Come condensare il file di dati di QuickBooks 2014 - dummies

Il comando Condensa di QuickBooks crea una copia permanente del file di dati di QuickBooks. (Questa copia è chiamata una copia di archivio del file.) Una copia di archivio del file aziendale equivale a un'istantanea del file della società così come esiste in un determinato momento.

Se qualcuno ha in seguito una domanda - forse il tuo commercialista o un auditor federale o statale - puoi usare la copia di archivio del file di dati per mostrare come appariva il file della società in un determinato momento.

Dopo aver compreso cosa è l'archiviazione, il processo è abbastanza semplice. Per condensare il file aziendale QuickBooks, seguire questi passaggi:

1Scegliere il comando File → Utilità → Condense dati.

QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Dati condensa.

2Seleziona il pulsante di opzione Transazioni prima di una data specifica.

Questa opzione dice a QuickBooks che si desidera fare due cose: creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks e magiare il file aziendale in modo che non sia così grande. QuickBooks riduce le dimensioni della versione di lavoro del file di dati aziendali rimuovendo vecchie transazioni chiuse se si sceglie nel passaggio 3 di rimuovere le transazioni.

3Specificare la data di rimozione delle transazioni prima.

Per specificare la data prima della quale devono essere rimosse le transazioni chiuse, inserire la data nella casella data. Se si desidera condensare il file rimuovendo le transazioni entro il 31 dicembre 2010, ad esempio, immettere 1/1/2011 nella casella data.

Si noti, tuttavia, che non è necessario sentirsi compulsivo sulla rimozione di un gruppo di transazioni chiuse. Rimuovete le transazioni chiuse solo se il vostro file aziendale QuickBooks sta diventando troppo grande. Puoi facilmente lavorare con un file aziendale QuickBooks da 25 MB, 50 MB o anche 100 MB (megabyte).

Sebbene in genere, si condensi un file QuickBooks rimuovendo vecchie transazioni chiuse, il comando Condense crea anche file senza transazioni. Per creare un file che contiene elenchi e preferenze ma nessuna transazione, fare clic sul pulsante di opzione Tutte le transazioni. A proposito, è possibile utilizzare l'opzione Tutte le transazioni per creare un file quasi vuoto che è possibile riutilizzare (ad esempio per l'allenamento).

4 Fare clic su Avanti quando si finisce di specificare quali transazioni QuickBooks deve rimuovere.

QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa.

5Specificare come condensare le transazioni di magazzino e fare clic su Avanti.

Se il file QuickBooks include transazioni di inventario, QuickBooks consiglia di rimuovere le vecchie transazioni di magazzino.Quando QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Dati condensa, puoi dire a QuickBooks di fare proprio questo selezionando il pulsante di opzione Riepiloga transazioni scorte. (Se non si desidera rimuovere le vecchie transazioni, selezionare il pulsante Mantieni i dettagli delle transazioni di inventario.)

Quando si fa clic su Avanti, si continua alla terza finestra di dialogo Dati condensa (non mostrata), che chiede quali transazioni devono essere considerate chiuse.

6Specificare quali transazioni devono essere rimosse e fare clic su Avanti.

QuickBooks richiede un po 'più di informazioni su esattamente ciò che costituisce una transazione chiusa o vecchia che dovrebbe essere rimossa. Seleziona le caselle di controllo per indicare se le transazioni prima della data di rimozione devono essere rimosse anche se non sono chiare, contrassegnate per essere stampate, contrassegnate come inviate e così via.

Quando si fa clic su Avanti, si passa alla quarta finestra di dialogo Dati condensa.

7Specificare qualsiasi pulizia della lista che dovrebbe verificarsi e fare clic su Avanti.

Utilizzare la quarta finestra di dialogo Dati condensa per indicare a QuickBooks che oltre a rimuovere vecchie transazioni chiuse, è necessario pulire alcuni elenchi. È possibile selezionare le caselle di controllo nella finestra di dialogo Dati condensa che indicano a QuickBooks di rimuovere account non utilizzati, clienti inutilizzati, fornitori inutilizzati e così via.

Eliminando l'elenco tramite la rimozione di elementi di elenco non utilizzati, non solo si riduce la dimensione del file aziendale, ma si facilita anche il lavoro degli utenti con l'elenco.

Quando si fa clic su Avanti, QuickBooks visualizza la quinta pagina della finestra di dialogo Dati condensa.

8Confermare le operazioni di condensazione e archiviazione.

Dopo aver descritto come si desidera che i QuickBooks archivino e condensino il file aziendale, QuickBooks visualizza la quinta finestra di dialogo Dati condensa. La finestra di dialogo ti dice che il processo di archiviazione inizia con QuickBooks facendo una copia del file di dati e che l'operazione di condensazione può richiedere diversi minuti o anche diverse ore per essere completata.

9 Fare clic su Inizia condensa.

QuickBooks inizia il processo di condensazione del file di dati.

10Raccolta il file di dati quando richiesto.

All'inizio del processo di condensazione, QuickBooks richiede di eseguire il backup del file aziendale QuickBooks. Il backup del file aziendale QuickBooks come parte di un'operazione di condensa funziona come il backup del file aziendale QuickBooks in qualsiasi altro momento.

Dopo aver eseguito il backup del file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio del file aziendale e quindi ripulisce la versione funzionante del file aziendale utilizzando le istruzioni. Anche in questo caso, come indicato nei passaggi precedenti, il processo di pulitura potrebbe richiedere solo alcuni minuti, oppure potrebbe richiedere diverse ore se il file è molto grande.