Come filtrare i dati in Access 2016 - dummies

A volte è necessario vedere un gruppo di record che condivide un valore comune in un campo in Access. Forse tutti elencano una città particolare, un certo titolo di lavoro o sono tutti prodotti che hanno lo stesso costo. Sempre pronto ad aiutare, Access include uno strumento speciale proprio per questo scopo: il comando Filtro.

Filtro utilizza i tuoi criteri e visualizza tutti i record corrispondenti, creando una mini-tabella di solo i record che soddisfano i tuoi requisiti. È come una query istantanea senza tutto il lavoro e la pianificazione. Certo, non è flessibile o potente come una query, ma è tutto ciò che serve quando cerchi una risposta abbastanza semplice.

Lo strumento Filtro viene visualizzato nella sezione Ordinamento e filtro della scheda Home della barra multifunzione e si dispone delle seguenti opzioni per un filtro semplice:

Filtro
Selezione
Filtro avanzato per Modulo
Filtro avanzato / Ordina
Attiva filtro

Ogni tipo di filtro svolge la stessa funzione di base, ma in un modo leggermente diverso. L'opzione Filtro / ordinamento avanzato, che si trova facendo clic sul pulsante Avanzate, apre una finestra che ti ha effettivamente creato una query: selezione di tabelle e campi da filtrare, impostazione dei criteri per il filtro da utilizzare mentre si trovano record specifici, quel genere di cose.

I filtri funzionano in tabelle, moduli e query. Sebbene sia possibile applicare un filtro a un report, il filtraggio dei report può essere un'attività scoraggiante. Naturalmente, ciò che leggi qui può essere applicato a quel processo, se vuoi provarlo da solo. E ciò che impari ad applicare a un tavolo può essere applicato anche quando lavori con query e moduli.

Filtro per contenuto di un campo

Il comando Filtro principale consente di filtrare i record in modo da visualizzare solo i record che soddisfano criteri specifici. Supponiamo, per esempio, di voler vedere tutti i record per le persone che vivono in una città particolare. Ecco come farlo:

Nella tabella di interesse, fai clic sul piccolo triangolo sul nome del campo per il campo che desideri filtrare (Città in questo caso).

Accesso visualizza un menu a comparsa.

Non fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione nella parte superiore della colonna (dove dice Città). Facendo clic con il pulsante destro del mouse, viene visualizzato un diverso menu a comparsa contenente cose meravigliose che puoi fare su quella colonna del tuo tavolo.

Filtro di un singolo campo in base alle voci di quel campo.
Se si desidera omettere alcune voci dal filtro, rimuovere i loro segni di spunta nel menu a comparsa.

È possibile
- rimuovere i segni di spunta dalle singole voci.
  
  o
- Rimuovi il segno di spunta Seleziona tutto per deselezionare tutti gli elementi.
Deseleziona tutto in modo da poter facilmente controllare solo le voci di cui desideri vedere i record corrispondenti.Con tutte le voci selezionate, vedi tutti i record.
Metti i segni di spunta accanto alle voci che vuoi usare per costruire il tuo filtro per il campo.

Accedi al campo selezionato e visualizza solo i record che soddisfano i criteri del filtro.
Fare clic su OK.

Vengono visualizzati tutti i record che soddisfano i criteri impostati (in base agli elementi selezionati). Potrebbe trattarsi di diversi record, un sacco di record o solo uno.

Per tornare indietro e visualizzare tutti i record originali (non filtrati), è possibile

fare clic sul pulsante Attiva / disattiva filtro nella sezione Ordinamento e filtro della barra multifunzione per rimuovere l'ultimo filtro applicato.

o
Fare nuovamente clic sul piccolo triangolo del nome del campo e selezionare Cancella filtro da Nome campo.

Se non ricordi quali campi hai filtrato, puoi dire loro tramite il piccolo simbolo di canalizzazione che appare accanto al nome del campo in visualizzazione Foglio dati.

L'intera tabella, piena di record, torna alla visualizzazione.

