Come esportare dati Excel - dummies

Il primo passo per acquisire dati Excel da una di queste fonti esterne, supponendo che si desideri importare successivamente i dati, è innanzitutto utilizzare l'altro programma applicativo - come un programma di contabilità - per esportare i dati da analizzare in un file.

Sono disponibili due approcci di base per esportare i dati da un'altra applicazione: esportazione diretta ed esportazione in un file di testo.

Esportazione diretta

L'esportazione diretta è disponibile in molti programmi di contabilità perché i contabili amano usare Excel per analizzare i dati. Ad esempio, il programma di contabilità delle piccole imprese più popolare al mondo è QuickBooks di Intuit. Quando si produce un report contabile in QuickBooks, la finestra del documento di report include un pulsante con l'etichetta Excel o Esporta . Fare clic su questo pulsante e QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Invia report in Excel.

La finestra di dialogo Invia rapporto a Excel fornisce pulsanti di opzione con i quali si indica se si desidera inviare il rapporto a un file con valori separati da virgola, a un nuovo foglio di calcolo di Excel oa un Excel esistente foglio di calcolo.

Per inviare ( esportare ) il report in un foglio di calcolo Excel esistente, è necessario identificare la cartella di lavoro immettendo il percorso e il nome file della cartella di lavoro nella casella di testo fornita. In alternativa, fare clic sul pulsante Sfoglia e utilizzare la finestra di dialogo Apri file Microsoft Excel visualizzata (non mostrata) per identificare la cartella e il file della cartella di lavoro.

La finestra di dialogo Esporta report include anche un pulsante Avanzate. Fare clic su questo pulsante e QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Avanzata che è possibile utilizzare per controllare l'aspetto del report esportato. Ad esempio, puoi scegliere quali caratteri, colori, spaziatura e altezza riga vuoi. Puoi anche attivare e disattivare le funzionalità di Excel nella cartella di lavoro appena creata, incluso AutoFit, Gridline e così via.

Puoi vedere come appare il rapporto di QuickBooks dopo che è stato esportato direttamente in Excel.

Ok, ovviamente, potresti non voler esportare da QuickBooks. È possibile esportare i dati direttamente da un programma di database come Microsoft Access, ad esempio.

Ma la cosa fondamentale che devi sapere è che le applicazioni che memorizzano e raccolgono dati spesso forniscono un modo conveniente per esportare le informazioni in Excel. Prevedibilmente, alcuni programmi applicativi funzionano in modo diverso, ma in genere il processo è poco più che fare clic su un pulsante con l'etichetta Excel o scegliere un comando etichettato come Esporta o Esporta in Excel.

Pertanto, quando si esportano dati da un altro programma, il primo passo consiste nell'eseguire un po 'di ricerca e scavo per vedere se esiste un modo per esportare facilmente ed automaticamente i dati in Excel.Questa ricerca di informazioni non dovrebbe richiedere molto tempo se si utilizza il sistema di guida in linea.

Le versioni di Microsoft Access fino a includere Access 2003 includono un comando Esporta nel menu File e Access 2007 e versioni successive includono un comando Esporta nel relativo menu di Microsoft Office. Scegli il comando Esporta per esportare una tabella, un report o una query di accesso in Excel. Basta scegliere il comando appropriato e quindi utilizzare la finestra di dialogo che Access visualizza per specificare dove devono essere posizionate le informazioni esportate.

Esportazione in un file di testo

Quando è necessario esportare i dati prima in un file di testo perché l'altra applicazione non esporta automaticamente i dati in una cartella di lavoro Excel, è necessario fare un po 'più di sforzo. Fortunatamente, il processo è ancora dannatamente semplice.

Quando si lavora con applicazioni che non creeranno automaticamente una cartella di lavoro Excel, sarà sufficiente creare una versione di testo di un report che mostri i dati che si desidera analizzare.

Il trucco è che si invia il report a un file di testo anziché inviare questo report a una stampante. In questo modo, il report viene archiviato su disco come testo anziché stampato. Successivamente, Excel può facilmente importare questi file di testo.

Guarda come funziona in termini più concreti seguendo come funziona il processo in QuickBooks. Supponiamo che tu voglia veramente stampare un elenco di oggetti che vendi. Il primo passo è produrre un rapporto che mostri questo elenco. In QuickBooks, produci questo rapporto scegliendo il comando appropriato dal menu Rapporti.

Il passo successivo è stampare questo rapporto in un file di testo. In QuickBooks, fai clic sul pulsante Stampa o scegli File → Stampa rapporto. Utilizzando entrambi gli approcci, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Stampa rapporti.

Presta attenzione ai pulsanti di opzione Stampa su mostrati nella parte superiore della scheda Impostazioni. QuickBooks, come molti altri programmi, ti offre la possibilità di stampare il tuo rapporto su una stampante o su un file.

Se si desidera importare successivamente le informazioni sul report, è necessario stampare il report su un file. Nel caso di QuickBooks, ciò significa che selezioni il pulsante di opzione File.

L'altra cosa che devi fare - se ti viene data una scelta - è usare un delimitatore. L'elenco a discesa File mostra il tipo di file che verrà stampato da QuickBooks. Spesso, tuttavia, le applicazioni consentono di stampare file di testo delimitati.

I file di testo delimitati usano caratteri standard, chiamati delimitatori , per separare i campi di informazione nel report. È comunque possibile importare un file di testo ASCII semplice, ma l'importazione di un file di testo delimitato è più semplice. Pertanto, se il tuo altro programma ti offre la possibilità di creare file di testo delimitati, fallo. In QuickBooks puoi creare sia file delimitati da virgole sia file delimitati da tabulazioni.

In QuickBooks, si indica che si desidera un file di testo delimitato scegliendo File delimitato da virgola o File delimitato da tabulazione dall'elenco a discesa File della finestra di dialogo Stampa rapporti.

Per stampare il rapporto come un file, è sufficiente fare clic sul pulsante Stampa della finestra di dialogo Stampa rapporti.In genere, l'applicazione richiede un nome di percorso. Il percorso include sia l'ubicazione dell'unità e della cartella del file di testo sia il nome del file. Fornisci queste informazioni e quindi l'applicazione produce il file di testo.