specificano informazioni quali gli account e i tipi di transazioni (denaro in entrata o in uscita) a cui la regola dovrebbe applicarsi.

È possibile creare una regola che interessa tutti gli account o una regola che influisce su account specifici.

Quindi identificate i criteri che le singole transazioni devono soddisfare prima che QBO agisca sulle transazioni. Infine, si stipulano le informazioni che QBO dovrebbe assegnare alle transazioni che soddisfano i criteri. Ad esempio, è possibile specificare un tipo di transazione e una categoria.

Le regole che hai stabilito possono funzionare in due modi:

• QBO può usare la tua regola per suggerire modifiche alle transazioni scaricate che poi rivedi e approvi. Oppure
• Puoi scegliere di fare in modo che QBO applichi automaticamente la regola a tutte le transazioni che determina che soddisfano le condizioni della regola e aggiunge tali transazioni a QBO.

Quando si utilizza il primo approccio, QBO identifica, nella scheda Per revisione della pagina Banca e Carte di credito, le transazioni per le quali trova e si aspetta di applicare una regola. È possibile identificare queste transazioni perché, nella colonna Categoria o Corrispondenza, visualizzano un'icona di regola.

QBO utilizza icone diverse per identificare le transazioni corrispondenti alle regole ma non ancora aggiunte alla tua azienda e le transazioni aggiunte automaticamente dalle regole.

Il secondo approccio potrebbe sembrare rischioso, ma in realtà non lo è. Anche se QBO applica automaticamente la regola, è comunque possibile apportare modifiche alle transazioni che QBO accetta automaticamente.

Creazione di una regola

È possibile impostare un tipo di regola, quella che suggerisce le modifiche e che è necessario rivederle e quella che aggiunge automaticamente le transazioni in base a una regola, utilizzando gli stessi passaggi.C'è solo un passo in cui fai le cose in modo diverso.

1. Scegli Transazioni → Banche.

   Viene visualizzata la pagina Banca e carte di credito.

2. Sul lato destro della pagina, fai clic sulla freccia giù accanto al pulsante Aggiorna e scegli Gestisci regole.

   QBO visualizza la pagina Regole.

3. Fai clic sul pulsante Nuova regola nell'angolo in alto a destra della pagina Regole.

   QBO visualizza la finestra di dialogo Regola.

   

4. Assegna alla regola un nome - uno che sarà significativo per te.
5. Identifica se la regola si applica al denaro che entra in QBO o al denaro che scorre fuori da QuickBooks e seleziona gli account a cui vuoi applicare la regola.
6. Utilizzare la sezione "Quando una transazione si incontra" per impostare i criteri che QBO deve utilizzare quando si esaminano le transazioni scaricate per determinare se applicare o meno la regola.

   È possibile impostare più criteri utilizzando il pulsante Aggiungi riga e specificare che una transazione deve soddisfare tutti o nessuno dei criteri. Specificare "tutti" è più rigoroso e QBO è più selettivo sull'applicazione della regola.

   La prima casella di riepilogo nella sezione consente di specificare se QBO deve confrontare la descrizione della transazione, il testo bancario o l'importo della transazione con una condizione impostata. Per quelle menti curiose, Description (la descrizione della transazione) si riferisce al testo che appare nella colonna Descrizione della pagina Banca e Carte di credito. L'opzione Testo banca fa riferimento alla descrizione dei dettagli bancari scaricati dalla banca; è possibile visualizzare la descrizione dei dettagli bancari se si fa clic su una transazione scaricata. La descrizione dei dettagli bancari viene visualizzata in basso a sinistra delle transazioni in corso di modifica.

7. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Regola, impostare le informazioni che si desidera vengano applicate al QBO alle transazioni che soddisfano i criteri della regola. È possibile selezionare uno o più dei seguenti elementi:
   • Selezionare il tipo di transazione che QBO deve assegnare alla transazione.
   • Selezionare il Beneficiario e una o più categorie da applicare alle transazioni che soddisfano le condizioni della regola.
   • Facoltativamente, aggiungi un Memo per ogni transazione che soddisfa le condizioni della regola.
   • Selezionare la casella di controllo Aggiungi automaticamente ai miei libri se si desidera che QBO aggiunga automaticamente alle transazioni le transazioni che soddisfano le condizioni della regola.

     Questo è il passo "diverso" di quello che trovi nell'introduzione a questi passaggi. Se si seleziona questa casella, non è necessario approvare le transazioni alle quali QBO applica questa regola. Ma puoi sempre apportare modifiche alle transazioni aggiunte automaticamente.

8. Fai clic su Salva.

Una volta creata una regola, puoi utilizzare la colonna Azioni della pagina Regole per copiarla (in modo da non dover creare regole simili da zero) e per eliminare le regole che non desideri più. Inoltre, se è necessario modificare una regola, fare clic sul pulsante Modifica nella colonna Azioni per riaprire la finestra di dialogo Regola e apportare le modifiche.

Contabili, puoi aiutare i tuoi clienti e risparmiare un po 'di tempo se esporti e importi le regole tra le aziende QBO.