Filtro per selezione

Il comando Selezione è il più facile tra i comandi Sort & Filter da usare. Presume che hai trovato un record che corrisponde ai tuoi criteri. Usare il filtro Selezione è come afferrare qualcuno in mezzo alla folla e gridare: "Okay, tutti quelli che sono come questo qui, si allineano laggiù. "

Ad esempio, immagina di voler trovare tutti i volontari che vivono a Landisville. Puoi utilizzare il filtro Selezione in questo modo:

Fai clic sul campo che contiene le informazioni che vuoi abbinare.

In questo caso, è il campo Città.
Scorrere l'elenco fino a trovare la voce del campo che servirà da esempio appropriato per il filtro.
Fare clic per selezionare il valore che si sta cercando, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella contenente la selezione, quindi selezionare Uguale Qualunque . (In questo caso, sarebbe Equals Landisville.) È inoltre possibile selezionare la cella e quindi fare clic sul pulsante Selezione nella scheda Home (nella sezione Ordinamento e filtro) per accedere allo stesso elenco di scelte.

Accesso visualizza immediatamente una tabella contenente solo i record corrispondenti alla tua selezione.

Accesso mostra solo i record che corrispondono al criterio Filtro per selezione.
Fai clic sul pulsante Attiva / disattiva filtro sulla barra degli strumenti dopo aver finito di utilizzare il filtro.

La tua tabella o modulo ritorna alla visualizzazione normale.

In questa fase del gioco, potresti voler salvare un elenco di tutto ciò che corrisponde al tuo filtro. Sfortunatamente, la semplicità e la facilità d'uso del filtro tornano a tormentarti. Per registrare in modo permanente la ricerca filtrata, devi creare una query.

È inoltre possibile utilizzare il menu Filtro che mostra le opzioni di ordinamento e l'elenco dei valori dei campi selezionati. Quando si visualizza il menu a comparsa, fare clic su Seleziona tutto e quindi controllare il valore che si desidera cercare. Quindi scegli Filtri di testo dallo stesso menu a comparsa. Lo stesso elenco di opzioni (Uguale, Non uguale, Inizia e così via) appare come un menu a comparsa e puoi effettuare la tua scelta lì.

Filtro per modulo

È possibile stringere una ricerca utilizzando filtri aggiuntivi per eliminare le corrispondenze indesiderate, ma ciò richiede uno sforzo extra.Per un modo più semplice per isolare un gruppo di record in base ai valori in più di un campo, provare Filtro per modulo.

Filtro per modulo utilizza più di un criterio per setacciare i record. In un certo senso, è come una semplice query. È così simile a una query che puoi persino salvare i criteri Filtro per modulo come una query a tutti gli effetti!

Supponiamo, ad esempio, di avere bisogno di un elenco di tutti i dipendenti della tua azienda che lavorano in un determinato dipartimento e hanno un titolo particolare. È possibile eseguire due filtri di selezione (nei campi Reparto e Titolo lavoro, utilizzando il database dei dipendenti come esempio) e annotare i risultati di ciascuno per ottenere il proprio elenco oppure è possibile eseguire solo una ricerca con Filtro per modulo e visualizzare tutti i record che soddisfano i criteri (in base alle loro voci in più tabelle) in un unico passaggio.

Per utilizzare Filtro per modulo, seguire questi passaggi:

Nella scheda Home della barra multifunzione, fare clic sul pulsante Avanzate nella sezione Ordina e filtro.

Viene visualizzato un menu.
Scegli Filtro per modulo dal menu.

La tabella viene sostituita da una singola riga di celle, una sotto ogni intestazione di campo nella tabella.
Fare clic nella cella vuota sotto il nome del campo per la prima colonna che si desidera filtrare.

Usa le barre di scorrimento per portare la colonna sullo schermo se è spostata a destra e non può essere vista.

La freccia giù salta alla colonna su cui fai clic.
- Normalmente, Access mostra un pulsante freccia giù accanto al primo campo nella tabella.
- Se in precedenza si utilizzava un comando Filtro con la tabella, Access inserisce il pulsante freccia giù nell'ultimo campo filtrato.
  
  Filtro per modulo offre una griglia e elenchi a discesa per impostare i criteri per ciascun campo.
Fare clic sulla freccia giù per visualizzare un elenco di valori contenuti nel campo.

L'elenco a discesa mostra tutti i valori univoci in un campo.
Nell'elenco dei valori, fare clic sul valore che si desidera utilizzare in questo filtro.

Ad esempio, se si seleziona Landisville dall'elenco a discesa nel campo Città, "Landisville" si sposta nella colonna Città. Access aggiunge automaticamente le virgolette - un dettaglio in meno che devi ricordare!
Per aggiungere un'altra opzione di filtro per il campo scelto, fare clic sulla scheda O nell'angolo in basso a sinistra della tabella.

Viene visualizzata una nuova finestra Filtro per modulo, che consente di aggiungere una condizione di ricerca alternativa. L'accesso offre anche una scheda O nell'angolo in basso a sinistra del display.

Il comando Filtra per modulo piace rispondere a semplici domande, come "Mostrami tutti i volontari che vivono a Lancaster. "Fornisce anche risposte a domande più complesse come" Mostrami tutti i record che contengono Th nel campo AvailableDays e chi ha Landisville nel campo Città ", e svolge entrambe le attività facilmente.

Richiedere una domanda più complessa a una domanda più complessa (come "Mostrami tutti i volontari di Lancaster che amano la raccolta di fondi").

Fare clic sulla scheda O per definire ulteriormente i criteri.
Per ogni campo aggiuntivo che si desidera filtrare, fare clic sulla scheda Or e ripetere i passaggi da 3 a 6.

In questo esempio, il secondo campo da filtrare è VolunteerInfo e Fundraising è stato digitato in la casella del campo.
Al termine dell'immissione di tutti i criteri per il filtro, fare clic sul pulsante Attiva / disattiva filtro.

Access trova tutti i volontari a cui piace la raccolta di fondi basandosi sul filtraggio di due campi della tabella.

Un'ultima riflessione su Filtro per modulo:

Anche se puoi essere fantasioso aggiungendo o ricerche al tuo cuore, tenere traccia della tua creazione diventa dura in men che non si dica. Prima di andare troppo lontano , ricorda a te stesso che le query funzionano meglio dei filtri quando le domande diventano complesse.

Quando finisci di armeggiare con il filtro, fai clic sul pulsante Attiva / disattiva filtro. A quel punto, la tua tabella tornerà normale (o almeno normale come le tabelle di dati avranno mai).

Unfiltering in a form

Che cosa fai quando inserisci i criteri per errore? O quando decidi che davvero non vuoi includere Lancaster nel tuo filtro subito dopo aver fatto clic su Lancaster? Nessun problema: il comando Clear Grid viene in soccorso!

Quando fai clic sul comando Cancella griglia (che si trova nel menu Avanzate della sezione Ordina e filtra), Access cancella tutte le voci nella griglia Filtro per modulo e ti offre un posto pulito e carino per ricominciare da capo.

Filtro escludendo la selezione

Il filtro Selezione può anche essere utilizzato per escludere determinati record. Funziona alla perfezione quando si desidera nascondere brevemente una serie di record che condividono tutti un attributo univoco (un particolare stato, città o codice postale).

Ecco come fare in modo che il filtro di selezione escluda i record per te:

Scorri la tabella fino a trovare il valore che desideri escludere.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo contenente il valore e quindi scegliere Non uguale ______ (dove lo spazio vuoto rappresenta il valore su cui si è fatto clic con il pulsante destro del mouse) dal menu visualizzato.

Quei dischi che corrispondono al valore che hai scelto ti toglieranno di mezzo per concentrarti sui record che ti interessano veramente.

Con un clic, Access nasconde tutti i volontari il cui valore nel campo Stato è Prospettico.

Puoi anche fare clic sul pulsante Selezione (nella sezione Ordinamento e filtro della scheda Home) e scegliere Non uguale nel menu. Noterai anche i comandi Contiene e Non contiene. Questi sono utili per selezionare i record che hanno qualcosa in comune, come una parola o un numero particolare all'interno di essi. È inoltre possibile combinare filtri, escludendo non solo (ad esempio) i volontari che sono potenziali, ma i potenziali volontari che vivono in una determinata città o stato.